Akkurat da vi håpte vi var over det verste, ble hjemmekontor obligatorisk igjen i mange byer. Det aktualiserer igjen behovet for en god strategi for samarbeid i en ny arbeidshverdag.
Den nye arbeidssituasjonen gjør at digitalt samarbeid blir en nødvendighet for å få virksomheten til å fungere. Hvordan skal dere sikre at alle har de verktøyene de behøver for å gjøre jobben sin og samarbeide med kollegene som om de var i samme rom?
Vi vet enda ikke helt hvordan vi vil strukturere balansen mellom hjemmekontor og kontorarbeidsplass når vi kommer ut av krisen, men vi kommer til å se en varig endring. Undersøkelsen Eiendomsbarometeret 2020 viser blant annet at 2 av 10 jobbet på hjemmekontor før koronapandemien, mens 5 av 10 planlegger å gjøre det når krisen er over. Det betyr at vi må tilrettelegge for den hybride arbeidsplassen.
Kartlegg behovene
Den hybride arbeidsplassen består av fysiske og virtuelle komponenter som må fungere sammen, fra møteromsteknologi til kaffekroken. Som organisasjon behøver dere en forståelse for hvordan dere kommer til å jobbe og samarbeide fremover, og tilpasse de fysiske og virtuelle arbeidssonene deretter.
Bedrifter må prøve å lese de nye mønstrene, kartlegge hvilke oppgaver eller roller som kan løses hjemmefra, og hvilke som utføres best på kontoret. Hvordan setter man sammen team, og hvordan kan man tilrettelegge for den fleksibiliteten arbeidstakerne vil forvente? Deretter – hvilke arbeidsverktøy og samarbeidsteknologier behøver vi for å sikre stabil drift innen disse rammene?
Valgmulighetene har aldri vært større
Når man har en oversikt over behovene i organisasjonen, gjelder det å finne teknologiløsningene som støtter disse. Det har aldri vært flere alternativer å velge mellom enn nå, samtidig som ulike teknologier kan integreres for å kombinere styrker som svarer på spesifikke behov. Det gir en løsningsjungel som det er vanskelig å orientere seg i.
Samarbeidsteknologi og videokonferanseløsninger vil som regel ligge i skyen, men det er mange måter å gjøre det på. Det kan være rene software-as-a-service-plattformer i offentlig sky, privat sky, eller skyer implementert i eget datasenter. I tillegg kommer et rikt utvalg av ulike typer utstyr som er best egnet til disse ulike typene samarbeids- og videokonferanseløsninger. Ulike typer maskinvare og programvare for videokonferanse har ulike styrker som passer for ulike typer utfordringer.
Ofte oppstår også problemet at man innad i organisasjonen eller hos kunder og samarbeidspartnere har annet videokonferanseutstyr som ikke nødvendigvis er kompatibelt. Derfor mener vi at alle bedrifter som har implementert MS Teams burde inkludere en Cloud Video Interoperability (CVI)-løsning, for eksempel Pexip. Løsningen sikrer at ulike systemer snakker sammen, så man ha videomøter i MS Teams uten å bekymre seg over hvilken teknologi som jobber i bakgrunnen. Særlig overfor eksterne parter er dette en rimelig og god måte å sikre at man enkelt kan holde møter uten teknisk trøbbel.
De færreste IT-avdelinger eller HR-avdelinger har tid og kompetanse til å sette seg dypt inn i alle typer teknologier. Vi i Kinly jobber med dette på fulltid og tester og prøver alle typer løsninger på markedet. I tiden under og etter COVID-19 ser vi tydelig behovet for å skape skreddersydde samarbeids- og videokonferanseløsninger som støtter fremtidens behov.
I Kinly er vi løsningsspesialister som allerede har jobbet lenge med å finne løsninger som gjør at man kan jobbet godt sammen fra ulike fysiske og virtuelle møteplasser, enten det er store eller små møterom på kontoret eller hjemme. Med pandemien så vi at markedet ble bevisst behovet for disse teknologiene mye tidligere enn vi forventet, og at kunder verdsetter at vi raskt kunne svare på disse problemstillingene.
Vi kan hjelpe dere med å kartlegge behovene i organisasjonen, og anbefale hvordan de kan møtes. Ny teknologi er ofte en endringsreise, og vi samarbeider med dere om stegvise planer for å sikre at endringene blir godt mottatt i organisasjonen og at teknologien blir brukt.
