<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=767816093603099&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Møterom ga effektivitetsløft hos Lyse

Lyse har oppgradert og tilpasset samtlige møterom og tilrettelagt for de ansattes behov på to lokasjoner. Resultatet er økt effektivitet, bedre trivsel og avlastning på fysiske møterom og IT.  

Lyse er et norsk konsern som opererer innenfor områdene energi, infrastruktur og telekommunikasjon. Konsernet startet sin virksomhet 1. januar 1999, men har røtter mer enn 100 år tilbake i tid. Lyse-konsernet har utviklet seg til en betydelig nasjonal aktør innen fornybar energi. Med erfaringen fra bygging og drift av infrastruktur har konsernet etablert seg som den nasjonalt ledende aktøren innen fiberbredbånd. De siste årene har Lyse bygget ut et gassnett i Sør-Rogaland og driver LNG-virksomhet i et nordisk marked.

Møterom_integrert_Lyse.png

Komplette møterom tilpasset de ansatte
Lyse ønsket å oppgradere møterommene sine og samtidig legge til rette for mer effektiv samhandling både internt og mot eksterne. Viju ble tidlig involvert og utarbeidet i første fase en tilstandsrapport der de kartla dagens løsninger og hvilke utfordringer de ansatte hadde med disse. I samtale med Lyses ansatte kunne Viju peke på tre forbedringsområder med dagens møteromsløsninger:

  1. Møterommene var en tids- og effektivitetstyv der de ansatte og Lyse IT bruke uforholdsmessig mye tid på oppkobling til videokonferanse og feilretting.
  2. Konsernet hadde allerede investert i dyrt og avansert utstyr som ikke fungerte optimalt i kombinasjon med annet utstyr og løsninger
  3. Ulike brukergrensesnitt første til at de ansatte fikk «favorittrom», noe som førte til overbookinger og flaskehalser på ulike tidspunkt

Basert på rapporten valgte Lyse å standardisere alle møterommene og legge til rette for en konsistent brukeropplevelse med samme brukergrensesnitt på tvers av ulike rom. Det måtte sikres gode løsninger som var like uavhengig av om møterommet var utstyrt med skjerm eller prosjektor, Cisco eller UC-basert videokonferanse, trådløs deling eller kablede tilkoblinger.

Det var også viktig at teknologien var godt testet for å sikre stabile løsninger for å minimere feilsøking og nedetid på møterommene. Ved å integrere løsningene med skytjenester fra Kinly kunne også brukerne kommunisere på tvers av ulike standarder og protokoll, samt kommunisere med mobile brukere, kunder og partnere uavhengig av hvilken teknologi og utstyr disse sitter på.

Møterom_integrert_Lyse_4.png

«For oss var det viktig at hver etasje hadde møterom med standardiserte løsninger. Da kunne de ansatte vite at dersom et møterom var booket opp ville de finne samme løsninger i etasjen over eller under. Dette sparte ikke bare de ansatte for mye hodebry og frustrasjoner, men også Lyse IT Link slapp å bruke all sin tid på å løpe fra møterom til møterom for å hjelpe til med tekniske problemer», forteller Guttorm S. Hundsnes, Porteføljeansvarlig – Konsern IT i Lyse AS.

Lyse var også en av de første i Norge til å tilby alle sine ansatte egne virtuelle møterom der de kan ringe inn fra hvilken som helst teknologi og enhet, for eksempel via Cisco videokonferanse, telefon, web eller Skype direkte. Ikke bare avlaster dette de fysiske møterommene, men det er også med på å gi de ansatte en mer fleksibel og effektiv arbeidshverdag der de har mulighet til å delta i, og kalle inn til, videokonferanser uavhengig av tid og sted. Til slutt ble Lyse Link avlastet ved at førstelinjesupport ble lagt til Kinly, dette betyr at alle de ansatte kan kontakte Kinly Service & Support Senter direkte for rask og fleksibel hjelp.

Standardiserte løsninger i komplette møterom
Kinly har spesialisert seg på visuell kommunikasjon og samhandling. De er godt kjent med Lyses utfordringer der møterom stjeler effektivitet framfor å legge opp til det. Kinly har derfor brukt mye tid og ressurser på å utvikle gode standardiserte løsninger for komplette møteromleveranser. Lyse ble en viktig bidragsyter i dette arbeidet da de aktivt testet ulike teknologistandarder. Samtidig ga Lyse kontinuerlige tilbakemeldinger på løsninger og brukergrensesnitt i løpet av den to år lange prosjektperioden. Resultatet er i dag synlig i alle møterommene som er levert til Lyse, samt hos flere andre kunder av Kinly.

Auditorium_Lyse_3.png

Velger man Kinlys teknologistandard i møterommet er man sikret standardiserte, stabile og brukervennlige løsninger som også er interoperatible med andre systemer og løsninger, uten å kreve ekstra installasjoner.

«Vi ser en klar endring  i Lyse etter at de nye møterommene ble tatt i bruk. De ansatte er veldig fornøyd  med nye, standardiserte rom og løsninger, som er enkle å bruke og hyggelige å tilbringe tid i. I Lyse Link merker vi at arbeidsdagen er blitt mindre reaktiv ved at vi slipper å fikse løpende tekniske problemer, samtidig som de ansatte i Lyse jobber mer effektivt , det fungerer rett og slett», sier Guttorm S. Hundsnes.

Han understreker imidlertid behovet for opplæring i bruk av de virtuelle møterommene og videokonferanse generelt.

«De virtuelle rommene er veldig enkle å bruke, men for sikre  god samhandling og utnyttelse av løsningen, bør en legge til rette for at alle mottar et minimum av opplæring».

Gode møteopplevelser uansett sted
Har man mulighet er det også fornuftig å legge opp resten av møterommets interiør, møbler og fargevalg til å sikre best mulig møteopplevelser uavhengig av om man deltar via videokonferanse eller om man er tilstede i rommet. I et tverrfaglig samarbeid mellom arkitekt, Lyse og Kinly ble det utarbeidet et forslag der det ble tatt høyde for lys, farge, støy og akustikk. Her hadde hvert element av innredning og stilvalg en funksjon i forhold til å skape gode møteopplevelser.  Dette ble lagt frem for de ansatte som fikk mulighet til å komme med tilbakemeldinger før endelig godkjennelse.

«Det er verdifullt for både kunden og oss når vi får mulighet til å bli involvert i prosjektet på så tidlig stadie som vi ble her med Lyse. Ikke bare blir det da enklere å ta høyde for de ansattes behov ved utvikling av standardiserte og brukervennlige teknologiske løsninger, men vi kunne også legge opp til gode møteopplevelser for alle ved hjelp av interiør og fargevalg», sier Morten Strømsø, kundeansvarlig hos Kinly.

Interiør og møbler i møterommet
-
Alle møterommene fikk teppefliser for å redusere støy og sikre god akustikk

- Malt i behagelig gråtone som ikke virket slitsom eller forstyrrende for deltagerne i møtet

– Frostede glass for å skape luftige, lyse rom der det fortsatt er mulig å jobbe uten innsyn

– Stoler og bord ble valgt i tidsriktig design uten å miste fokus på komfort over tid

– Booking panel i alle rom for å sikre god rom-booking

Lyse er et selskap med store ambisjoner og store ideer for hvordan de kan gjøre folks hverdag enklere, bedre og mer brukervennlig. Det var naturlig at de også ønsket å fokusere på dette for sine egne ansatte. Med sin satsning på moderne og oppdaterte møterom, samt individuelle virtuelle møterom til alle sine ansatte viste de at de også er i forkant og innovative internt i konsernet.

Kundereferanse

Jeaneth Mørum

Om Jeaneth Mørum

Jeaneth Mørum is Marketing Executive Norway at Kinly

Les flere innlegg om Jeaneth Mørum