De werknemers van de Noorse ingenieursvereniging NITO kunnen dankzij het gebruik van stabiele, kwalitatief hoogwaardige oplossingen voor videoconferencing op efficiënte wijze thuiswerken, samenwerken met 20 landelijke afdelingen en communiceren met de in totaal 90.000 leden.
NITO is de grootste beroepsorganisatie van Noorwegen voor ingenieurs en technologen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Oslo. Lasse Lange is daar werkzaam als IT-consultant.
De servers en videoconferencing-ruimtes werden in het verleden beheerd door de interne IT-afdeling. Die houdt zich tegenwoordig echter bezig met heel andere taken. Een daarvan is het waarborgen van een efficiënt en slim gebruik van videoconferencing door het personeel.
NITO had in het verleden geïnvesteerd in vergaderoplossingen op basis van Skype for Business. Zijn medewerkers maakten dagelijks gebruik van deze tools op hun pc. Er was echter sprake van verschillende factoren die videovergaderen te ingewikkeld maakten.
Werknemers kunnen nu gebruik blijven maken van Skype via de intuïtieve videoconferencing-endpoints en -oplossingen van Cisco.
Geen universele aanpak
Het schortte NITO vooral aan stabiele verbindingen. Het gebruik van de oude apparatuur ging met veel frustratie en tijdsverlies gepaard. Zodra videovergaderingen werden gestart ging het mis.
"In de vergaderkamers hadden we hardware onder de tafels opgesteld. De vergadertafel was daardoor bezaaid met kabels, die vaak losraakten. Daarnaast was sprake van software die niet bij de apparatuur paste. Dit leverde een hoop frustratie onder gebruikers op", zegt Lange.
Lange had al goede ervaringen met Kinly en besloot opnieuw met het bedrijf contact op te nemen. Kinly verzorgde daarop demo’s van diverse nieuwe oplossingen in zijn vestiging in het Noorse Fornebu.
NITO gaf aan behoefte te hebben aan regelmatige interactie via videoverbindingen. De adviseurs van Kinly stelden daarom voor om gebruik te maken van oplossingen van Cisco.
"Er bestaat geen universeel toepasbare aanpak als het aankomt op samenwerking en videoconferencing. De truc is om oplossingen te vinden die naadloos op je behoeften aansluiten. En de adviseurs van Kinly kunnen dat als de beste", zegt Lange.
Na het bezoek leende NITO testapparatuur van Cisco. Lange kreeg na zes maanden het bericht dat de oplossingen prima functioneerden en goed aansloten op de behoeften van NITO.
"Omdat we dagelijks gebruikmaken van videocommunicatie hadden we behoefte aan samenwerkingsoplossingen waar we op konden vertrouwen. Losse kabels en een slechte beeld- en geluidskwaliteit behoren nu vergoed tot het verleden. De nieuwe oplossingen maken ons werk er een stuk eenvoudiger op."
Een slim gebruik van bestaande en nieuwe oplossingen
Bij NITO zijn alle Skype Room Systems nu vervangen door videoconferencing-oplossingen van Cisco. De interoperabiliteit tussen Cisco en Skype for Business wordt mogelijk gemaakt door Synergysky. Gebruikers kunnen daardoor nog altijd vergaderingen reserveren in Skype.
Het kantoor van NITO in Oslo maakte in het verleden gebruik van een groot klaslokaal met oplossingen van Cisco. Van hieruit werden ook vergaderingen gestreamd.
"Met Kinly Cloud Rooms kunnen we vergaderingen rechtstreeks streamen naar Facebook en YouTube. En ook naar alle afdelingen. We nemen alles tegelijkertijd op, zodat werknemers vergaderingen na afloop kunnen terugzien."
NITO was dankzij de nieuwe oplossingen in staat om veel van zijn bestaande apparatuur te behouden. Dat gold onder meer voor schermen, panelen en kabeloplossingen voor vergadertafels.
"De oplossingen van Cisco zijn betaalbaarder geworden. Desondanks is het fijn om gebruik te kunnen blijven maken van onze bestaande apparatuur en die met alle benodigde nieuwe apparatuur aan te vullen."
Dankzij de serviceovereenkomst met Kinly heeft NITO directe toegang tot ondersteuning. Op alle aanraakpanelen in de vergaderkamers is een support-knop aanwezig.
"Indien nodig kunnen we met één druk op een knop hulp krijgen en een videoverbinding tot stand brengen met het support-team bij Kinly. Daarbij hoeven we geen moment te wachten. We worden meteen begroet door hulpvaardige, oplossingsgerichte professionals die voor alle problemen een oplossing weten te vinden en alle nodige nazorg bieden."
Netjes en flexibel
In het stijlvolle kantoor van NITO in Vika is er nu in alle vergaderruimtes apparatuur van Cisco te vinden. Al deze ruimtes zien er netjes, modern en uitnodigend uit.
"We zijn blij met de nieuwe structuur en regelmaat. Maar het belangrijkste voordeel zit hem in de fijne gebruikservaring. De stabiele video-oplossingen maken onze werkdag er een stuk eenvoudiger en flexibeler op."
NITO beschikt over 20 vestigingen. Het maakt daarom regelmatig gebruik van videovergaderingen voor communicatie en samenwerking met collega’s. Maar ook met externe betrokkenen. De IT-afdeling heeft bijvoorbeeld regelmatig contact met leveranciers, en vergadert zoveel mogelijk op basis van video. Werknemers van NITO plegen op hun beurt regelmatig overleg met vakbonden.
"Onze juristen moeten soms leden bezoeken die behoefte hebben aan rechtsbijstand. Maar in de meeste gevallen is reizen niet langer nodig. Hoogwaardige video is daarmee uitgegroeid tot een bijzonder waardevol bedrijfsmiddel."
De thuiswerkers van NITO maken ook regelmatig gebruik van video-oplossingen.
"Goede oplossingen voor thuiswerkplekken helpen enorm. Dat geldt zowel voor de werkgever als werknemer. We hebben gemerkt dat het ziekteverzuim daalt als werknemers waar nodig vanuit huis kunnen werken en deel kunnen blijven nemen aan vergaderingen."
Training op maat biedt krachtige meerwaarde
Het Customer Succes-team van Kinly bestaat uit toegewijde adviseurs die klanten helpen om optimaal te profiteren van de technologie waarin zij investeren. In de herfst van 2019 verzorgden zij twee dagen lang trainingssessies op locatie bij NITO in VIKA.
"Ik denk dat we met de training een aantal fouten hebben weten te voorkomen die gebruikers vaak maken na de installatie van nieuwe technologie. Het is ook belangrijk om de oplossingen foolproof te maken, want in ons allemaal schuilt er wel een zekere mate van technische nieuwsgierigheid. De bedoeling is dat iedereen de technologie onder de knie krijgt en die moeiteloos in zijn of haar dagelijkse leven kan gebruiken", aldus Lange.
Lange heeft positieve feedback van gebruikers ontvangen over de training. En hij vindt het geweldig om te zien dat zijn collega’s optimaal weten te profiteren van hun nieuwe samenwerkingsoplossingen. Maar er staat nog één wens op zijn verlanglijstje.
"Ik moet toegeven dat ik niet altijd alle dialecten versta. Het enige wat ik dus nog mis bij Cisco is automatisch gegenereerde ondertiteling tijdens videovergaderingen", concludeert de IT-consultant met een schaterlach.
