Har du en planløsning for fremtiden?

Beslutningen er tatt, kontoret skal pusses opp eller bygges, og arkitekt og interiørarkitekt kobles på. Men har du ikke glemt noen?

For de fleste bedrifter er det ikke dagligdags å gjennomføre omfattende renovering, eller flytte inn i nye kontorlokaler. En slik prosess vil alltid kreve mye tid og ressurser. Samtidig er det verdt å vite at prosessen omfatter mange vurderinger og avgjørelser som bør tas på riktig tidspunkt for å unngå kostbare feil og etterbestillinger.

Ved å koble på ekspertrådgivning allerede i planleggingsfasen kan du unngå dyre feil og andrevalgsløsninger som man ser seg nødt til å ta fordi rammene allerede er satt og endringer ikke er mulig.

Jobber mot samme mål

Først og fremst må bedriften kjenne sine egne behov. De fleste har gjort et grunnarbeid med å kartlegge egne behov, og her bør de ansatte inkluderes. Dagens løsninger må vurderes. Hva fungerer? Hva brukes mye? Hva brukes lite? Ved ønske kan Kinly bistå med brukerundersøkelser, gjennomføre observasjoner eller lede workshops.

– Det er bare oppsider ved å koble på eksperter på samhandlingsløsninger og teknologi tidlig i et oppussings- eller nybyggsprosjekt. Vi kan tidlig sette oss inn i deres visjoner og behov, og deretter komme med anbefalinger som illustreres i tegninger og 3D-visualiseringer. Da kan vi se løsningene opp mot resten av kontorlokalet, identifisere utfordringer og gjøre justeringer før beslutningen er tatt og produkter bestilt, sier Tord Solheim, senior løsningsarkitekt i Kinly.

For å samkjøre løsningene best mulig vil Kinly som regel gjennomføre en demonstrasjon av utstyr i egne lokaler. Det vil også bli mulig å besøke en av Kinlys tidligere kunder for å se løsningene i praksis og høre om deres erfaringer.

Planlegg teknologi for fremtiden

Teknologi er blitt en helt avgjørende del av arbeidshverdagen og må stå høyt på prioriteringslisten. Best resultat får du om du tenker på dette både inn i planløsningen, ved inndeling av soner og før kabelføringer er installert. Da slipper du synlige ledninger, uttak og annet sjenerende utstyr.

– Det er viktig at vi får tilgang til tegninger og dokumentasjon som viser hvor rørføringer, ventilasjon og slik struktur skal plasseres. Vi forholder oss til det når vi planlegger løsningene, og unngår ubehagelige overraskelser når montørene kommer, sier Erik Indresøvde, løsningsarkitekt i Kinly.

– Vårt mål er det samme som for arkitekt og interiørarkitekt. Det skal se fint ut, og rommet skal få den funksjonen det er ment å ha. Veldig mange tenker først på teknologi og samhandlingsløsninger helt mot slutten, da kan vegger allerede være oppe og himlinger lukket. Muligheten for å oppnå gode resultater er mye større hvis vi kan jobbe tett med interiørarkitekter, elektro og andre rådgivere tidlig i prosjektet, sier Indresøvde.

– Blant annet er det enklere å henge skjermer, mikrofoner, høyttalere og ledninger skjult om det elektriske er lagt i planene tidlig, og vegger og tak ikke er ferdig monterte.

Kontoret de ansatte velger

Fleksibilitet og skalerbarhet er to av hovedingrediensene i fremtidens kontor. Det er viktig i balansegangen mellom det å friste de ansatte tilbake til kontoret, uten å redusere fleksibiliteten de ansatte ønsker og krever.

En av de viktigste måtene man i dag trekker folk inn på kontoret er gjennom god planløsning og interiør, støttet av en teknologi som gjør hverdagen enklere. Elisabeth Trømborg i interiørfirmaet lark er opptatt av at deres rolle som designere og rådgivere er å utforme et kontorlokale som frister ansatte og kunder inn.

– Vi i Iark har klokketro på at det er i møtet mellom mennesker at ting virkelig skjer. Selvsagt skal du ha muligheten til å jobbe hjemmefra, men aller helst vil vi at folk drar til kontoret. Da må det være en merverdi som trekker deg dit.

Marit Sofia Størseth i Mellomrom Arkitekturfilosofi er enig i at utforming av kontoret og løsningene som finnes der er avgjørende for hvor mange som velger å komme inn.

– Kontoret må være så attraktivt og velfungerende at når du våkner på morgenen så velger du den halvtimes bussturen til kontoret. Der vet du at det er lagt til rette for at du får gjort jobben din, du kan samhandle med andre og du kan bli inspirert.

Optimaliserte kvadratmeter og rom

De aller fleste møter vil ha et videoelement i seg. I hvor stor grad den eller de som er med på video får til å delta i møtene avhenger av hvordan kontoret og videomøterommene er utformet. Det handler om å skape likeverd mellom deltakerne.

– Nå skal alle rom klargjøres for video. Det skal være gode skjermer, løsninger og muligheter for presentasjoner og videomøter i både møterom, åpne soner, auditorium og saler. I tillegg opplever vi at det er ønskelig med flere, men mindre møterom, framfor store møterom med plass til mange, sier Solheim.

Hver enkelt bedrift må tilpasse sine løsninger til egne behov, enten de ønsker åpne landskap med soneinndeling, små cellekontor for stillearbeid og videorom, auditorium, podcast-rom, store eller små møterom.

– Nå er det heller ikke en selvfølge lenger at folk samler seg i et møterom dersom noen logger inn i samme møte digitalt. Vi opplever at flere foretrekker at hver enkelt logger seg på individuelt, og da trengs det rom for det også, sier Solheim.

Har du et mindre kontorlokale er det desto viktigere å optimalisere hver enkelt kvadratmeter og legge til rette for flerbruk, både med tanke på planløsning og hvilken teknologi som skal installeres hvor.

– Verdien du får fra å koble på en rådgiver øker jo tidligere de kan kobles på i prosjektet. Fordi teknologien er, og kommer til å forbli, en så grunnleggende del av kontorhverdagen kan vi tilrettelegge for de brukerscenarioene dere legger opp til ved hjelp av rominndeling og interiør, avslutter Indresøvde fra Kinly.