Werk bestaat uit drie componenten: een psychologische, een fysieke en een virtuele component. In ons eerste blog gingen we in op de psychologische component, en in de tweede blog kwam de fysieke component aan bod. In dit derde en laatste blog richten we onze focus op het belang van de virtuele component. Die heeft betrekking op de tools die mensen nodig hebben om hun werk te doen en samen te werken, al dan niet op afstand. Dat kan onder meer gaan om online samenwerkingsplatforms, oplossingen voor het uitwisselen van documenten, tools voor videoconferencing en chatfunctionaliteit of zelfs het online streamen van een event.
Telewerken is de nieuwe norm
Veel werknemers ondervinden dat thuiswerken de nodige voordelen biedt. Telewerken is daarmee een blijvertje, zo blijkt uit onderzoek van Gartner: 41% van alle werknemers wil altijd (voor een gedeelte) vanuit huis blijven werken. De thuiswerkplek is uitgegroeid van een secundaire naar een primaire werklocatie. Omdat thuiswerken een onomkeerbare ontwikkeling is, moeten organisaties serieus aandacht besteden aan de virtuele component van werk. Dit is nodig om te waarborgen dat medewerkers met elkaar kunnen communiceren en samenwerken vanaf elke locatie waar zij maar willen werken.
De virtuele omgeving professionaliseren en integreren
We vinden telewerken inmiddels heel normaal. Maar gebruiken uw medewerkers ook de juiste tools om met elkaar te communiceren en productief te blijven? Alleen al de kwaliteit audio kan een wereld van verschil betekenen voor de productiviteit van uw medewerkers. Als uw organisatie hier onvoldoende controle op houdt, dan ligt het gevaar op de loer dat medewerkers zelfstandig allerhande applicaties gaan installeren. Dit fenomeen heet schaduw-IT. Een IT-omgeving met een lappendeken van tools is voor de meeste IT-afdelingen bijzonder lastig te beheren. Bovendien kan de beveiliging van deze in een oogwenk installeerbare oplossingen niet worden gewaarborgd. Dit kan resulteren in datalekken en andere beveiligingsincidenten. IT-afdelingen kunnen een einde maken aan schaduw-IT door werknemers te voorzien van de juiste tools voor (video)communicatie en samenwerking.
Medewerkers zullen het kantoor altijd blijven opzoeken vanwege zijn functie als sociale ontmoetingsplaats. Maar omdat ze het thuiswerken hebben omarmd, zoeken ze naar de juiste belans. Eén ding is zeker: vergaderingen waarbij (een gedeelte van) de deelnemers zich niet in één en dezelfde ruimte bevindt zullen eerder regel dan uitzondering worden. Dat betekent dat organisaties een hybride omgeving moeten inrichten die de fysieke en virtuele component van werk verenigt. Vergaderruimtes moeten meer dan ooit worden toegerust met technologie die ondersteuning biedt voor interactie en samenwerking tussen kantoormedewerkers en telewerkers.
Slimmere oplossingen die bijdragen aan effectievere samenwerking
Idealiter zijn alle tools die werknemers gebruiken naadloos geïntegreerd binnen één omgeving. Organisaties zouden moeten overwegen om te standaardiseren op één geïntegreerde samenwerkingsoplossing en een samenwerkingsstrategie ontwikkelen waarbinnen de eindgebruiker centraal staat. Het monitoren van alle technologie die medewerkers gebruiken vormt de sleutel tot het meten van hun efficiëntie en productiviteit.
Technologie zal slimmer worden en effectievere ondersteuning bieden voor de nieuwe manier van werken. De vierde generatie van unified collaboration (UC)-oplossingen zal gebruikmaken van artificial intelligence om werknemers snel en eenvoudig toegang te bieden tot relevante content en uitgebreide informatie over de andere deelnemers en het gespreksonderwerp. Spraakgestuurde technologie zal het mogelijk maken om automatisch notulen van vergaderingen te laten genereren of vergaderingen simultaan te laten vertalen. De beschikbaarheid van één geïntegreerd platform zal telewerkers in staat stellen om nog eenvoudiger te communiceren en samen te werken.
Door niet alleen te kijken naar de virtuele component, maar ook naar de psychologische en fysieke component, kunnen organisaties hun personeel een optimale werkomgeving bieden die naadloos aansluit op de nieuwe manier van werken
