Med Kinly på laget har Aibel staket ut en helt ny retning innenfor strategisk intern- og ekstern samhandling, der de tar i bruk den siste teknologien på helt nye måter.
Aibel er et ledende serviceselskap som jobber innen gass, olje og fornybar energi, med 4300 ansatte som jobber med alt fra design til bygging, oppgraderinger og vedlikehold. Aibels forhold til videokonferanseløsninger var tidligere basert på umiddelbare behov. De kjøpte video-utstyr når behovet oppstod, og brukte dette for å kutte ned på reisekostnader. På tross av mangel på helhetlige løsninger ble videokonferanse gradvis en mer kritisk del av daglig drift, men daglige utfordringer med løsningene la en stopper for videre vekst og utnyttelse.
Endring av fokus ga resultater
Ustabile løsninger ble kostbart. Fordelene lå der, men Aibel så seg nødt til å tenke annerledes og endre fokus for å sikre at verdiene de hadde ble bedre utnyttet. Kinly ble en viktig del av denne prosessen, ikke bare som rådgiver, leverandør og installatør, men også som en langsiktig samarbeidspartner innenfor skreddersøm og infrastruktur for samhandlingsløsninger.
Sammen med Kinly ble det bestemt å bruke midler på å vedlikeholde de verdiene de hadde og tilrettelegge for enklere løsninger som alle ansatte følte seg komfortable med å bruke.
«I stedet for å bytte ut alle rom, valgte vi å oppgradere de løsningene vi hadde. Dette ble gjort i partnerskap med Kinly som leverandør, installatør, rådgiver og support. Vi bytter ikke ut hele rom, men bytter ut komponenter og forbedrer løsningene jevnlig og systematisk. Nå har vi årlige oppgraderings- og utbedringsplaner innenfor de løsningene vi har», forteller Vidar berg, leder for IT Infrastruktur og drift i Aibel.
Dagens løsninger måtte ivareta samtlige av Aibels behov innenfor videokommunikasjon og samhandling. Dette betyr blant annet høykvalitetsvideo for fjerninspeksjon, virtuelle møterom med skytjenester fra Kinly, samt tekniske løsninger med lav feilprosent som fungerer slik de skal. I tillegg har Aibel support gjennom Kinly, noe som sikrer at alle ansatte får rask support ved tekniske utfordringer.
Implementeringen har allerede sett gode resultater. Blant annet har Aibel opplevd en fundamental økning i bruk av video, og selskapet opplever 40 prosent belegg på møterommene noe som i praksis betyr kø i døra.
«Vi har brukt fire år på å løfte samhandlingsløsningene våre og få dem til et nivå som vi begynner å bli fornøyde. En av de viktigste effektene for oss, er at det gir oss en enda bedre kontaktflate til kunder og andre samarbeidspartnere», forteller Vidar.
Styrket posisjon med samhandlings- og kommunikasjonsløsninger
Med en bedre og mer inkluderende infrastruktur for kommunikasjonsløsninger har Aibel styrket sin posisjon på markedet. Noen av fordelene ligger i at løsningen er:
· Bygget på et godt fundament med support og vedlikeholdsplaner som blir overholdt og optimalisert basert på erfaring og tilbakemelding
· Interoperabilitet –det fungerer med det utstyret som kunder eller samarbeidspartnere har. Uavhengig av hvilket utstyr en kunde, partner eller andre møtedeltagere sitter på
· Sparer kostnader både for selskapet og kundene – ved for eksempel å benytte seg av fjerninspeksjon kan Aibel kutte teamet som må reise offshore og dermed redusere kostnader og risiko relatert til reise, kost og losji
· Bedre oppetid på løsningene – i oljebransjen er hvert eneste minutt kostbart og ved support gjennom Viju har de en rask tilgang til nødvendig ekspertise som sikrer at enhver utfordring blir løst raskt og effektivt
· Med stabile skybaserte videokonferanseløsninger kan relevant ekspertise delta i et møte uavhengig av hvor man befinner seg i verden
· Uendelige muligheter – integrasjon av nye løsninger med eksisterende tekniske løsninger som for eksempel 3D-modeller og tegninger kan gi flere strategiske fordeler ved riktig bruk
«Kinly har gitt oss gode, langsiktige råd, og vært en bra sparringspartner når vi har vurdert hva som vil være den beste samhandlingsløsningen for oss», sier Vidar Berg.
Aibels oppgraderingsprosjekt har skjedd gradvis i løpet av de fire siste årene og for de ansatte har endringene blitt synlige gjennom bedre, mer brukervennlige løsninger.
«Ved oppgradering er det snakk om små endringer på det faktiske utstyret, det viktigste arbeidet ligger i å skape gode rutiner for støtte og forbedring. Det de ansatte legger merke til er ikke nødvendigvis at et bestemt rom har fått en oppgradering. De opplever i stedet en enklere gjennomføring av samhandling. Målet er å unngå 15 minutters plunder og heft ved oppstart av et møte», forteller Vidar Berg.
Fortsette utviklingen av samhandlingsløsninger
Aibel ser seg ikke ferdig med oppgraderingsprosjektet sitt og veien videre vil fortsatt fokusere på å ta vare på verdiene de har og få maksimalt ut av dem.
«Vårt viktigste fokus fremover er forenkling og support, dette må ligge i bunn ellers har vi ikke noe å bygge videre på. Samtidig er vi alltid åpne for nye måter å bruke teknologien på for å lette arbeidet i hverdagen», forteller Vidar Berg.
Om leveransen:
Kinly har siden 2006 hatt en rammeavtale med Aibel som sin leverandør av alle AV- og videobaserte løsninger. Videobaserte samhandlingsmiljøer er et sentralt element i Aibels Integrerte Operasjoner prosjekt, både internt og ut mot kunde. I 2015 leverte Kinly private skytjenester for sømløs kommunikasjon mellom standardiserte videorom og Lync/telefon.
Totalt sett har Kinly levert 200 møterom og 100 samhandlingsrom med video, inkludert samhandlingsrom i Stavanger, Asker, Bergen, Haugesund, Hammerfest, Harstad, Kristiansund, Thailand og Singapore.
Kinly leverer alt fra prosjektledelse, løsningsdesign/rådgivning, produktleverandør, installering, tegning, dokumentasjon, logistikk og opplæring i bruk av løsningene, samt fjern monitorering, service og Support av Aibels samhandlingsløsninger.
