Blant en rekke løsninger for videomøter i skyen, skiller personlige virtuelle møterom seg ut. Har ditt kontor det som trengs for å sikre gode, effektive møter?
Hva er virtuelle møterom?
Den engelske termen virtual meeting room (VMR), er et virtuelt rom som gjerne er tilknyttet en skytjeneste. I et virtuelt rom kan mange deltakere bli med i samme videomøte – også eksterne kan delta ved hjelp av nettleser og et webkamera. Deltakerne kan bli med i et VMR fra en rekke ulike enheter, og med forskjellige metoder.
Virtuelle møterom har mye smart funksjonalitet, som gode muligheter for interoperabilitet og generelt høy kvalitet på lyd og bilde. Med et ubegrenset antall deltakere, vil rommet aldri bli for lite. Dagens skybaserte løsninger innebærer også svært høy grad av sikkerhet.
Ved å bruke virtuelle møterom, kan eksisterende teknologi være nok. Ulike enheter som ellers ikke fungerer sammen, kan nemlig «møtes» på samme virtuelle sted. I stedet for å erstatte teknologi, kan løsningene som allerede er på plass brukes mer, og få ytterligere merverdi.
Fordeler ved personlige rom- og brukere
Mange arbeidsplasser har tilgang til felles virtuelle møterom, hvor flere kollegaer deler på en og samme bruker. Det betyr at rommet kan være opptatt når du trenger å arrangere et videomøte.
"En av de største fordelene med personlige rom- og brukere, er at du alltid har denne spesifikke ressursen tilgjengelig", sier Thomas Edberg, SVP Kinly Meet.
Med et delt rom må man først finne ut om rommet er ledig. Deretter skal rommet bookes, og for å sende invitasjoner må alle adressene hentes frem. Det kan fort bli kronglete.
"Med et personlig rom er det derimot så enkelt det kan bli, både å invitere og å ha møter. Den som eier rommet kan styre møtet etter ønske. For eksempel kan deltakere med bakgrunnsstøy settes på lydløs, og møtet kan tas opp med både lyd og video", forklarer Edberg.
Ikke minst er det enkelt å delta, ettersom et personlig rom alltid har samme adresse. Legger du inn alle adresser du vanligvis bruker på endepunktet ditt, trenger du bare skrive navnet på personen, og delta ved hjelp av ett klikk.
Dette er også blant de sikreste måtene å sørge for at møtet faktisk blir gjennomført på, med de ønskede personene tilstede.
"Booker du et fysisk rom på arbeidsplassen, kan det hende at én deltaker ikke har tid til å reise, at en annen ikke rekker frem og at en tredje jobber hjemmefra denne dagen. Med virtuelle møter er det mye større sjanse for at alle blir med. Dessuten sparer vi miljøet"!
Det er mange fordeler ved å bytte ut jobbreiser med videokonferanser. Her kan du lese Morten Nilsens oppfordring til politikere og næringsliv.
Ulike arbeidsmetoder krever ulike løsninger
"Noe av det viktigste våre rådgivere gjør, er å identifisere hvordan kunden jobber. I Kinly er vi veldig bevisste på at one size fits all ikke gjelder", sier Edberg.
Personlige virtuelle møterom kan for eksempel passe svært godt i advokatbransjen, forteller han. På grunn av sensitive opplysninger og intrikate saker, er advokater blant dem som kan ha behov for å låse rommet og plassere deltakere «på gangen» i noen minutter, for å kunne ha private samtaler med klienter.
Personlige rom passer også godt der hvor ansatte får ha hjemmekontor. Mange opplever å ikke være en del av fellesskapet når de sitter hjemme, men med personlige møterom kan kollegaer «banke på døren» når som helst.
"Å gjøre behovsanalyser for å forstå kundens arbeidsmetoder, strategier og mål, er vesentlig for å kunne tilby riktig teknologi og det kunden faktisk trenger", sier Edberg.
Suksessen står ikke minst og faller på brukeren.
"Om brukeren ikke ønsker å ta teknologien i bruk, oppnår kunden heller ikke suksess. Blant en rekke ulike løsninger og fremgangsmåter, må vi derfor sørge for ukomplisert og intuitiv teknologi i kombinasjon med god opplæring".
Hos Kinly tilbys tre VMR-løsninger som rådgiverne har svært god erfaring med. Disse er Cisco Webex Personal Room, Pexip Virtual Meeting Room, og Kinlys eget Kinly Cloudroom.
Wellesley Petroleum bruker Kinly Cloud. Les deres historie her.
.jpg?width=5979&name=DSC_3820%20(2).jpg)
Å sørge for at mennesker kan møtes
I motsetning til en telefonsamtale, gir det så mye verdi å kunne se hverandre, sier Edberg. Han mener videomøter bidrar til å bygge tillit og raskere oppnå gode relasjoner.
"Med video er vi mer fokusert på samtalen, og vi oppfatter kroppsspråk som bekreftende nikk og smil eller skeptiske rynker i pannen. Dette hjelper oss videre i samtalen. Er møtet med en person du ikke har møtt før, vil du også kjenne igjen ansiktet når dere møtes fysisk".
Edberg sier at alt dreier seg om å kommunisere og samhandle – og å gjøre dette effektivt.
"I Kinly er vårt fremste mål å sørge for at mennesker kan møtes, uansett hvor de er eller hvilken enhet de bruker. Målet er samhandling på effektive og gode måter. Av den enkle grunn er vår anbefaling at alle i virksomheten får sitt eget virtuelle møterom", avslutter Edberg.
