Bring Your Own Meeting voor productieve meetings van hogere kwaliteit

Technologie maakt het steeds eenvoudiger om altijd en overal samen te werken. Werk is dan ook niet langer meer een plek waar we naartoe moeten, maar een activiteit. Dit jaar hebben we meer dan ooit op afstand van elkaar gewerkt. Daarbij hebben we ook het gemak van video-conferencing ervaren: met één klik op de link van je invite zit je precies op tijd in een vergadering met je collega, klant of leverancier. Ook in vergaderruimtes op kantoor willen we ditzelfde gebruiksgemak ervaren. Hoe kun je dit realiseren? 

BYOM: wat is het en hoe werkt het?
Om het deelnemen aan een video-conferencing-call op kantoor te vereenvoudigen hebben vendoren zoals Barco producten ontwikkeld die gebaseerd zijn op het Bring Your Own Meeting-principe (BYOM), een natuurlijke uitbreiding van BYOD (Bring Your Own Device). BYOM houdt in dat je binnen enkele seconden een videovergadering opzet met je eigen laptop, je eigen video-conferencing-oplossing gebruikt en met één druk op de knop de in een vergaderruimte aanwezige randapparatuur (zoals geluid, videoconferencing camera, etc.) bedient. 

Hoe gaat het precies in zijn werk? Wanneer je een videovergadering wilt starten, koppel je eerst eenvoudig een one-click button-device aan de usb-poort van je laptop. De achterliggende Clickshare-technologie zorgt voor een automatische verbinding met alle beschikbare audio- en video-randapparatuur van de vergaderruimte. Met één druk op de knop, zonder dat je verder nog maar iets hoeft aan te sluiten, installeren of te bedienen. Daarbij maakt het bovendien niet uit welke video-conferencing-oplossing je gebruikt, of dit nou Zoom, Microsoft Teams, Skype, Hangouts of Webex is. Hierdoor kan iedereen die de videovergadering wil opzetten de video-conferencing-oplossing gebruiken die hij of zij gewend is. Zelfs een klant of partner die je kantoor voor de eerste keer bezoekt. 

Dat betekent dus ook: geen gedoe meer met het aansluiten van de juiste kabels of adapters. Of het eerst nog moeten installeren en bedienen van de apparatuur in de vergaderruimte. Vaak een belangrijke reden waarom er gemiddeld zo’n zeven minuten verloren gaan tijdens een vergadering. Dankzij BYOM start je een video-conferencing-call in minder dan zeven seconden. Hierdoor besparen medewerkers maar liefst 58 minuten per dag en verhogen ze hun productiviteit met 34%. 

BYOM succesvol toepassen in je organisatie   
Voordat je een BYOM-oplossing implementeert, is het belangrijk om op de volgende zaken te letten: 

1. Zorg voor passende training. BYOM is handig en gebruiksvriendelijk, maar desondanks is het belangrijk dat medewerkers training en begeleiding krijgen, zodat ze weten hoe de oplossing werkt. Hierdoor verhoog je de adoptie van de oplossing. 
   
2. Specificeer de ruimtes waarin BYOM de oplossing biedt. Voor kleinere ruimtes en middelgrote vergaderruimtes is het de perfecte oplossing, maar in de grote vergaderruimtes zijn geavanceerdere microfoons en camera’s noodzakelijk. Deze hebben niet altijd third party-ondersteuning. Voor optimale audio in grote ruimtes zijn dedicated video conferencing devices, met betere integratie- en bedieningsmogelijkheden, een betere oplossing.  
   
3. Zorg dat je een laptop van goede kwaliteit hebt zodat je een optimale ervaring kan bieden. Bij BYOM is je eigen laptop namelijk de codec die video en alle andere elementen moet combineren. 
   
4. Let erop dat je een oplossing gebruikt die voldoet aan de hoogste beveiligingscertificaten, zodat je weet dat de data die wordt verwerkt veilig is.