Waarom Personal Virtual Meeting Rooms (VMR’s)?

Heeft uw organisatie alles in huis wat nodig is voor betrouwbare en effectieve vergaderingen met telewerkers?

Er zijn diverse cloud-oplossingen voor videoconferencing op de markt beschikbaar. Bij Kinly zijn we van mening dat persoonlijke virtual meeting rooms (of in ons geval Kinly Personal CloudRooms) alle andere oplossingen achter zich laten.

Wat zijn virtual meeting rooms?

De term virtual meeting room (VMR) heeft betrekking op een samenwerkingsomgeving die in de cloud wordt gehost. Daar kunnen meerdere mensen aan dezelfde videovergadering deelnemen. Het enige wat ze daarvoor nodig hebben, is een browser en een webcam. Mensen kunnen toegang tot een VMR krijgen vanaf een breed scala aan apparaten en platforms. En in de meeste gevallen kan een VMR ruimte bieden voor elk gewenst aantal deelnemers.

Een VMR heeft een virtueel adres in de vorm van een URI (Uniform Resource Identifier). Dit unieke adres heeft exact dezelfde indeling als een e-mailadres. Een VMR is een persoonlijke statische IT-bron, net als uw e-mailadres. Dus als uw e-mailadres name@company.com is, zou het adres van uw persoonlijke VRM name@meet.company.com kunnen zijn. Binnen Kinly ziet het er zo uit: name@meet.kinly.com.

Virtual meeting rooms bieden tal van voordelen, zoals krachtige cloud-beveiliging en interoperabiliteit (de mogelijkheid om toegang te krijgen vanaf diverse apparaten en platforms). En over het algemeen bieden ze kwalitatief hoogwaardig beeld en geluid.

De meeste aanbieders van virtual meeting rooms bieden de organisator van de vergadering en deelnemers toegang tot diverse tools die bijdragen aan een ervaring die met een fysieke vergadering kan wedijveren. Gebruikers kunnen schermen delen, chatten, opnames maken, een whiteboard-functie gebruiken en documenten delen.

Binnen veel organisaties hebben medewerkers slechts toegang tot gedeelde virtual meeting rooms. Dat betekent dat diverse collega's één virtuele ruimte moeten delen. De kans bestaat dus dat de ruimte druk bezet is wanneer u een videovergadering wilt houden. Dit lijkt sterk op de veel voorkomende problemen met het reserveren van fysieke vergaderruimtes. Want als er slechts een beperkt aantal ruimtes beschikbaar is, zullen die zeer in trek zijn, zodat het lastig wordt om die te reserveren.

De voordelen van een Personal CloudRoom

“Een van de grootste voordelen van een Kinly Personal CloudRoom is dat die altijd voor gebruikers beschikbaar is”, zegt Thomas Edberg, de senior vice president van de Kinly Meet-divisie.

Bij een gedeelde VMR moet u eerst vaststellen of de ruimte vrij is. Vervolgens moet u die ruimte reserveren. En voordat u uitnodigingen naar alle deelnemers kunt sturen, moet u eerst alle adressen ophalen. Dit resulteert al snel in een complex en rommelig proces.

“Maar met een Personal CloudRoom is dit een fluitje van een cent. Iedereen kan deelnemers uitnodigen en vergaderen zonder dat iemand de ruimte bezet houdt. Degene die voor de ruimte verantwoordelijk is kan de vergadering indien nodig beheren. Zo is het mogelijk om het achtergrondgeluid te dempen en kunnen zowel het beeld als het geluid van de vergadering worden opgenomen”, zegt Edberg.

Misschien nog wel belangrijker is het feit dat het makkelijk is voor mensen om toegang tot de vergadering te krijgen en eraan deel te nemen. Omdat een personal room altijd hetzelfde adres heeft, hoef je vanaf een videosysteem in een vergaderruimte of een persoonlijk video-endpoint alleen maar je eigen gebruikersnnaam in te typen. Vervolgens kun je met één klik deelnemen. Er zijn nog diverse andere manieren om deel te nemen, en die zijn al even simpel.

Dit is ook een van de meest betrouwbare manieren om ervoor te zorgen dat vergaderingen daadwerkelijk plaatsvinden en dat alle beoogde deelnemers aanwezig zijn.

“Als je op het werk een fysieke ruimte reserveert, is het mogelijk dat iemand geen tijd heeft om naar kantoor te komen, dat een andere deelnemer te laat is en dat een derde deelnemer die dag vanuit huis werkt. Bij virtuele vergaderingen is er altijd een veel grotere kans dat iedereen tijd heeft om deel te nemen. Een virtual meeting room biedt je de mogelijkheid om toegang te krijgen vanaf elke locatie. Dat zorgt niet alleen voor tijdsbesparing, maar is ook nog eens goed voor het milieu! Beter nog: met de toestemming van alle deelnemers zou degene die de vergadering organiseert de sessie zelfs kunnen opslaan voor mensen die niet van de partij konden zijn”.

Verschillende werkstijlen vragen om verschillende oplossingen

“Een van de belangrijkste dingen die onze adviseurs doen is nagaan op welke manieren de klant precies werkt. Bij Kinly zijn we ons er terdege van bewust dat een universele aanpak geen uitkomst biedt”, zegt Edberg.

Zo lenen persoonlijke virtual meeting rooms zich uitstekend voor juridische professionals. Vanwege de gevoelige informatie en complexe dossiers kan het voor advocaten nodig zijn om de ruimte te vergrendelen en de andere deelnemers een aantal minuten 'de gang op sturen', zodat ze een gesprek onder vier ogen met hun cliënt kunnen voeren.

Personal CloudRooms zijn ook geknipt voor telewerkers. Veel mensen die vanuit huis werken hebben het gevoel dat ze buitengesloten zijn. Maar met persoonlijke video meeting rooms kunnen collega’s elk moment 'aanbellen'.

“Het uitvoeren van een behoefteanalyse is van cruciaal belang om inzicht te verwerven in de werkmethoden, strategieën en doelstellingen van een organisatie. Dit is nodig om de juiste technologie aan te kunnen bieden en de mogelijkheden aan te reiken die men werkelijk nodig heeft”, zegt Edberg.

Het succes van de investering is in sterke mate afhankelijk van de gebruikers.

“Als werknemers de technologie niet willen gebruiken, zal onze klant ook geen succes boeken. We moeten dus niet alleen een keur aan oplossingen en ruimte voor verschillende werkpraktijken bieden, maar ook ongecompliceerde, intuïtieve technologie, aangevuld met gedegen training.”

Bij Kinly gaan we aan kop in de markt met drie brancheleidende VMR-oplossingen waarmee onze teams positieve ervaringen hebben. Dit zijn Cisco Webex Personal Room, Pexip Virtual Meeting Room, en onze eigen Kinly CloudRoom.

Wellesley Petroleum maakt gebruik van Kinly Cloud. Lees hier hun verhaal >

Ervoor zorgen dat mensen altijd kunnen vergaderen

Een telefonische conference call is nogal beperkt. Het is veel waardevoller als mensen elkaar kunnen zien. Want volgens Edberg kun je op die manier ook op hun non-verbale communicatie letten. Hij is van mening dat videoconferencing daarmee sneller bijdraagt aan wederzijds vertrouwen en hechte banden.

“Bij videovergaderingen krijgen we lichaamstaal te zien, zoals bevestigende hoofdknikjes, glimlachjes en sceptische rimpels op het voorhoofd. Dit helpt ons verder op weg met het gesprek. Als je met iemand vergadert die je niet eerder hebt gezien, zal je zijn of haar gezicht ook meteen herkennen als je elkaar in levenden lijve ontmoet.”

Edberg zegt dat het allemaal draait om effectieve communicatie en interactie.

“Het belangrijkste streven van Kinly is om ervoor te zorgen dat mensen kunnen vergaderen, waar ze zich ook maar bevinden en welk apparaat ze ook maar gebruiken. De primaire doelstelling is om te zorgen voor interactie die met een fysieke vergaderervaring kan wedijveren. We raden organisaties daarom aan om alle medewerkers een eigen virtuele meeting room te geven”, aldus Edberg.

Wilt u met ons Kinly Meet-team praten? Laat ons uw vraag weten. We zullen zo spoedig mogelijk contact met u opnemen voor een nadere uitleg. En misschien verzenden we wel een link, zodat u met ons kunt vergaderen in onze eigen Personal CloudRoom 😊