Kroppsspråk utgjør 70 prosent av vår daglige kommunikasjon. Dette er bakgrunnen for at stadig flere bedrifter benytter seg av videokonferanse. Med video kan deltagerne kommunisere forståelse, uklarheter, glede eller frustrasjon på en ikke-verbal måte uten å avbryte.
For de som ikke er godt kjent med videomediet kan det likevel by på frustrasjoner og usikkerhet som enkelt kunne vært unngått dersom man hadde gjort seg kjent med noen felles kjøreregler.
Noen få praktiske råd:
For noen bedrifter er videokonferanse blitt en vital del av daglig møtedrift, mens andre så vidt har testet det ut. Når invitasjonen foreligger kan spørsmål dukke opp uavhengig av om du er møteleder eller deltager. Her får du tipsene som hjelper deg gjennom oppsett og optimalisering av samtalen:
- Husk at selv om du ikke er klar, kan det hende at videokonferansen allerede er i gang. Det er ikke uvanlig at videokonferansedeltagere stiller i god tid før møtet for å gjøre enkle forberedelser, som å sjekke lyden og stille inn bildeutsnittet. Vær oppmerksom på dette, for å forhindre pinlige situasjoner!
- Vær klar når møtet begynner, det er lite som er mer irriterende enn at møtedeltakerne ikke stiller til tiden. Sørg også for at du selv har testet lyd, bilde og presentasjonsdeling før møtet begynner.
- Er du møteleder kan det i tillegg være verdt å merke seg at du er ansvarlig for at samtlige møtedeltagere blir hørt i møtet og får si sin mening. Det beste er derfor å avklare håndsignaler som gjør at deltagerne kan signalisere dersom de ønsker å komme med en kommentar eller input
- Husk at alle lyder fanges opp av mikrofonene, enten det er lyder fra en halspastillpose som åpnes eller trykking på tastatur. Vær også klar over at lyder utenfor rommet kan virke forstyrrende for andre i møtet. Dersom dette er lyder du ikke får gjort noe med kan mute-knappen være grei å huske på
- Lær deg hvordan du presenterer i møterommet. Det er ikke sikkert at du ønsker å dele alt med alle. Samtidig kan det være greit å sjekke om alle deltakerne faktisk ser presentasjonen din før diskusjonen begynner.
Ønsker du å dele tipsene med dine kollegaer? Last ned vår visuelle guide med tips til hvordan du kan få til gode møter med videokonferanse her>>
Hvordan få et godt bilde
Enten du deltar i en videosamtale fra et møterom, fra egen PC eller andre enheter er det viktig å tenke på hvordan møtedeltakerne på den andre siden ser deg. Når 70 prosent av kommunikasjon skjer gjennom kroppsspråk vil et godt bildeutsnitt være med på å forsterke denne ikke-verbale kommunikasjonen i en videosamtale.
Ting du bør huske på:
- Lukk gardiner eller lameller hvis det er glassvinduer i møterommet. Da blir du i fokus i bildet, og ikke miljøet rundt deg. Samtidig vil dette også sikre at du får et jevnt lysnivå i rommet
- Still inn kameraet slik at du får et godt bildeutsnitt av deg. Bruk self-view funksjonen for å se hvordan du ser ut, dette kan gjøres før samtalen starter slik at du er helt sikker på hvordan du ser ut på kamera før de andre deltagerne ser deg
- Pass på at alle deltakerne som deltar i samme rom som deg er med i bildet
- Prøv å få med hele utsnitt slik at bildet ikke kuttes i pannen eller ved halsen. Om du har mulighet kan du også stille inn vinkler på kameraet slik at det fanger deg i en rett linje framfor nedenfra
- Er bildet for tett på blir alle små bevegelser veldig synlig, på den annen side bør bildet heller ikke zoomes for langt ut da dette ikke gir en ideell video opplevelse
- Hvordan du oppfører deg foran kamera er viktig å tenke på. Prøv å oppføre deg som i et hvilket som helst vanlig møte. Vær også klar over at små uvaner forsterkes på skjermen som neglebiting, grimaser, snufsing, osv.
- Kroppsspråk er ekstra viktig å tenke på i en videosamtale. Vær klar over at både interesse, mangel på interesse, uklarheter, uenighet og lignende blir veldig tydelig når kameraet er rettet mot deg. Vær derfor bevisst eget kroppsspråk til enhver tid
- Tenk på lyset i rommet, juster bildeutsnitt, lyskilder og persienner for å få et jevnt lys
Lyden er helt avgjørende
Lyden er helt avgjørende for et vellykket møte. Det kan være irriterende, men det er mulig å delta i et møte uten video eller med dårlig bildekvalitet. Du kan også delta uten mulighet for å dele skjermbilde, selv om det ikke er like effektivt. Lyd er det ikke mulig å droppe og støy kan være med på å gjøre møteopplevelsen dårlig for alle parter.
Ting du bør huske på:
- Husk å bruke mute knappen. Alle lyder fanges opp av mikrofonene, enten det er kopper som settes på bordet eller bruk av tastatur på PC-en. I en konferanse med flere deltagere er det derfor i tråd med beste praksis å trykke på mute, samtidig som man er klar over dette og husker å skru den av når det er din tur til å prate
- Snakk tydelig og i et volum som plukkes lett opp av mikrofonen
- Ikke plasser ting foran mikrofonen – dette gir dårligere lydkvalitet.
- Avbrytelser blir ekstra forstyrrende i en videokonferanse (i likhet med telefonkonferanse). Dersom du har noe du ønsker å si kan det være greit å gi et signal til møteleder enten ved hjelp av håndsignaler eller via chat-funksjon i møterommet.
- Der du deltar på video fra PC eller et personlig videosystem er du avhengig av å bruke et godt headset for å sikre en god lydopplevelse for alle parter. Sertifiserte headset som oppgraderes i tråd med oppdateringer på applikasjonene, er vesentlig. Dette er spesielt med tanke på sikkerhet, men også på grunn av funksjonalitet.