<iframe src="https://www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-PWSWKNM" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden">

Etiquette voor videovergaderingen

Onze dagelijkse communicatie bestaat voor 70 procent uit lichaamstaal. Dat is de reden waarom steeds meer bedrijven een beroep doen op videoconferencing. Dankzij de beschikbaarheid van beeld kunnen deelnemers aan videovergaderingen op non-verbale wijze uiting geven aan hun begrip of onbegrip en vreugde of frustratie, zonder de vergadering te verstoren.

Room-kit-mini

Voor wie er niet mee vertrouwd is, kan het medium video echter frustratie en onzekerheid in de hand werken. Dat kan echter makkelijk worden voorkomen door uit te gaan van een aantal basisprincipes.

Een paar praktische tips

Binnen sommige bedrijven is videoconferencing uitgegroeid tot een vast onderdeel van de dagelijkse vergaderactiviteiten. Andere organisaties hebben deze technologie nog maar net uitgeprobeerd. Zodra een uitnodiging beschikbaar is, kunnen er zich diverse vragen voordoen, of nu voorzitter van de vergadering bent of een van de deelnemers. De volgende tips kunnen u helpen met het voorbereiden en optimaliseren van videovergaderingen:

  • Vergeet niet dat de videovergadering mogelijk al gaande is, ook als u er nog niet klaar voor bent. Veel deelnemers bereiden zich ruim van tevoren op vergaderingen voor door simpele maatregelen te treffen, zoals het controleren van het geluid en het optimaliseren van de beeldkwaliteit. Daarmee kunt u situaties ongemakkelijke vermijden!
  • Wees duidelijk over wanneer de vergadering precies begint. Er is weinig irritanter dan deelnemers met een gebrekkige timing.
  • Als u de vergadering voorziet, bent u ervoor verantwoordelijk dat alle deelnemers hun zegje kunnen doen. Het beste is om deelnemers met behulp van handgebaren aan te laten geven dat zij iets willen zeggen of toevoegen.
  • Vergeet niet dat alle geluiden door de microfoons worden opgepikt, of het nu gaat om keelgeschraap of getik op een toetsenbord. Ook geluiden buiten de vergaderruimte kunnen verstorend werken. Hebt u geen controle over deze geluiden? Dan kan de dempknop uitkomst bieden.
  • Werk aan uw presentatievaardigheden. Mogelijk wilt u niet alles met iedereen delen. Het kan ook nuttig zijn om vooraf te controleren of alle deelnemers daadwerkelijk uw presentatie kunnen zien.

Wilt u deze tips met uw collega's delen? Download onze visuele gids met tips voor vlekkeloze videovergaderingen >>

Email Signature Banner WFH Master NL 2

Voor een goed beeld zorgen

Of u nu deelneemt aan een video call vanuit een vergaderruimte of vanaf uw pc of smartphone, het is belangrijk om na te gaan hoe deelnemers aan de andere kant van de lijn u te zien krijgen. 70 procent van alle menselijke communicatie is op lichaamstaal gebaseerd. Een goede beeldkwaliteit kan uw non-verbale communicatie tijdens videogesprekken benadrukken.

Dingen om rekening mee te houden

  1. Sluit de gordijnen, luxaflex of lamellen als de vergaderruimte ramen heeft. Op die manier is de aandacht op u gevestigd in plaats van de omgeving om u heen. Dit zorgt bovendien voor gelijkmatig licht in de ruimte.
  2. Stel de camera zodanig in dat u goed in beeld bent. Maak in aanloop naar videovergaderingen gebruik van de functie voor zelfweergave om te zien hoe u overkomt.
  3. Zorg ervoor dat alle aanwezigen in de ruimte in beeld zijn.
  4. Zorg ervoor dat u volledig in beeld bent, en dat het beeld niet ergens bij uw voorhoofd of nek stopt.
  5. Als er te veel op u wordt ingezoomd, zullen kleine gebaren en tics zoals nagelbijten, grijnzen en het ophalen van uw neus extra opvallen. Te veel uitzoomen levert echter ook geen ideale kijkervaring op.
  6. Denk ook na over uw gedrag voor de camera. Probeer om u net zo te gedragen als tijdens een normale vergadering.
  7. Blijf u te allen tijde bewust van uw lichaamstaal tijdens videovergaderingen. Negatieve gebaren die blijk geven van onbegrip, onenigheid enzovoort worden uitvergroot als de camera op u is gericht.
  8. Hou rekening met de verlichting in de ruimte. Pas het beeld, de verlichting en de lamellen aan om voor gelijkmatig licht te zorgen.

Het geluid is van cruciaal belang

Geluid is van cruciaal belang voor een succesvolle vergadering. Het is wel degelijk mogelijk om deel te nemen aan een vergadering zonder beeld of met een slechte beeldkwaliteit. Lawaai en andere storende geluiden kunnen echter voor alle betrokkenen een slechte vergaderervaring opleveren.

Dingen om rekening mee te houden:

  1. Alle geluiden zullen door de microfoons worden opgepikt, van bekers die op tafel worden gezet tot getik op een toetsenbord. Het kan dus handig zijn om tijdens vergaderingen met meerdere deelnemers de dempknop in te drukken. Maar vergeet niet om uw microfoon weer aan te zetten als het uw beurt is om te spreken.
  2. Spreek duidelijk en luid genoeg, zodat de microfoon alles goed kan registreren.
  3. Plaats geen objecten voor de microfoon. Dit gaat ten koste van de geluidskwaliteit.
  4. Voorkom onderbrekingen. Die kunnen enorm afleiden. Als u iets wilt zeggen, is het beste om de voorzitter daarvan op de hoogte te stellen door uw hand op te steken of door gebruik te maken van de chatfunctie.
  5. Als u aan videovergaderingen deelneemt vanaf een pc of persoonlijk videosysteem is een goede headset onontbeerlijk. Dit waarborgt een goede geluidservaring voor alle betrokkenen. Kies voor een gecertificeerde headset waarvan de fabrikant regelmatig updates uitbrengt. Dat laatste is met name nodig voor het op peil houden van de beveiliging, maar komt ook de functionaliteit ten goede.

 

Working from home

Robert Blaas

Over Robert Blaas

Robert Blaas is Marketing Director Benelux bij Kinly

Lees meer posts van Robert Blaas