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Lisez notre blog pour découvrir les dernières histoires de collaboration visuelle, des idées et une inspiration pour le lieu de travail moderne.

Nous faisons tout pour faciliter vos réunions

Par Jan Roggeveen, responsable collaboration chez Cisco

Pas plus de tout au même endroit

L’homme est programmé pour communiquer et échanger des informations. Dans le cadre de votre travail, vous entretenez une relation d’interdépendance avec d’autres personnes. C’est la raison pour laquelle la tradition veut que vous vous réunissiez au même endroit pour vous concerter. Pourquoi ? Parce que vous pouvez ainsi avoir un contact visuel. Même s’il est souvent employé comme tel, l’e-mail n’est pas un vecteur de communication. Le langage écrit est parfait pour consigner des informations et coucher des accords sur papier, mais l’aspect visuel joue un rôle extrêmement important dans l’efficacité d’une collaboration.

Notre objectif est de vous permettre de collaborer en vous affranchissant des contraintes de lieu. À une époque où il y a tant de travail à faire sur les connaissances, l’endroit où se trouvent les différents participants à une réunion ne devrait pas avoir d’importance. Sachant qu’en moyenne 15 heures par semaine sont consacrées à la collaboration, imaginez ce qu’il se passerait si cette contrainte de lieu disparaissait, ce que cela signifierait pour les processus de travail – et pour les embouteillages – aux Pays-Bas. Mais pour que cela devienne une réalité pour tous, il est essentiel de pouvoir s’appuyer sur des systèmes simples.

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Changer les habitudes

La technologie ne doit en aucun cas freiner votre volonté de collaborer. Le confort d’utilisation est une exigence absolue pour éviter tout décrochage. Et sans que les participants doivent changer diamétralement leurs habitudes. Une étude sur le changement de comportement a mis en évidence l’importance majeure de la concentration. Si une personne se focalise sur le changement d’une seule habitude et que la personne s’y attelle en pleine conscience, les chances de réussite sont de l’ordre de 80 %. Si le changement porte sur deux habitudes, ce pourcentage tombe à 35 %. Et il n’atteint plus que 3 % pour trois habitudes. Seul un fonctionnement parfait peut donc garantir le succès de la mise en place de ce type de technologie. Cette dernière peut alors se muer en une nouvelle habitude. Avec notre plateforme de collaboration Webex, il suffit d’appuyer sur un bouton pour entamer une visioconférence, c’est exactement ce que souhaitent les participants : « commencer la réunion ».

Désireux de toujours améliorer l’expérience des utilisateurs et de simplifier encore notre plateforme, nous cherchons activement à intégrer l’intelligence artificielle ou la réalité virtuelle dans notre processus de réunion. Une première avancée pourrait consister à donner le coup d’envoi d’une réunion en l’annonçant plutôt qu’en appuyant sur un bouton. Une autre amélioration serait de pouvoir dire à la fin d’une réunion : « Hello WebEx, nous aimerions planifier une autre réunion ». Le système synchroniserait alors automatiquement l’agenda de tous les participants et fixerait une nouvelle date. Nous faisons tout pour faciliter vos réunions.

Le parfait Workplace

D’un autre côté, la construction de nouveaux immeubles de bureaux devrait intégrer dès le stade de la conception des espaces adaptés à des visioconférences. Dans cette optique, nous avons développé le projet Workplace, qui formule des recommandations en la matière. Il s’agit de la seule façon de garantir aux interlocuteurs la meilleure expérience audiovisuelle. Nos partenaires jouent un rôle déterminant en la matière. Nous produisons la technologie et livrons les produits. Kinly assure l’assistance et veille à ce que tout se déroule parfaitement. L’efficacité des systèmes de collaboration ne peut être garantie qu’à ces conditions. Y compris dans le futur.

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