Zoals ik in mijn vorige blog aangaf zijn er twee dingen nodig om samenwerkingstechnologie in dienst van digitale transformatie te stellen: vertrouwen in mensen en vertrouwen in technologie. Gedegen samenwerking vraagt om hechte relaties tussen mensen. En medewerkers binnen je organisatie zullen technologie pas gebruiken als ze die vertrouwen.
Maar in onze almaar groeiende digitale werkomgeving is het steeds lastiger om dit vertrouwen te waarborgen. Organisaties moeten daarom optimale omgevingen voor videocommunicatie inrichten. In dit blog laat ik je stap voor stap zien hoe je dit kunt doen en dit proces het beste vorm kunt geven.
Een vloedgolf van technologie
Het is geen sinecure om wijs te worden uit het overstelpende aanbod van oplossingen voor zakelijk vergaderen. Volgens een recente enquête van IDC InfoBrief maakt 70% van alle bedrijven nog steeds geen gebruik van abonnementsgebaseerde, door de cloud ondersteunde oplossingen voor videoconferencing. Daar zijn twee redenen voor:
- De technologische ontwikkelingen gaan zo snel dat bedrijven het tempo niet meer bijbenen. En een gebrek aan kennis van, en ervaring met technologie leidt onvermijdelijk tot wantrouwen. Hierdoor zijn organisaties snel geneigd om nieuwe technologie links te laten liggen.
- Het enorme aanbod van oplossingen, producten en diensten weerspiegelt de informatiesamenleving waarin we momenteel leven. Met zoveel keuzemogelijkheden is het enorm lastig om de knoop door te hakken. Om de vinger op de stinkende wond te leggen:
"Onze branche is een ster in het op de markt smijten van apparatuur en het ontwikkelen van modellen voor de verkoop daarvan. Het vinden van mensen die zijn getraind om daar efficiënt gebruik van te maken is echter een stuk moeilijker."
De sprong in het diepe wagen
Ondanks dit alles blijkt uit de IDC InfoBrief dat videoconferencing in opmars is. Bedrijven lijken het belang van deze technologie te onderkennen. 60% van alle organisaties is van plan om binnen twee jaar tijd gebruik te maken van videovergaderingen. 45% zegt te willen investeren in videoconferencing van de hoogste kwaliteit. In zes jaar tijd zal bijna 40% van de beroepsbevolking uit millennials bestaan, een generatie die de digitale werkplek maar wat graag omarmt.
Uit deze onderzoeksresultaten blijkt dat organisaties de noodzaak van digitale transformatie onderkennen. Ze hebben op dit gebied reeds een hoop werk verricht, en videosamenwerking kan hen helpen om het transformatieproces te bespoedigen. Toch aarzelen veel organisaties om de sprong te wagen, simpelweg omdat ze niet weten waar ze zullen landen.
Babystapjes
Maar vroeg of laat springen ze. Vanaf onze geboorte reageren we op de buitenwereld via onze zintuigen. We gaan lezers uiteraard niet aanmoedigen om aan elkaar te gaan snuffelen of een stukje van elkaar te proeven. Maar het staat buiten kijf dat het visuele aspect en het gevoel van fysieke aanwezigheid een sleutelrol blijft vervullen in menselijke interactie en kwalitatief hoogwaardige communicatie.
"We hanteren een holistische zienswijze. We kijken eerst naar interacties tussen mensen en de beste manier om de workflow te ondersteunen. Daarna gaan we pas over de technologie praten."
Anders gezegd: een naadloze vergaderervaring vraagt om een optimale afstemming van de fysieke en digitale werkomgeving. Bij Kinly zijn we van mening dat inzicht in mensen en de tools die zij gebruiken daarbij van essentieel belang is.
Je workflow in kaart brengen
Maar hoe ga je hier nu precies mee van start? Eerst is het zaak om een behoefteanalyse uit te voeren en een strategie te ontwikkelen voor het selecteren van de technologie en bepalen van de manier waarop die het beste kan worden ingezet. Tenzij je een expert in videoconferencing bent, is het van groot belang om je leverancier bij dit proces te betrekken. Maar zoals gezegd is het probleem vaak dat leveranciers louter producten aan de man brengen en het verder voor gezien houden.
"Bij Kinly houdt het niet op bij de technologie. We ondersteunen klanten van begin tot eind."
Kinly kan je helpen met het inrichten van activiteitsgebaseerde werkplekken en het optimaliseren van vergaderkamers in aansluiting op de workflow waarvoor je ondersteuning wilt bieden. Op basis van de geplande werkzaamheden van medewerkers binnen je organisatie laat Kinly je zien welke oplossing daarbij kan helpen.
Hoe het werkt
Het introduceren van videoconferencing op de werkplek heeft veel weg van andere soorten investeringen. Neem bijvoorbeeld personeelswerving. Als je van plan bent om een nieuwe medewerker in te huren, heb je waarschijnlijk vooraf nagedacht over het probleem dat deze nieuwe kracht moet oplossen. Of de lacune die de kandidaat moet dichten. Oftewel: je hebt een idee van de manier waarop de nieuwe collega diens taken zo efficiënt mogelijk kan vervullen en op welke locatie hij of zij moet worden ingezet. Je kiest de kandidaat die daar het beste op aansluit, en gaat vervolgens van start met het inwerk- en trainingsproces.
De introductie van videoconferencing op het werk zou op vergelijkbare wijze moeten plaatsvinden. Eerst moet je in kaart brengen hoe de verschillende werknemers met elkaar communiceren en hoe zij zich tot elkaar verhouden. Vervolgens moet je nagaan welke taken er moeten worden uitgevoerd en welke virtuele of fysieke kamers tot je beschikking staan.
Neem bijvoorbeeld advocaten. Zij werken meestal binnen een vast stramien: vergaderkamers worden afgeschermd van luistervinken. Deze opzettelijke aanpassing van de werkplek zorgt voor veilige communicatie en ruimt daarmee zakelijke pijnpunten uit de weg. Bij videovergaderen is dat niet anders.
Pas nadat je samen met je leverancier deze drie stappen (mensen, taken, ruimtes) hebt afgewerkt zou je naar passende oplossingen en diensten moeten gaan zoeken. Want vanaf dat moment geldt hetzelfde proces als bij het aannemen van een nieuwe werknemer. Alleen met veel minder risico.
Je weet nu wat er moet worden gedaan, hoe dat moet worden gedaan en waar dat kan worden gedaan. En belangrijker nog: je weet wie wat moet doen. Met andere woorden: je hebt vertrouwen in mensen en vertrouwen in technologie.
Het enige dat je nog rest is om je kennis en vertrouwen over te dragen op het personeel door middel van integratie en training.
Binnenkort te verwachten: een inkijkje in onze videoconferencing-ruimtes
Ben je nieuwsgierig naar hoe een speciale ruimte voor videovergaderingen eruitziet? In mijn volgende blog neem ik je met een live camera op ontdekkingstocht langs de videoconferencing-ruimtes in het Kinly Solution Center in Oslo. Daarnaast geef ik je in sneltreinvaart een inkijkje in een aantal van onze solution centers in andere delen van de wereld.
