Het gebruik van Microsoft Teams is de afgelopen maanden voor veel mensen uitgegroeid tot een vast onderdeel van hun dagelijkse werkroutine. De plotselinge lockdown in maart zorgde ervoor dat veel organisaties hun heil moesten zoeken in samenwerkingsoplossingen die ze nooit eerder hadden gebruikt. Microsoft Teams ontpopte zich echter in een paar maanden tijd tot een vertrouwde vergadertool. Maar toen veel werknemers rond de zomer naar kantoor terugkeerden, deed zich de vraag voor hoe zij Teams-vergaderingen konden houden in vergaderruimtes met videoconferencing-systemen van andere leveranciers, zoals Cisco.
Een simpele oplossing die legio kansen biedt
“Het feit dat vergaderapparatuur en samenwerkingsplatforms niet met elkaar kunnen communiceren is een maar al te bekend probleem, maar gelukkig bestaan daar oplossingen voor”, zegt Henrik Johannesen, directeur Cloud Services bij Kinly.
Hij verwijst daarmee naar Cloud Video Interoperability (CVI)-technologie. CVI-oplossingen verbinden uiteenlopende technologieën en platforms, zodat medewerkers vanuit de vergaderruimte kunnen deelnemen aan Teams-sessies. En precies op de manier zoals ze dat thuis of op kantoor op hun pc deden.
“De afgelopen maanden heb ik diverse berichten ontvangen van klanten die bang zijn dat ze de vergaderapparatuur van Cisco waarin ze de afgelopen jaren hebben geïnvesteerd bij het grofvuil moeten zetten. Als medewerkers niet vanuit de vergaderruimte kunnen deelnemen aan Teams-sessies of vergaderingen met andere moderne platforms zorgt dat voor een hoop frustratie en, misschien nog wel belangrijker, aanzienlijke tijdverspilling”, zegt Johannesen.
Stel je communicatieoplossing open
Werknemers van organisaties die een CVI-oplossing hebben geïmplementeerd kunnen op eenvoudige wijze interne en externe deelnemers uitnodigen voor Teams-vergaderingen. Die laatsten ontvangen automatisch aanmeldingsgegevens waarmee zij kunnen inloggen op de vergaderruimte. Veel bedrijven bieden werknemers zelfs de mogelijkheid om vergaderingen te starten met een simpele druk op een groene knop op het bedieningspaneel. CVI-oplossingen blinken daarmee uit in gebruiksgemak.
“De organisatie van de Teams-vergadering moet de dienst hebben aangepast voor deelnemers in vergaderruimtes met traditionele videoconferencing-apparatuur. Het is daarom belangrijk dat alle organisaties die Teams gebruiken een CVI-oplossing implementeren. Op die manier kunnen zoveel mogelijk mensen aan de Teams-vergaderingen deel kunnen nemen, ongeacht de apparatuur die in de vergaderruimte wordt gebruikt. Organisaties kunnen daarmee gebruik blijven maken van de systemen die ze reeds in huis hebben. En dat is natuurlijk de meest milieuvriendelijke en kostenefficiënte oplossing”, zegt Johannesen.
Hij merkt daarbij op dat organisaties zonder vergaderruimtes met videoconferencing-systemen ook het gebruik van een CVI-oplossing kunnen overwegen.
“Het is simpelweg een kwestie van goede zorg voor klanten en partners om over een oplossing te beschikken die het voor iedereen een stuk eenvoudiger maakt om aan videovergaderingen deel te nemen. Met CVI van Pexip of een oplossing van een andere CVI-leverancier kun je ervoor zorgen dat mensen aan vergaderingen kunnen deelnemen vanaf hun favoriete platform en apparaat. Videovergaderingen met collega’s, klanten en andere partijen verlopen daarmee soepeler en lopen niet langer spaak door technische problemen”, zegt Johannesen.
Klik hier voor een beknopte videobespreking van de door Kinly aangeboden CVI-oplossing van Pexip voor Microsoft Teams.
Hoe werkt CVI in de praktijk?
Met de CVI-oplossing van Pexip kun je mensen uitnodigen voor Teams-vergaderingen zoals je dat normaliter in Outlook of de Teams-client doet. De uitnodiging bevat de gebruikelijke link naar de Teams-vergadering, maar ook een adres en vergadercode die het mogelijk maken om deel te nemen vanaf een traditioneel videoconferencing-systeem of een traditionele client. Bij de meeste van onze klanten voegen we een groene knop toe aan het bedieningsscherm in de vergaderruimte. Medewerkers kunnen op die manier met een simpele druk op de knop een Teams-vergadering starten.
De organisator kan deelnemers toelaten vanuit de virtuele lobby. Tijdens de vergadering hebben alle deelnemers toegang tot de gebruikelijke functies van Teams, zoals de mogelijkheid om het scherm te delen. De deelnemers in de vergaderruimte zien een vertrouwde user interface op het scherm die geoptimaliseerd is voor hun videoconferencing-systeem. En iedereen kan op dezelfde manier met Teams werken zoals ze dat op hun persoonlijke apparaat doen.
Wil je meer weten over het deelnemen aan Teams-vergaderingen vanaf de videoconferencing-oplossingen in je vergaderruimtes? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
