Da det nyetablerte Direktoratet for e-helse skulle flytte inn i nytt bygg var møterommene et viktig punkt på prioriteringslisten. Direktoratet var allerede tidlig ute med å ta i bruk videokommunikasjon ved hjelp av Skype for Business (Lync) og Cisco, men ville nå ta dette til et helt nytt nivå.
Direktoratet for e-helse er underlagt Helse- og omsorgsdepartementet, og bidrar i dag til en felles og nasjonal styring av IKT-utviklingen i sektoren. I tillegg eier og utvikler de nasjonale digitale e-helse tjenester som e-resept, kjernejournal og helsenorge.no. Deres daglige virke setter krav til å være i forkant av utviklingen ved bruk av digitale løsninger som forenkler og forbedrer hverdagen til ansatte og samarbeidspartnere.
Fram til 31.12.2016 var etaten en del av Helsedirektoratet og hadde tidlig tatt i bruk videokommunikasjon og videokonferanse både internt og eksternt i kontakt med partnerne. Løsningene fungerte, men brukerne meldte likevel om utfordringer og irritasjoner som skapte begrensninger i hverdagen. Spesielt opplevde de at utstyret og rommene kunne vært bedre tilrettelagt for den digitale hverdagen de jobbet og kommuniserte i. Det største irritasjonsmomentet var at møterommene ikke var ferdig oppsatt med kamera og mikrofon – dette var noe de ansatte selv måtte frakte med seg hver gang. Basert på de ansattes tilbakemeldinger ble det bestemt at flytting til nye lokaler også skulle bety flytting til bedre møterom. Kinly fikk mulighet til å bli med som flyttehjelp for å sikre at etaten fikk en optimal løsning for videokommunikasjon sett i forhold til deres behov.
«Det vi så var at selv om Direktoratet for e-helse var flinke til å ta i bruk video som kommunikasjonslinje så var ikke utstyr og lokalet tilrettelagt for dette. De ansatte måtte ofte selv pakke med seg kamera, mikrofon og utstyr inn på et rom for å kunne gjennomføre samtalen. Resultatet var at de ansatte foretrakk å heller gjennomføre møtene rent fysisk og dette viste seg gjennom høye reiseregninger», sier Geir Holseth, kundeansvarlig hos Kinly.
Videokonferanse i alle rom
Flere bedrifter og selskaper velger å utnytte flytteprosesser til å oppgradere og løse de utfordringer de opplever i de gamle lokalene. Få har derimot så klare visjoner som Direktoratet for e-helse. Da virksomheten ble skilt ut fra Helsedirektoratet og etablert som en egen etat i januar 2016 jobbet de ut fra et felles slagord: Videokonferanse i alle rom. Rent praktisk betød dette i alle møte- og stillerom, samtidig som at løsningene var så brukervennlige og godt tilrettelagt at de ansatte oppfattet løsningene som et godt alternativ til fysiske møter.
Kinly anbefalte derfor å lage rendyrkede rom med ulik funksjon; fra enkle møterom tilrettelagt for Skype for Business til større møterom med fullverdige videokonferanseløsninger fra Cisco.
Flere kokker, uten mer søl
En av de største utfordringene med å flytte til nytt kontorbygg er å samkjøre flere leverandører innen ulike fagområder, samt koordinere prosjektledere både internt og eksternt. En av årsakene til at dette prosjektet ble meget vellykket var at Kinly fikk muligheten til å involveres tidlig i prosessen og kunne dermed samarbeide tett med arkitekter, byggherrer og interiørdesignere fra første dag. Resultatet ble et kontorlandskap med møterom og sosiale soner spesielt tilrettelagt for brukernes behov og ønsker.
«Jeg er glad for at Kinly insisterte på å ikke fire på prosjektledertimene. Det har vært en veldig ryddig og konstruktiv dialog mellom Viju og oss, og vi på vår side har delt dialogen opp i et teknisk kontaktpunkt og en merkantilt ansvarlig. I et slikt prosjekt, som omhandler flytting til nybygg og som inkluderer interne prosjektledere fra kunden, byggherre, entreprenør, elektroleverandør, møbelleveranser, etc. er det et must med god og tilstedeværende prosjektledelse», sier Helsedirektoratets merkantilt ansvarlige, Levard Olsen.
Fokus på opplæring
Kinly har lang erfaring med å tilrettelegge for, og skape de beste møtene og samhandlingen ved hjelp av teknologiske løsninger og videokonferanse. Erfaringen har lært oss at det største hinderet for om implementeringen blir en suksess ligger i tiden rett etter ferdigstillelse – den tiden da brukerne skal ta i bruk løsningene for første gang.
Direktoratet hadde ved innflytning mer enn 200 ansatte med ulik bakgrunn og kompetansegrunnlag for videokommunikasjon og samhandling. For å sikre at hver enkelt ansatt følte seg komfortabel med løsningene og dermed fikk en smidig innflytting i de nye rommene ble det bestemt at en teknisk representant fra Kinly skulle være tilgjengelig on-site i de nye lokalene i en uke etter oppstart. Han ville gjennomføre opplæring, løse ulike brukerfeil og utfordringer, samt drive feilretting og løse tekniske problemer som måtte oppstå.
«Allerede første dagen var svært mange møterom tatt i bruk. Tilbakemeldingene fra brukerne har vært meget gode. Det var i tillegg et godt sjakktrekk av oss å ha en resurs fra Kinly on-site den første uka etter flytting. Han ble booket inn for faste presentasjoner og demonstrasjoner noe som var trygt og bra for brukerne. Dessuten medførte dette at noen småfeil ble håndtert umiddelbart», sier kundens prosjektleder, Helge Blindheim.
De nye lokalene og møterommene har vært i bruk siden januar 2016, og Direktoratet for e-helse kan fornøyde rapportere om meget høy bruksrate av videokonferanser, mer effektive møter takket være brukervennlig og standardisert utstyr og tjenester, samt bedre kommunikasjon ut mot partnere og leverandører.
