Hoe u uw personeel warm kunt laten lopen voor videoconferencing

Videoconferencing is voor veel bedrijven nog altijd een relatief nieuwe zakelijke oplossing. Mits op juiste wijze ingezet kan deze technologie diverse voordelen naar de werkplek brengen. In de praktijk blijkt echter dat het gebruik hiervan per organisatie sterk verschilt. Want ondanks al hun goede bedoelingen hebben sommige bedrijven er moeite mee om de voordelen van videosamenwerking optimaal te benutten.

Met deze gedachte in het achterhoofd publiceerde Quocirca, een bureau voor zakelijk en IT-advies, een rapport dat mogelijkheden aanreikt om meer waarde uit videoconferencing te halen door het bevorderen van de gebruikersacceptatie. Het rapport beschrijft allerhande tactieken die bijdragen aan een regelmatig en bedrijfsbreed gebruik. En dat levert voordelen op voor zowel de organisatie als de werknemers die deze technologie gebruiken.

Begin bij de voordelen

Een van de belangrijkste dingen die u kunt doen om een positieve houding ten opzichte van videoconferencing te bevorderen, is benadrukken hoe uw medewerkers daarvan kunnen profiteren. Uw personeel bewust maken van de belangrijkste voordelen is de eerste stap naar de integratie van videoconferencing met de dagelijkse praktijk. Of het nu gaat om het terugdringen van de reistijd en -kosten, het stimuleren van teamwork of het verbeteren van de besluitvorming, deze technologie kan het leven van uw werknemers er een stuk eenvoudiger op maken.

Betrek het personeel in een vroeg stadium

Na de implementatie van de videoconferencing-oplossing van uw keuze is het een goed idee om een aantal belangrijke mensen die deze technologie actief zullen gebruiken direct bij het proces te betrekken. Of u nu kiest voor officiële trainingssessies of een informele introductie, het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat uw collega’s zich op hun gemak voelen bij de nieuwe technologie. U zult daarbij rekening moeten houden met hun beschikbaarheid en werkdruk. Plan alles dus goed van tevoren, zodat zij tijd kunnen vrijmaken voor de cruciale eerste kennismaking met de technologie.

Stel uw collega’s op hun gemak

Ondanks de groeiende populariteit van Skype en FaceTime in het dagelijkse leven is het mogelijk dat sommige medewerkers zich ongemakkelijk voelen bij het gebruik van videoconferencing op de werkplek. De eerste indruk is daarom van doorslaggevend belang voor een breedschalig gebruik binnen de organisatie. Werknemers moeten daarom het gevoel hebben dat het hen is toegestaan om de technologie te gebruiken. Ze hebben niet per definitie extra stimulansen nodig om gebruik te maken van videoconferencing. Wat ze evenmin nodig hebben, zijn sancties voor het afreizen naar vergaderingen in plaats van gebruik te maken van deze technologie. Moedig zoveel mogelijk het informele en regelmatige gebruik van videovergaderingen aan om werknemers vertrouwd te maken met de technologie. Dagelijkse communicatiesessies met collega’s op externe locaties tijdens koffiepauzes kunnen bijdragen aan een positieve ervaring, zodat elkaar bijpraten via een videoverbinding tot de norm uitgroeit.

Wellicht denkt u dat al het harde werk schuilt in het evalueren van de apparatuur of diensten voor videoconferencing en het verkrijgen van goedkeuring voor de aanschaf daarvan, maar dat is in werkelijkheid slechts het halve werk. Gebruikersacceptatie vraagt om een gecoördineerde aanpak. Het is van cruciaal belang om deze eerste stappen op weg naar een bedrijfsbrede inzet van videoconferencing met succes uit te voeren. Uw werknemers zullen daarmee snel oog krijgen voor de werkelijke waarde die deze technologie vertegenwoordigt.