Kontorplass 3.0

Kjernen av Kinlys virksomhet er gode prosesser og riktig teknologi for produktivitet av alle slag. Brukervennlige løsninger og god styring blir stadig viktigere, nå som vi skaper kontorplass 3.0

Simon Watson, Head of workspace & Collaboration Kinly, Patrick Edwards, CEO Neowit. 

Det er en ny arbeidshverdag som gjelder for mange av oss. Veien tilbake fra hjemmekontoret har ikke gått uten humper i veien for alle, og noen virksomheter har også endret måten man jobber på – og da først og fremst hvor man jobber fra. Det var nok de som var skeptisk til at ansatte skulle jobbe hjemmefra i så stor grad, men de bange anelsene ser ut til å være grunnløse. I stedet viser undersøkelser at vi faktisk er vel så effektive og produktive når vi jobber hybrid, og mange ansatte ønsker å fortsette med denne måten å jobbe på.

Når de ansatte ikke nødvendigvis drar til kontoret for å jobbe hver dag, er det viktig med god oversikt og tilpassing, slik at man ikke sitter med et halvtomt kontorlandskap deler av uken. Like ille er det om man nedskalerer antall kvadratmeter, og plutselig opplever at man ikke har nok arbeidsplasser eller møterom når man trenger det. For hva skjer om du skalerer ned antall kvadratmeter, men plutselig bestemmer alle ansatte seg for å dukke opp på en onsdag? Heldigvis finnes det teknologi som kan hjelpe oss med denne balansegangen.

Hensynet til de ansatte og den generelle produktiviteten er ikke den eneste grunnen til at mange virksomheter har behov for å ha god oversikt. Idag rapporterer alle store selskaper og offentlige virksomheter på bærekraft eller ESG (Environmental Social Governance). Teknologien og dataen som finnes kan det gjøre det enklere å gjøre bærekraftige besluttninger, men det å samle dataene er ikke alltid like enkelt. Heldigvis har det skjedd, og fortsetter å skje, store fremskritt innen denne teknologien og - ikke minst - hvordan man bruker den. 

Teknologien involverer utnyttelse av sensordata fra eksisterende videokonferanse utstyr og andre sensorer; sensorer for varme og luftkvalitet, bevegelsessensor, dybdelasere teller mennesker eller under bord eller i dørkarmer samler inn data om bruken av arealet og annen viktig informasjon. Dette kan høres komplisert ut, men slik er det ikke for brukerne – dersom man har et velfungerende system. Ett eksempel er det norske selskapet Neowit, som samler data fra alle teknologier på et kontor eller bygg. Dataene samles i en plattform som gjør kontoret ditt om til en digital tvilling. Plattformen gjør at IT-sjef, HR, eller driftssjef kan få full oversikt. Men, samtidig får de ansatte fra både mobil og PC mulighet til å se et digitalt bilde av kontoret sitt slik at de kan se hvor det er ledige sitteplasser eller møterom men samtidig booke dette på en meget enkel og brukervennlig måte. Administratorene får da mulighet til å lage sine egne dashboards om for eksempel arealutnyttelse, bruk av møterom, sitteplasser eller annen nødvendig data.

Dette er spesielt viktig nå som mange bedrifter tilpasser seg den nye hybride hverdagen. Kinlys tjenester er skapt for å skalere i takt med dine behov for å utvide og oppgradere. Her spiller smarte løsninger som den Neowit leverer en viktig rolle, ved å sørge for at du til enhver tid har oversikt over bruken av møterom og arbeidsområder. Dermed vet du hvor og når presset er størst, og kan gjøre nødvendige grep. 

For bedriftene kan slike systemer hjelpe med en mer effektiv bruk av lokalene. Si at man for eksempel har et møterom med ti sitteplasser, men som stort sett bookes av to eller tre personer. Da ser man at møterommet bør deles opp. Du kan også se hvilke sitteplasser som er mest og minst populære, og gjøre forbedringer med lys, lyddemping, skjerming og lignende, der det trengs.

Nøkkelen er innhenting av data som bruken av arealet, slik at man vet hva som trengs, og hvor. Dette kan gi innsparinger både i lommeboka og i klimaregnskapet, to områder som er mildt sagt aktuelle nå for tiden – i tillegg til å bidra til en bedre arbeidsdag for de ansatte. 

Bent Reno Hansen og Petter Ingdahl, seniorrådgivere på arbeidsplass-teknologi i Kinly, ser en økende forespørsel i markedet. De tror det er flere grunner til det, utover det rent økonomiske aspektet. 

– Mange av våre kunder har stort fokus på hybride og fleksible arbeidsplasser. Ikke bare fordi de ønsker å effektivisere og spare areal, men også fordi de ønsker å være en fremtidsrettet og attraktiv arbeidsplass som tiltrekker de seg de beste menneskene, forklarer Bent Reno Hansen. 

Bent Reno Hansen, Vibeke Jorsett, Petter Ingdahl at Kinly Norway.