Werk bestaat uit drie componenten: een psychologische, een fysieke en een virtuele. In het vorige blog gingen we in op de psychologische component. In dit blog richten we de focus op het belang van de fysieke component van werk, met andere woorden: de noodzaak van een fysieke locatie om werk gedaan te krijgen. Dit kan gaan om alles van een kantoorkamer tot een thuiswerkplek of de koffiezaak om de hoek.
Werk als activiteit
Telewerken en thuiswerken zijn inmiddels volledig geaccepteerd. Medewerkers hebben gemerkt dat ze niet meer per se dagelijks naar kantoor hoeven af te reizen om te kunnen werken. De taken die ze moeten uitvoeren bepalen of ze naar kantoor afreizen of thuis blijven. De term ‘werk’ moet namelijk niet worden verward met de term ‘kantoor’. Werk is namelijk geen plek, maar een activiteit.
De thuiswerkplek is van een secundaire werklocatie uitgegroeid tot een primaire werklocatie. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat 41% van alle werknemers (voor een gedeelte) vanuit huis wil blijven werken. Want waarom zou je naar kantoor gaan als de thuiswerkplek (of welke locatie dan ook) minstens zo goed past bij de werkzaamheden die je moet verrichten? Zeker als thuiswerken bijdraagt aan een betere balans tussen werk en privé.
Een hybride werkomgeving faciliteren
De thuiswerkplek is uitgegroeid tot een primaire werklocatie, en de manier waarop er naar telewerken wordt gekeken is veranderd. Dit is van invloed op de manier waarop organisaties hun werknemers moeten ondersteunen. Ze moeten ervoor zorgen dat werknemers comfortabel kunnen thuiswerken en hen te voorzien van de juiste apparatuur, zoals zit-stabureaus en ergonomische bureaustoelen, toetsenborden, muizen, monitors en headsets. Omdat werknemers de flexibiliteit moeten hebben om te werken waar ze maar willen, moeten organisaties ook een comfortabele kantooromgeving inrichten. Het kantoor behoudt zijn functie als sociale ontmoetingsplaats en voor activiteiten zoals brainstorm- of kennissessies de voorkeur genieten.
Communiceren en samenwerken op afstand
Het principe van activiteit-gerelateerd werken helpt organisaties om hun beschikbare kantoorruimte optimaal te laten aansluiten bij de werkzaamheden die medewerkers willen uitvoeren. Denk aan meer creatieve ruimtes voor activiteiten zoals brainstormsessies. Maar belangrijk is ook dat het de meeste ruimten worden ingericht met technologie die samenwerken en communiceren op afstand mogelijk maakt. De virtuele en de fysieke werkplek moeten samenkomen. Want de kans dat een team medewerkers in zijn geheel aanwezig is op kantoor is, wordt nu we het thuiswerken hebben omarmd zo goed als nihil.
In de toekomst zullen kantoren nog slimmer worden dankzij de komst van Internet of Things (IoT)-apparatuur. Processen zoals het reserveren van vergaderruimtes of werkplekken, het vinden van de juiste route, het schoonmaken van werkomgevingen en het regelen van het licht en de luchtkwaliteit zullen worden geautomatiseerd. Technologie zal meer dan ooit worden ingezet om een hybride omgeving te creëren waarin fysieke werkplekken naadloos zijn geïntegreerd met virtuele werkomgevingen, zodat kantoormedewerkers probleemloos met telewerkers kunnen communiceren en samenwerken.
Door niet alleen naar de fysieke, maar ook de psychologische en virtuele component van het werk te kijken kunnen organisaties hun personeel een optimale werkomgeving bieden die aansluit op de moderne manier van werken.