Door Jan Roggeveen, collaboration lead bij Cisco
Niet meer alles op één plek
Mensen zijn erop ingesteld om te communiceren en informatie te delen. In je werk ben je afhankelijk van andere mensen en zij zijn afhankelijk van jou. Traditioneel kom je daarom samen op één plek om te kunnen overleggen. Waarom? Omdat je elkaar dan kunt zien. Want hoewel het vaak wel zo wordt gebruikt, is e-mail geen communicatiemedium. Tekst werkt goed om dingen vast te leggen en afspraken op papier te zetten. Maar om goed samen te kunnen werken, is het visuele aspect ontzettend belangrijk.
Ons doel is om samenwerken volledig plaats onafhankelijk te maken. Aangezien heel veel kenniswerk overal te doen is, zou het eigenlijk niet uit moeten maken waar iemand is om een meeting in te gaan. Als je je bedenkt dat mensen gemiddeld 15 uur per week samenwerken, stel je dan eens voor wat er gebeurt als we dat plaats onafhankelijk zouden kunnen doen Wat zou dit betekenen voor werkprocessen of voor de files in Nederland. Maar om dat voor elkaar te krijgen is het essentieel dat systemen simpel zijn.
Het veranderen van gewoontes
Als je met iemand wilt samenwerken mag je absoluut niet gehinderd worden door technologie. Gebruikersgemak is een vereiste, anders haken mensen af. En mensen moeten zo min mogelijk hun gewoontes aanpassen. Uit onderzoek naar gedragsverandering blijkt namelijk dat focus heel belangrijk is. Als men zich richt op het veranderen van één gewoonte en de persoon is daar bewust mee bezig is, dan is de slagingskans ongeveer 80% is. Probeer je twee gewoontes te veranderen dan daalt de slagingskans al naar 35%. En bij 3 gewoonten is de slagingskans slechts 3 procent. Dus het toepassen van dit soort technologie werkt alleen als het vlekkeloos werkt. Dan kan het ook pas een nieuwe gewoonte worden. Ons samenwerkingsplatform Webex bestaat heeft een simpele knop om een videomeeting te starten, dat is wat mensen willen “gewoon starten”.
Om de gebruikerservaringen nog beter te maken en ons platform verder te vereenvoudigen, zijn wij druk bezig te onderzoeken hoe we Artificial Intelligence of Virtual Reality in kunnen zetten in het meeting-proces. Een eerste stap zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat je niet eens meer op een knop hoeft te drukken om een meeting te starten, maar dat je dit gewoon kunt aankondigen. Een andere ontwikkeling is dat een team na een meeting kan zeggen ‘‘Hi WebEx, wij willen graag een volgende meeting plannen’’. Het systeem synchroniseert dan automatisch alle agenda’s van de deelnemers en plant een nieuwe datum. Wij helpen om het zo gemakkelijk mogelijk te maken elkaar te ontmoeten.
De perfecte workplace
Aan de andere kant zou bij de bouw van nieuwe kantoorruimtes al in de ontwerpfase rekening gehouden moet worden met plekken in het gebouw waar videomeeting-ruimtes moeten komen. Wij hebben daar project workplace voor ontwikkeld waarbij richtlijnen worden gegeven. Alleen op die manier kun je de mensen die aan de andere kant deelnemen aan een meeting de beste ervaring geven met betrekking tot beeld en akoestiek. Daar spelen onze partners ook een belangrijke rol in. Wij maken de technologie en leveren de producten. Kinly biedt de ondersteuning en zorgen ervoor dat alles vlekkeloos werkt. Alleen dan kunnen samenwerkingssystemen succesvol zijn. Ook in de toekomst.
Meer informatie
Wilt u meer weten over Cisco Meeting Solutions? Klik dan hier.
