Mange har spurt oss de siste månedene om de må kvitte seg med videosystemene de har i møterommene for å kunne bruke Microsoft Teams der også. Svaret er nei, det finnes en løsning.
Microsoft Teams har blitt en naturlig del av arbeidsdagen for veldig mange de siste månedene. Den plutselige nedstengingen av landet i mars gjorde at veldig mange virksomheter måtte snu seg rundt og bruke et verktøy de kanskje ikke var kjent med. Etter noen måneder er derimot Teams blitt et velkjent samarbeidsverktøy, og etter sommeren var mange tilbake på kontoret. Spørsmålet som veldig raskt meldte seg da var hvordan Teams-møter kunne brukes i de eksisterende møterommene med Cisco eller andre videomøtesystemer.
En enkel løsning som åpner mange muligheter
At møterom og ulike samhandlingsplattformer ikke snakker sammen er dessverre et kjent problem, men det finnes løsninger, forteller Henrik Johannesen, direktør for skytjenester hos Kinly.
Han forteller om Cloud Video Interoperabilitet (CVI), løsninger som kobler sammen ulike teknologier og plattformer og dermed gir dine ansatte muligheten til å delta i Teams-møter i møterommene. På samme måte som de gjorde på hjemmekontoret og pc-en sin.
De siste månedene har jeg fått flere henvendelser fra kunder som nå er bekymret for at de må kvitte seg med Cisco-utstyret de investerte i for et par år siden. At ansatte ikke kan delta i for eksempel Teams-møter i møterommene kan føre til mye frustrasjon og ikke minst bortkastet tid, sier Johannesen.
Gjør kommunikasjonsløsningen din åpen
I selskapene som har implementert CVI-løsninger, kan de ansatte enkelt invitere både interne og eksterne inn i Teams-møter hvor de kan bruke sine møterom via innloggingsdetaljene som blir delt. De fleste av disse selskapene har lagt til rette for at de ansatte kan delta i Teams-møtene ved kun å trykke på en grønn knapp i styringspanelet i møterommet. Løsningen er altså utrolig enkel i bruk.
Det er den som inviterer til Teams-møtet som må ha tilrettelagt med denne tjenesten for at man skal kunne delta fra møterom med tradisjonelt videokonferanseutstyr. Det er derfor viktig at alle selskaper som benytter Teams til å avholde møter implementerer en CVI-løsning slik at flest mulig skal kunne delta i Teams-møtene, uavhengig av hvilket utstyr som finnes i møterommet. Dette innebærer at mange kan fortsette å bruke det utstyret de allerede har, noe som er bra både for kostnadene og fra et bærekraftperspektiv, sier Johannesen.
Han mener også de som ikke har møterom med videokonferansesystemer kan vurdere en slik løsning.
Det er rett og slett god kunde- og partnerpleie å ha en løsning som gjør det mye enklere for alle å være med i digitale møter. Med CVI fra Pexip eller andre leverandører legger man også til rette for at deltakerne kan velge å delta med den teknologien og fra den enheten de foretrekker. Videokonferanse med kolleger, kunder og andre blir enklere, foregår sømløst og uten forstyrrende teknologiske utfordringer, sier Johannesen.
Hvordan fungerer CVI i praksis?
Om dere tar i bruk denne løsningen kan du invitere til et Teams-møte slik du vanligvis gjør i Outlook eller i Teams-klienten. I invitasjonen er det en link til Teams-møtet som normalt, men i tillegg legges det til en adresse og en konferansekode som gjør det mulig å være med i møtet fra et tradisjonelt videokonferansesystem eller klient. For å delta i Teams-møtet ringer man den oppgitte adressen og slår koden som står oppført i invitasjonen. For de fleste av våre kunder sørger vi for at møtet ligger klart på skjermen i møterommet slik at det bare er å trykke på en grønn knapp for å bli med i Teams-møtet.
I møtet vil alle deltakerne se den vanlige Teams-funksjonaliteten. Arrangøren kan slippe deltakere inn fra lobbyen, det er mulig å dele skjerm osv. De som sitter i et møterom ser et oppsett på skjermene som er optimalisert for videokonferansesystemer, men det er gjenkjennelig og alle kan jobbe slik de har blitt vant til gjennom Teams på sine personlige enheter.
Ønsker du å vite mer om hvordan du kan gjøre det mulig å delta i deres Teams-møter fra videokonferanseløsninger i dine møterom? Ta kontakt her for en uforpliktende prat.
