Ved Norconsults kontorer styres alle videomøterom fra Microsoft Teams-klienten på PC-en. En standardisert løsning sørger for at én kabel i PC-en er alt som behøves for å holde videomøter både internt og mot kunder.
Norconsult er Norges største rådgiverbedrift med mer enn 60 kontorer i Norge, samt ca 60 andre lokasjoner fordelt på Sverige, Danmark, Island, Polen og enkelte andre and utenfor Europa. Selskapet jobber med prosjekter innen samfunnsplanlegging, prosjektering og arkitektur, og har blant annet vært involvert i prosjekter ved Radiumhospitalet, det nye sykehuset i Drammen, utvidelse av jernbanestasjoner og jernbanelinjer, veier, tunneler, kraftverk og dam-utbygginger.
Hadde mange møterom med utdaterte løsninger
"Våre 4300 ansatte er i hovedsak rådgivende ingeniører og arkitekter som jobber på komplekse, tverrfaglige bygg- og konstruksjonsprosjekter, hvor vi drar veksler på kompetanse i hele organisasjonen. Med kontorer på så mange steder, er videokonferanse en svært viktig del av hvordan vi samarbeider", forteller Erik Brenna, seniorrådgiver i Norconsults IT-avdeling.
I løpet av de siste 3-4 årene har han jobbet med fornying og standardisering av over 300 møterom i organisasjonen.
"I 2016 installerte vi de første møterommene med løsningen vi har utarbeidet sammen med Kinly", forteller Brenna.
"Før vi innledet samarbeidet med Kinly, sto vi i en situasjon hvor videokonferansesystemene var modne for fornyelse, og vi hadde bestemt oss for å skifte dem ut. Etter noen møter med Kinly, falt vi veldig for en av løsningene de presenterte for oss".
Skreddersydd og standardisert møteromsløsning med fokus på lyd
Før de gjorde et endelig valg av standardisert løsning, brukte de tid på å kartlegge behovene i organisasjonen og testet flere løsningsalternativer for å finne det som passet best. Etter pilotprosjektet landet de på et skreddersydd og standardisert oppsett styrt av brukerens egen Microsoft Teams-klient på laptop, gode høyttalere, lyd og mikrofon ved bruk av Biamp Devio og Logitech-kameraer i alle møterom.
"Alle våre møterom har mulighet for videokonferanse, fra små arbeidsrom til store møterom. Med én kabel tilkoblet PC-en, fungerer skjerm, kamera og lyd. Den som sitter i møterommet styrer møtet fra PC-en sin, og det er det samme hvilken plattform man møtes på, det være seg Zoom, Google Hangouts eller Teams. Derfor er det like enkelt å ha eksterne som interne møter", sier Brenna.
Siden løsningen er standardisert i alle rom, vil den ansatte alltid kjenne seg igjen i et nytt møterom, og kunne koble seg opp slik man er vant til. I tillegg er det enkelt å sette opp nye kontorer etter samme mal når Norconsult utvider eller gjør oppkjøp.
Løsningen de valgte er avansert teknisk, men enkel for brukeren, med stort fokus på lyd.
"Det er viktig med god lyd og godt bilde i møter, men lyden er det aller viktigste, derfor valgte vi Biamp-løsningen, som er veldig god på dette", forklarer Brenna.
Brukeropplæring forenklet implementering
De har nå brukt løsningen i 3-4 år, og har sjelden supportbehov – verken på utstyret i møterommene eller brukerstøtte til de ansatte. Norconsult var tidlig ute med videokonferanse allerede midt på 2000-tallet, og har en kultur for samhandling via video. I tillegg tok de i bruk Kinlys Customer Success-tilbud, som sørger for opplæring i systemene, slik at de blir tatt i bruk på en god måte.
"Opplæringsvideoene fungerte veldig godt, og man har et opplæringsverktøy man kan gå tilbake til også når nye ansatte begynner i selskapet".
Støttes av en dyktig IT-avdeling
Det som er krevende med oppsettet Norconsult har valgt, er at den forutsetter driverinstallering og jevnlig driveroppdatering på de ansattes PC-er.
"Installering av drivere på alle PC-er var en stor jobb i starten, men vi har en solid IT-avdeling med gode rutiner som håndterer dette. Nå pusher vi driveroppdateringer jevnlig, og det fungerer veldig godt, men den løsningen vi har valgt krever nok at man har en IT-avdeling å støtte seg på", sier Brenna.
Kundeansvarlig Anne Line Hojem Elvegård i Kinly er ikke i tvil om at kunnskapsrike IT-folk hos Norconsult er ett av suksesskriteriene.
"Erik og teamet hans er svært kunnskapsrike, og for den løsningen de har valgt, er det en stor fordel å ha en dyktig IT-avdeling til å støtte utrulling og support underveis. De vet hvilke behov organisasjonen har, og er flinke på å følge opp både teknologi og brukere", roser Elvegård.
Brukervennlig og økonomisk bærekraftig videokonferanse
Brenna forteller at Norconsult har brukt betydelige budsjetter på møterom de siste årene, men dette har vært en nødvendig investering for å sikre god kommunikasjon i prosjekter og mellom ansatte.
"Et av kriteriene da vi valgte løsningen, var at den skal stå seg over tid. Vi ønsket ikke å bli låst til møteromsutstyr vi kunne risikere ble utdatert etter noen få år. Siden Microsoft Teams styrer alt fra den enkeltes PC, trenger vi ikke bytte ut codec, eller andre enheter som mange andre system er avhengig av, og det fungerer sømløst med utstyret i møterommene. Det er både brukervennlig og økonomisk bærekraftig over tid", avslutter Brenna.
