Å vente med å tenke på teknologi og samhandlingsløsninger på kontoret til vegger og tak er installert kan bety økte kostnader, mindre brukervennlig og en lavere estetisk kvalitet.
Er det én trend som ikke ser ut til å endre seg med det første er det at arbeidsformer og prosesser er i kontinuerlig endring. Det betyr ikke bare at bedriften trenger en teknologi som understøtter arbeidsprosessene i dag – men den må også støtte de kravene som dukker opp i morgen.
Tord Solheim er løsningsarkitekt i Kinly, og er en av de som tegner opp og designer skreddersydde løsninger ved renovering eller nybygg av kontorlokaler. Bak løsningene ligger det innsikt, erfaring med beste praksis, kunnskap om teknologiske utviklinger og muligheter.
– Vi påtar oss gjerne prosjektlederansvaret og sørger for smidige og effektive prosesser. Vi sikrer at informasjon ikke går tapt når det skal kommuniseres mellom mange ledd og aktører, sier han.
Flere muligheter og skalerbart
Bent Reno Hansen, senior samhandlingsrådgiver vet godt hvilke fallgruver det er lett å snuble i dersom en bedrift ikke husker på å tenke teknologi og samhandlingsløsninger helt fra start.
– Mange prøver å finne ut av hvilken teknologi de trenger selv, men den innsikten og erfaringen vi har gjør oss i stand til å se mulighetsspekteret på en helt annen måte. Det er kortsiktig planlegging å diskvalifisere en teknologi som vi ellers kunne fått på plass -eller skalert til - hvis vi kom inn i nybyggprosjekter fra start. Derfor vil vi gjerne påkobles så snart kunden ønsker å visualisere behovene sine, sier Hansen.
Det er ikke uvanlig å måtte finjustere løsninger eller gjøre endringer etter de er blitt tatt i bruk. Muligheten for dette må tas i betraktning allerede i planleggingsfasen. Det samme gjelder skalerbarheten som gjør at løsningene kan øke kapasiteten eller få flere funksjoner etter hvert som bedriften utvikler seg.
Arild Bakken er serviceingeniør i Kinly og er en av de som sendes ut for å feilrette eller gjennomføre preventivt vedlikehold hos Kinlys kunder.
– Det er ikke alltid vi treffer blink første gang. Noen ganger må vi justere når de ansatte begynner å bruke det, eller når behov endrer seg over tid. Det er enklest når man da starter med et system som kan skaleres for å dekke fremtidige behov, sier han.
– Dersom kunden ikke har tenkt på teknologi og samhandlingsløsninger tidlig nok i renoverings- eller nybyggsprosjektet kan de ha investert i en løsning som ikke er godt nok tilpasset deres behov, og heller ikke fleksibel nok til å kunne endres. I verste fall kan kunden se seg nødt til å sette i gang dyre oppgraderingsprosjekter relativt kort tid etter at lokalene stod klare, bekrefter løsningsarkitekt Solheim.
|
I Urtekvartalet har Sweco og Kinly beregnet at noe av teknologien må innføres etter omfattende brukertesting. – Her rigger vi til 80 prosent av løsningene, og så brukertester vi for de resterende 20 prosentene når folk faktisk begynner å bruke dem, forteller Vivi-Ann Conradi i Sweco. |
Kompleksitet
Kinly har ikke et mål om å selge utstyr og funksjoner kundene ikke har behov for. Målet er å sørge for at de får de riktige løsningene. I tillegg skal det være brukervennlige verktøy som oppleves som nyttige i hverdagen. De løsningene som ikke brukes, er de mest kostbare.
Ketil Vindenes, Senior Director Customer Success, er svært opptatt av dette når han bistår med opplæring og adopsjon hos kundene.
– Løsningene bør ha kompleksitetsnivå som møter de ansattes kompetansenivå. For vanlige ansatte som skal bruke møterom til videomøter er det i 80 til 90 prosent av tilfellene nok med standardfunksjoner. Det er sant at vi kan få til det meste, men de færreste trenger å bruke alt. Det skal være enklest mulig å bruke for flest mulig. Vår jobb er ikke bare å si “det kan vi få til,” og “det kan vi gjøre.” Vi må også si “husk på det eller det,” sier han.
Tenk langsiktig!
Vindenes jobber tett med kundene og har merket seg forskjeller mellom nye og eksisterende kunder hos Kinly:
– Vi ser ofte at våre nye kunder er mer fokuserte på pris, utstyr og installasjonstid, mens våre eksisterende kunder kjenner oss som en trygg rådgiver som vil dem det beste. Det er ikke billig utstyr eller de laveste prisene vi konkurrerer på. Det er kompetansen og bredden vår, og at vi alltid jobber hardt for å gi kundene det beste resultatet, hele veien fra planlegging til oppfølging. Det er en investering som bør prioriteres fra begynnelsen av prosjektet, sier han.
Planlegger du for fremtiden?
Løsninger og teknologi endrer seg daglig og dersom man tar en snarvei i planleggingsprosessen i dag, kan det føre til økte kostnader i fremtiden. Å legge grunnmuren for fleksibel bruk av rom, mulighet til å skalere løsningene opp eller ned, i tillegg til muligheten for å hente inn brukerinnsikt er smart. Da unngår du å begrense egne muligheter, eller å måtte sette i gang med større renoveringsprosjekter kort tid etter det forrige.
De mest bærekraftige bedriftene planlegger for fremtiden i dag, og den største sjansen for suksess får du med riktig kompetanse på laget.
Unngå disse fellene ved å koble på eksperter på teknologi og samhandling tidlig:
- Å diskvalifisere teknologi som finnes, eller kommer på markedet
- Løsninger som er vanskelig, dyre eller umulige å justere, endre og skalere
- Teknologi som ikke gir fleksibiliteten til flerbruksrom
- Utstyr og funksjoner dere strengt tatt ikke trenger – eller i rom dere ikke trenger det i
- Produkter med kort levetid og høyt energiforbruk
- Mangel på helhet med resten av rommet: arkitekturen, rør, føringsveier, ventilasjon og interiør
