Videokonferanser har utviklet seg fra et «kjekt å ha» til et «må ha verktøy» - også i møterommet, men å investere i riktig løsning blir stadig mer utfordrende. Anders Bech deler noen av sine tips for å treffe rett beslutning.
"Når man undersøker de ulike alternativene for å integrere samhandlingsteknologi i møterommet er det mye informasjon å forholde seg til. Ofte er informasjon av typen polerte reklamevideoer som ikke nødvendigvis gir et riktig bilde av hva man kan forvente seg", innleder Anders Bech.
Han er rådgiver i Kinly der han hjelper virksomheter med å investere i riktig samhandlingsteknologi, basert på kundens faktisk behov, mennesker og ønsket arbeidsprosess.
Mange starter i feil ende
Bech opplever ofte at kunder vil diskutere løsninger med en gang.
"Vi i Kinly rådgir våre kunder slik at de kan treffe løsningene som er best tilpasset deres faktiske behov. Å diskutere løsninger før man har definert sine behov blir i så måte å starte i feil ende".
"Vi har en helhetlig tilnærming til møteromsløsninger, der vi finner ut av hvilke mennesker som skal bruke løsningen og hvilke prosesser samhandlingsteknologien skal støtte oppunder. Ved å grave i dette finner vi ut hva det strategiske målet er, og kan skreddersy løsninger basert på dette", forklarer Bech.
Besøk et løsningssenter
I Norge har Kinly løsningssentre i Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim. Her kan du få førstehåndserfaring for hva du kan forvente deg av ulike møteromsløsninger.
"Vi anbefaler på det sterkeste at man får oppleve de ulike løsningene før man foretar investeringen. Ved å besøke et løsningssenter får man et realistisk bilde av hva man kan forvente seg, samtidig oppdager mange nye perspektiver man tidligere har oversett. Derfor anbefaler vi ikke løsninger før kunden har besøkt et løsningssenter", forklarer Bech.
I sine løsningssentre kan Kinly vise frem ulike type løsninger tilpasset ulike typer behov, fra ulike leverandører og i ulike prisklasser.
Skytjenesten for alle videokonferanseløsninger
Virksomheter er ofte nødt til å forholde seg til mange videokonferanseløsninger, for eksempel om de har kunder som benytter ulike typer teknologi.
"Kinly leverer skytjenester som binder ulike løsninger sammen. Det gjør det lett å jobbe sammen, uavhengig av hvilke enheter, bakenforliggende teknologi eller løsninger som brukes. Samtidig får kunden tilgang til mange nyttige funksjoner som gjør det enkelte å administrere det som best kan beskrives som et virtuelt møterom. Løsningen bruker vårt globale nettverk, og sørger dermed for at man maksimerer potensiale i lyd- og bildekvalitet - uansett hvor deltakerne befinner seg i verden. Vi har mange kunder som har fått bedre utnyttelse av sine møteromsløsninger med våre løsninger, og vi har fått mye ros for løsningen".
4 tips for valg av møteromsløsning
Dette er Anders Bechs fire tips for hva man skal tenke på når man skal anskaffe ny samhandlingsteknologi for møterommet:
1 – Ha en helhetlig tilnærming: Å kun tenke på teknologien kan fort føre til at du ender opp med en løsning som er lite tilpasset ditt behov. Sentrale spørsmål er blant annet: Hvem skal benytte seg av dette, og hvor teknisk anlagt er menneskene? Dette har stor betydning for grad av brukervennlighet, samt tid til opplæring av ansatte. Andre spørsmål kan være:
- Hvor lenge vil videokonferansene vare? Skal man sitte i møte mange timer bør det stilles strengere krav til lyd- og bildekvalitet.
- Er møterommet tilpasset videokonferanser med hensyn til ekko og sollys? Et punkt som ofte overses, men som er viktig for et optimalt resultat. Hvordan møterommet er utformet vil påvirke opplevelsen.
2 – Definer målet: Hva er det man ønsker å oppnå med investeringen, og hva skal løsningen brukes til? Når dette er definert, blir det lettere å velge riktig tjenesteplattform og tilleggsutstyr.
3 – Besøk et løsningssenter: Kinly har løsningssentre i Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim. Her kan du oppleve hvordan løsningene fungerer i praksis. Det gir deg et realistisk bilde av hva du kan forvente deg.
4 – Vurder skytjenester: Selv om ditt selskap benytter seg av en løsning for videokonferanser, er det ikke sikkert at dine samarbeidspartnere benytter seg av samme løsning. Da kan det lønne seg å se på løsninger og tjenester som forener ulike typer videokonferanseløsninger, slik at du alltid oppnår kontakt med de du skal samhandle med.
Ønsker du å bli bedre kjent på måten vi jobber på? Kom på åpen dag hos Kinly på Fornebu, 3 mai fra 12:00 - 16:00. Les mer og meld deg på her!