Den nye arbeidshverdagen er i gang. Mange er tilbake på kontoret og det arrangeres møter og samlinger igjen. For å lykkes må man sikre at møtedeltakerne via video har like stor plass som de som er fysisk til stede.
Hjemmekontor og «tvungen» digitalisering har på mange måter vært en positiv utvikling. De fleste behersker nå videomøter og digital samhandling, og har vent seg til å ha god lyd og godt bilde via for eksempel Teams eller Webex på datamaskinen. Denne måten å jobbe på kan overføres til kontoret, men trenger tilpasning. Spesielt når noen i møtet skal være fysisk i et møterom, og resten via video, såkalte hybride møter.
- Når alle er med i møtet via video, eller alle er fysiske til stede i møterommet, er det et likeverd mellom deltakerne. Alle har like forutsetninger til å bidra i møtet og utrykke sine meninger. Det er nok mange som nå opplever at overgangen til hybridmøter med både fysiske deltakere og noen via video blir utfordrende hvis utstyret ikke er på plass i møterommene, sier Bent Reno Hansen, Senior Collaboration Advisor i Kinly Norge.
Når teknologien er avgjørende
Mange bedrifter vil nå endre utformingen av kontorene. Det blir færre store møterom og flere små. De bør være spesielt tilrettelagt for hybride møter og mer bruk av videomøter en-til-en eller i mindre grupper.
- For hybride møter er det avgjørende at rommene er lagt opp med skjermer hvor en kan se deltakerne via video klart, tydelig og i stor nok størrelse. Om de bare sees som små frimerker nederst i et hjørne på skjermen, og lyden er dårlig, blir det utfordrende for dem å delta i møtet på en god måte.
Utfordringen er å sikre at alle møtedeltakerne føler de har like forutsetninger til å delta i møtet. Det er ofte ikke store endringer som må gjøres for å legge bedre til rette for likeverdig deltakelse fra alle.
- De viktigste grepene er å sørge for skjermer, kameraer og mikrofoner som gjør at lyd og bilde ut av møterommet er bra. Ofte kan en ekstra skjerm i rommet være en god løsning slik at videodeltakerne alltid er med på den ene skjermen, mens det kan presenteres på den andre. Gode høyttalere i rommet, samt at de som sitter hjemme også har tilstrekkelig utstyr, sørger for god lyd begge veier. Om bedriften din allerede har et møteromsoppsett kan vi som oftest bygge videre og tilpasse rommene ut fra det, sier Hansen.
Effektivt og profesjonelt med riktig utstyr
Hybride arbeidsformer er kommet for å bli. Mange bedrifter har kuttet drastisk i reisebudsjettet, fordi de ser at møtene ofte kan tas via video.
- Det er en investering i effektivitet for dine egne ansatte å tilrettelegge for hybride møter, men det er også veldig viktig for hvordan virksomheten din fremstår overfor partnere og kunder. Sømløs tilkobling og utstyr som fungerer som det skal gir effektive og gode møter, og investeringene som gjøres kan tjenes fort inn på at det ikke brukes tid på tech-problemer og at beslutninger kan tas på en ordentlig måte via gode hybridmøter.
Trenger din virksomhet mer kunnskap om de digitale valgene?