Med stabile videokonferanseløsninger av høy kvalitet, får NITOs ansatte ha effektive hjemmekontor, samarbeide med landets 20 NITO-avdelinger og enkelt kommunisere med organisasjonens 90 000 medlemmer.
NITO er Norges største fagorganisasjon for ingeniører og teknologer med høyere utdanning. Hovedkontor ligger i Oslo, hvor Lasse Lange er IT-rådgiver. Før driftet IT-avdelingen selv serverne og videomøterommene, men nå jobber de med en rekke andre prosjekter. Å sikre god bruk av videokonferanser for mer effektivt og smart arbeid, er et av dem.
Tidligere hadde NITO gjort investeringer i Skype for Business-møteromsløsninger. Dette var arbeidsverktøy de ansatte allerede var godt kjent med, og som de brukte på PC-en i det daglige. Flere variabler gjorde likevel at videosamhandling ble for komplisert og vanskelig.
I dag har de ansatte fortsatt mulighet til å bruke Skype, tilrettelagt gjennom brukervennlige videokonferanseløsninger og endepunkter fra Cisco.
Ingen one size fits all
Et viktig element som manglet, var stabilitet. Det gamle utstyret førte med seg både frustrasjon og tapt tid når videomøter skulle settes i gang.
"På møterommene hadde vi bokser under bordene som gjorde at bordet ble fylt av ledninger – som ofte løsnet. Det var også software som ikke passet med utstyret. Alt i alt opplevde brukerne mye frustrasjon", sier Lange.
Lange hadde fra før et godt samarbeid med Kinly, og tok igjen kontakt. Deretter fikk de demonstrert ulike nye løsninger hos Kinly på Fornebu.
Med behov for hyppig bruk av videobasert samhandling, foreslo Kinlys rådgivere dermed samhandlingsløsninger fra Cisco.
"One size fits all stemmer ikke når det gjelder samhandlingsløsninger og videokonferanseteknologi. Det gjelder å finne løsninger som faktisk står til behovene. Dette vet Kinlys rådgivere", sier Lange.
Etter besøket fikk de låne med seg testutstyr fra Cisco. Etter et halvt år hadde Lange erfart at løsningene fungerte godt, og i tråd med NITO sine reelle behov.
"Da vi bruker videokommunikasjon hver dag, behøvde vi samhandlingsløsninger vi kunne stole på. Løse ledninger og dårlig kvalitet på lyd og bilde ble nå erstattet av løsninger som gjør arbeidet lettere for oss".
Smart bruk av eksisterende og nye løsninger
Hos NITO er Skype Room Systems nå byttet ut med Cisco videokonferanse. Samhandling mellom Cisco og Skype for Business gjøres tilgjengelig ved hjelp av Synergysky, slik at brukerne fortsatt kan booke møter i Skype.
Oslo-kontoret hadde fra før et stort klasserom med løsninger fra Cisco. Her holdes også møter som streames.
"Med Kinly Cloud Rooms kan vi streame direkte til Facebook og YouTube, samt at vi streamer allmøtene ut til alle avdelinger. Samtidig gjør vi opptak, slik at ansatte kan se møtene i etterkant".
Med de nye løsningene kunne NITO beholde mye av utstyret, som inkluderer både skjermer, paneler og bordbrønner.
"Cisco sine løsninger har blitt rimeligere. Likevel er det flott å kunne bruke eksisterende utstyr, og supplere med nødvendig nytt utstyr".
Som en del av Kinlys serviceavtale har NITO direkte tilgang til support. På samtlige av touchpanelene på møterommene, finnes support-knappen lett tilgjengelig.
"Ved behov er hjelpen bare ett tastetrykk unna, så får vi videokontakt med support-gjengen hos Kinly. Her er det aldri ventetid. Derimot møtes vi av løsningsorienterte, serviceinnstilte mennesker som ordner opp i utfordringene, og følger opp i etterkant".
Ryddig og fleksibelt
Lange viser rundt i de stilige lokalene i Vika, som nå har Cisco representert i alle møterom. Overalt er det ryddig, moderne og innbydende.
"Struktur og orden har mye å si. Ikke minst er gode brukeropplevelser den viktigste fordelen. Med stabile videoløsninger får vi mer fleksible og enklere arbeidsdager".
Med 20 avdelingskontorer brukes video hyppig for samhandling med kollegaer og interessenter. IT-avdelingen, som har mye kontakt med leverandører, foretar også så mange møter som mulig over video. Ikke minst trenger fagorganisasjonens medlemmer gjerne møter med ansatte i NITO.
"Noen ganger må reiser tas, som når advokater treffer medlemmer med behov for juridisk bistand. I mange tilfeller er reiser derimot unødvendig. Da blir video av god kvalitet et viktig verktøy".
Også ved hjemmekontor brukes videoløsningene ofte.
"Gode løsninger for hjemmekontor hjelper mye, både for arbeidstaker og arbeidsgiver. Vi har sett at sykefraværet går ned når ansatte i ulike situasjoner kan jobbe hjemmefra, og likevel delta i møter".
Riktig opplæring gir viktig bruksverdi
Hos Kinly er Customer Success et team med dedikerte rådgivere som ønsker at kundene skal få størst mulig utbytte av teknologien de investerer i. Høsten 2019 fikk NITO opplæring i sine nye løsninger. I to dager holdt Customer Success-rådgivere treningssesjoner i NITO sine lokaler i Vika.
"Med opplæringen tror jeg vi har luket bort en del brukerfeil som gjerne oppstår i kjølvannet av nye, teknologiske installasjoner. Det er også viktig å ufarliggjøre løsningene, ettersom vi alle har ulik grad av teknisk nysgjerrighet og ulike opplevelser knyttet til teknologi. Målet er at alle skal mestre, og enkelt bruke teknologien i det daglige", forklarer Lange.
Fra opplæringen har han fått gode tilbakemeldinger fra brukerne, og Lange ser nå frem til at kollegaene virkelig skal få nytte av de nye samhandlingsløsningene. Én sak står likevel på ønskelisten.
"Jeg må innrømme at jeg ikke alltid forstår alle dialekter. Det eneste jeg savner fra Cisco, er derfor automatisk generert teksting gjennom videomøtene", avslutter IT-rådgiveren med en god latter.
