Wordt er binnen uw organisatie reeds gebruikgemaakt van Microsoft Teams, maar hebt u de videofunctionaliteit daarvan nog niet omarmd? In dat geval biedt deze oplossing een geweldige manier om met effectievere videovergaderingen van start te gaan.
Microsoft Teams Rooms (voorheen Skype Room Systems) is een verzameling van hardwarevoorzieningen die kunnen worden gecombineerd om videovergaderingen met Microsoft Teams en Skype for Business van pc’s naar vergaderruimtes uit te breiden. Veel werknemers van internationaal opererende bedrijven zijn al bekend met het intuïtieve karakter van Microsoft Teams. Waarom zou deze gebruikseenvoud niet als uitgangspunt gebruiken?
Eén-op-één- en één-op-veel
Microsoft Teams vereenvoudigt de samenwerking. Dankzij de aanwezigheid van chatmogelijkheden kunt in een handomdraai met collega’s overleg plegen. U kunt eenvoudig content delen en tegelijkertijd met collega’s in documenten werken. Verder kunt u berichten naar het hele team verzenden zonder gebruik te maken van e-mail. Microsoft Teams biedt u daarnaast de mogelijkheid om teamleden uit te nodigen voor deelname aan videovergaderingen. Zodra een van uw vergaderruimtes als Microsoft Teams Room is ingericht, is alles klaar voor gebruik. Vanaf dat moment kunt u probleemlos en effectief vergaderen via video, ongeacht de locatie van de andere deelnemers.
Vereisten voor uw vergaderruimte
Er zijn diverse producten die u kunt gebruiken om een vergaderruimte als Microsoft Teams Room in te richten. U hebt in ieder geval een microfoon, een luidspreker, een videoconferencing-camera en een bedieningsapparaat met een aanraakpaneel nodig. Afhankelijk van de omvang van de ruimte kunt u de configuratie uitbreiden met extra microfoons en luidsprekers. Als u een videovergadering wilt houden, kunt u een uitnodiging naar de beoogde deelnemers verzenden, precies zoals u dat in Microsoft Teams of Skype for Business doet. Daarbij moet u ook de ruimte zelf als ‘deelnemer’ uitnodigen.
Dit maakt het eenvoudiger om een verbinding te maken wanneer u klaar bent om te vergaderen. De user interface van het aanraakscherm is dezelfde als die van de pc- en app-versie van Microsoft Teams. Met een paar klikken kunt u aan de slag gaan.
Magnus Lervåg van Kinly: “Als een ruimte voor videovergaderingen op de juiste wijze is ingericht en de systemen van deelnemers binnen en buiten die ruimte dat ook zijn, zullen de deelnemers de indruk hebben dat iedereen in dezelfde kamer aanwezig is.”
Een toegangskaartje voor videovergaderingen
Veel organisaties maken reeds gebruik van Microsoft Teams. Naar onze mening is het daarom een logische stap om gebruik te maken van videovergaderingen met Microsoft Teams Rooms. De aanschaf van deze schaalbare apparatuur gaat gepaard met relatief lage investeringskosten. Om deze reden kan dit een uitstekende oplossing zijn als u nog niet eerder met videovergaderingen hebt gewerkt.
“Omdat onze werknemers vertrouwd zijn met de user interface is Microsoft Teams Rooms een uitstekend ‘toegangskaartje’ voor het gebruik van videovergaderingen”, zegt Lervåg. “Alle werknemers zouden training moeten ontvangen ten aanzien van het gebruik van deze apparatuur. Maar naar onze mening zullen ze daar snel wijs uit worden, omdat die is gebaseerd op een oplossing waarmee zij al bekend zijn”.
Hoewel elke organisatie weer andere behoeften heeft, raden wij u aan om de apparatuur in te zetten in een vergaderruimte voor twee tot zes mensen. Dit is de meest gangbare omvang voor een Microsoft Team Room. Het is echter ook mogelijk om de systemen op te schalen voor gebruik in grotere directiekamers of kleine gehoorzalen.
“Begin met een of twee kleinere vergaderruimtes en probeer uw medewerkers bij het proces te betrekken, zodat ze vertrouwd raken met de nieuwe manier van werken. Moedig hen aan om videovergaderingen te houden met andere afdelingen of partners die over vergelijkbare faciliteiten beschikken. Dit zal bijdragen aan een reductie van de reiskosten en de effectiviteit van uw personeel vergroten", aldus Lervåg.
Kort samengevat: als u reeds gebruikmaakt van Microsoft Teams en binnen uw vergaderruimte(s) gebruik wilt maken van videoconferencing, zou Microsoft Teams Rooms weleens de perfecte oplossing kunnen zijn!
