Gode lyd- og bilde-løsninger er bærebjelkene for et vellykket moderne kontor som er rigget for fleksibilitet og virtuell samhandling.
Nesten alle møter i dag vil være digitale i ulik grad. Den digitale samhandlingen gir mer fleksibilitet, men kan også være en kilde til frustrasjon – spesielt i de tilfellene der god lyd og bilde er avgjørende for utfallet.
Bent Reno Hansen, senior samhandlingsrådgiver i Kinly er opptatt av hvordan lyd og bilde kan fremme effektivitet, motivasjon og produktivitet hos bedriftens ansatte. Han mener at det burde være unødvendig å kjenne på stress eller frustrasjon rundt teknologi på arbeidsplassen.
– Teknologien skal legge grunnlaget for god digital samhandling for begge parter. I møter der majoriteten sitter sammen på kontoret er det opplevelsen for mottakeren på hjemmekontor som først og fremst skal ivaretas. De skal kunne se og høre alt som skjer på møterommet. De skal få sjansen til å være aktive deltakere, og ikke tilskuere, sier han.
Er løsningene gode nok vil en deltager enkelt kunne tyde de andre møtedeltagernes ansiktsuttrykk, kroppsspråk og oppfatte hvem som prater. Gode løsninger for videokonferanse vil i tillegg motvirke videotrøtthet og utmattelsen av å tilbringe lange dager med å løpe inn og ut av digitale møter.
Inntrykk som en seriøs aktør
Digitale samhandlingsløsninger som bidrar til å bygge kultur og legger til rette for produktivt samarbeid mellom kollegaer er viktig, men vel så viktig er inntrykket kunder og samarbeidspartnere får. Lyd som hakker og uklare bilder imponerer ingen. Sømløse videomøter, der man får god kontakt, vekker derimot tillit, kreativitet og produktivitet.
Lyd og bilde kan være et verktøy - eller en veisperre – i kommunikasjon med kunder, partnere og eksterne aktører – så vel som kollegaer. De riktige løsningene skaper en plattform for å styrke kunderelasjoner, spikre viktige kundeavtaler og bygge partnersamarbeid. Tiden for utdatert og ustabil teknologi er over.
Sørg for at dere er klare
|
Del inn kontorlandskapet med lyd
Det er lett å tenke lyd- og bildeløsninger kun i et digitalt møteformat, men dette er elementer som vil ha direkte innvirkning på arbeidsprosesser og -oppgaver på kontoret. Det vil også påvirke generell trivsel og velvære noe vi vet er en prioritet for fremtidens ansatte.
Tord Solheim, senior løsningsarkitekt i Kinly, forteller at det har vært en rask utvikling innen lydteknologi som kan skape avgrensede lydmiljøer i ett og samme rom.
– I dag finner du mikrofoner som er designet for å utelukke ulike typer lyd i ett og samme rom. For eksempel kan du sette opp en mikrofon i taket som fanger opp den som snakker i rommet, uten å plukke opp noen som hvisker et annet sted, sier han.
Dette åpner for en mer fleksibel utnyttelse av lokalet der større fellesområder kan deles opp i soner ved hjelp av teknologi og ivareta ulike behov enten det er sosialisering, workshops, fellesmøter eller konsentrasjonsarbeid.
Ro og rom for alle
På tross av at undersøkelser viser at en større andel ansatte opplever å være mer produktive, effektive, og til og med kreative på hjemmekontor, er ikke dette ensbetydende med at kontoret kun skal handle om kaffedrikking eller workshops. Flere undersøkelser viser nemlig at selv om flere konsentrerer seg best hjemme, så er de samtidig redde for å ikke få medvirke i viktige beslutninger, få innpass i spennende prosjekter eller bli forbigått dersom de ikke møter opp på kontoret.
Dedikerte lydstyrte «stillesoner» eller cellekontor med god lyddemping skaper rom for alle – også for de som sitter i dyp konsentrasjon og innimellom dukker opp ved kaffemaskinen. Teknologien vil altså bidra til å åpne for mangfold, inkludering og friste flere tilbake til kontoret oftere. Til syvende og sist er gode lyd og bildeløsninger med på å skape trivsel og bygge kultur.
Samarbeid med arkitektene
Det er ikke mulig å planlegge for gode lyd- og bildeløsninger uten å inkludere fysiske elementer og møblement. Akustikk endrer seg etter planløsning, romutforming, materialvalg i møbler, samt overflater på vegger, tak og gulv. Plassering av vinduer, belysning og fargevalg vil på sin side skape lysforhold, som igjen påvirker hvordan mennesker og rom kommer frem i digitale møterom.
Nok en gang understreker dette hvor viktig det er at fageksperter på lyd-, bilde- og samhandlingsteknologi bør få muligheten til å koordinere og samarbeide tett med interiørarkitekt og arkitekt allerede fra starten av et oppussings- eller nybyggsprosjekt.
– Vi jobber tett med arkitekt, interiørarkitekt og møbelprodusent for å utvikle integrerte løsninger som passer inn i designet. Da kan vi sammen planlegge for et interiør og løsning som gjør at bygget ser bedre ut, i tillegg til å sørge for at teknologien kan utnyttes til sitt fulle potensial. Det er vinn-vinn for alle, forteller Solheim.
Gi ansatte teknologien som bare fungerer
Videomøter med utdaterte møteromsløsninger gjør at mange ansatte vegrer seg for å delta digitalt. Her er noen av deres vanligste utfordringer:
- Vanskeligheter med å plukke opp ansiktsuttrykk og visuelle signaler på grunn av dårlig bildekvalitet eller mangel på bilde (32 prosent)
- Risikoen for å forstyrre andre hvis man tar ordet (34 prosent)
- Vanskeligheter med å se hvem som snakker(29 prosent)
- Lyd som faller ut eller ekko (28 prosent)
- Vanskelig for andre å høre deltakeren selv (27 prosent)
- Problemer med å se presentasjoner som deles på skjerm eller på kontoret (23 prosent)
- Føle seg isolert eller lite motivert (25 prosent)
Ved å investere i gode, fleksible og helhetlige lyd- og bildeløsninger til kontoret kan dagens arbeidsgivere skape en produktiv, inspirerende og motiverende arbeidshverdag. Det vil ikke bare bygge kultur og friste de ansatte inn på kontoret, det vil også legge grunnlaget for bedriftsvekst og suksess.
Kilde: State of Hybrid, Remote and Office work, rapport fra Owl Labs (2022)
