Bruker virksomheten din Teams, men ikke tatt i bruk videomøter? Da kan et Microsoft Teams Rooms være et godt sted å starte.
Microsoft Teams Rooms er en rekke produkter og enheter som kan settes sammen for å gjøre møterom om til gode miljø for samhandling over video. Med Teams, som mange ansatte i norske virksomheter allerede kjenner til, er bruken av utstyret veldig intuitivt for de fleste.
En-til-en eller mange-til-mange
Med Teams er det enkelt å jobbe sammen. Du har kollegene lett tilgjengelig via chat, dere kan enkelt dele og jobbe sammen i dokumenter, og beskjeder kan gis til hele team uten å bruke e-post. I Teams har du også mulighet til å invitere teamet ditt til møter, både med og uten video. Dersom møterom er satt opp som Microsoft Teams Rooms, ligger alt til rette for at møter kan gjennomføres sømløst og effektivt over video, uansett hvilken lokasjon deltakerne befinner seg på.
Settes opp etter behov
Det finnes en rekke produkter for å sette opp et møterom for Teams. Som minimum trenger dere en mikrofon, en høyttaler, et videokamera og en styringsenhet med berøringsskjerm som står fast i møterommet. Disse kobles sammen med en liten PC som blir satt opp som en bruker i Teams. Avhengig av størrelsen på rommet, utvides dette oppsettet med flere mikrofoner og høyttalere. Når du vil sette opp et videomøte inviterer du deltagere som vanlig. I tillegg må du invitere rommet. Dette gjør det enkelt å koble seg opp når du er klar til å starte møtet. Brukergrensesnittet på berøringsskjermen kjenner du igjen fra PC-en din og Teams, og med bare noen få klikk er dere i gang.
"Hvis et videomøterom er satt opp riktig, og de i andre enden også har et godt oppsett, skal et videomøte gi illusjonen om at alle sitter i samme rom", sier Magnus Lervåg, samhandlingskonsulent i Kinly.
Inngangsbillett til videomøter
Fordi mange allerede bruker Teams, ser Kinly at det kan være lettere å adoptere muligheten for video med et Microsoft Teams Rooms. Utstyret har også en relativt lav investeringskostnad, og det er enkelt å skalere opp. Derfor kan dette være en god løsning om man ikke har brukt video før.
"Fordi brukergrensesnittet er kjent for de ansatte, er Microsoft Teams Rooms en veldig god inngangsbillett til videomøter. Alle ansatte bør få god opplæring i hvordan utstyret fungerer, men vi ser at det er enkelt å forstå fordi det er basert på noe de kjenner fra før", sier Lervåg.
Litt avhengig av behovene i virksomheten anbefaler vi å sette opp et slikt miljø i møterom ment for to til seks personer. Det er ofte denne størrelsen som blir brukt mest, men systemene kan også skaleres opp til store styremøterom eller små auditorier.
"Start med et eller to av de mindre møterommene dere har og involver gjerne de ansatte i prosessen, slik at denne måten å jobbe på blir forankret hos dem. Oppfordre de ansatte til å bruke videomøter med andre avdelinger i virksomheten eller partnere som har samme muligheter. Dette kan gi besparelser både i form av mindre reising og mer effektive ansatte", sier Lervåg.
