Dankzij stabiele en hoogwaardige videoconferencing-oplossingen kunnen medewerkers van NITO thuis werken, samenwerken met de 20 afdelingen van NITO en eenvoudig communiceren met de 90.000 leden.
NITO is de grootste vakbond van Noorwegen voor ingenieurs en hoger opgeleide technologen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Oslo, , en daar is Lasse Lange werkzaam als IT-consultant. Eerder beheerde de IT-afdeling zelf de servers en videoconferencing-ruimtes, maar nu houdt die zich bezig met tal van andere projecten. Zoals het gebruik van videoconferenties om slimmer en efficiënter te werken.
NITO had aanvankelijk geïnvesteerd in Skype for Business-vergaderoplossingen. De medewerkers konden hier goed mee uit de voeten en maakten er dagelijks gebruik van via hun pc’s. Om meerdere redenen was het echter te ingewikkeld en lastig om Skype voor vergaderingen te gebruiken.
Tegenwoordig kunnen de medewerkers nog steeds gebruikmaken van Skype, maar dan aangevuld met gebruiksvriendelijke videoconferencing-oplossingen en -apparatuur van Cisco.
Geen one size fits all
Een van de grootste problemen was stabiliteit. De oude apparatuur leidde tot frustraties en tijdverlies bij het opstarten van videovergaderingen. "In de vergaderruimtes zaten contactdozen onder de tafels. Daardoor lagen de tafels vol met kabels die vaak losraakten. De software werkte ook niet goed met de beschikbare apparatuur. Dit alles zorgde voor veel frustratie onder de gebruikers", aldus Lange. Lange had eerder goede ervaringen opgedaan met Kinly, en legde opnieuw contact. Verschillende nieuwe oplossingen werden gedemonstreerd bij Kinly in Fornebu. Gezien de behoefte aan regelmatige videosamenwerking adviseerden de consultants van Kinly de samenwerkingsoplossingen van Cisco.
“One size fits all gaat niet op voor samenwerkingsoplossingen en videoconferencing-technologie. Dan moet je maatwerkoplossingen aanbieden. Dat weten de consultants van Kinly", aldus Lange. Na afloop van het bezoek mochten ze apparatuur van Cisco meenemen om uit te testen. Na een half jaar was de ervaring van Lange dat de oplossingen goed fungeerden en aan de behoeften van NITO voldeden. "Aangezien we dagelijks gebruikmaken van videocommunicatie, hadden we behoefte aan een samenwerkingsoplossing waar we op konden vertrouwen. Losse kabels en slecht beeld en geluid zijn nu vervangen door oplossingen die ons werk lichter maken”.
Slim gebruik van bestaande en nieuwe oplossingen
Bij NITO is Skype Room Systems nu vervangen door videoconferencing van Cisco. Met behulp van Synergysky kunnen Cisco en Skype for Business naast elkaar worden gebruikt, zodat gebruikers nog steeds besprekingen kunnen inplannen via Skype.Het hoofdkantoor in Oslo beschikte al over een groot leslokaal met oplossingen van Cisco. Hier vinden ook vergaderingen plaats die worden gestreamd. "Dankzij Kinly Cloud Rooms kunnen we live via Facebook en YouTube streamen, en we kunnen ook de plenaire vergaderingen naar alle afdelingen streamen. Daarnaast maken we opnames, zodat medewerkers de vergaderingen achteraf kunnen bekijken”.
Dankzij deze nieuwe oplossingen kon NITO een groot deel van de apparatuur blijven gebruiken, zoals schermen, panelen en verzonken stekkerdozen. "De oplossingen van Cisco vallen goedkoper uit. Het is geweldig dat we de bestaande apparatuur kunnen gebruiken en die kunnen aanvullen met nieuwe apparatuur”. Dankzij het servicecontract met Kinly heeft NITO rechtstreeks toegang tot support. Alle aanraakschermen in de vergaderruimtes zijn voorzien van een knop voor technische ondersteuning. " Indien nodig is hulp snel beschikbaar. Door op de knop te drukken wordt een videoverbinding gemaakt met de supportafdeling van Kinly. Hier hoef je nooit lang te wachten. Je komt in contact met oplossingsgerichte en behulpzame medewerkers die je probleem verhelpen en na afloop navraag doen of alles in orde is”.
Opgeruimd en flexibel
Lange leidt ons rond in de stijlvolle locatie in Vika, waar Cisco in alle vergaderruimtes is vertegenwoordigd. Alles oogt opgeruimd, modern en uitnodigend. "Structuur en orde zijn erg belangrijk. Vooral de goede gebruikerservaringen zijn het grootste voordeel. Met stabiele video-oplossingen wordt onze werkdag flexibeler en eenvoudiger”. Met 20 afdelingskantoren wordt veel gebruik gemaakt van video voor overleg met collega's en andere partijen. De IT-afdeling, die veel contact heeft met leveranciers, vergadert ook zo veel mogelijk via video. En vooral de leden van de vakbond hebben veel te bespreken met de medewerkers van NITO.
"Soms is het nodig om te reizen, bijvoorbeeld als advocaten besprekingen hebben met leden die behoefte hebben aan ondersteuning. Maar vaak is het niet nodig om te reizen. Dan is een videoverbinding van goede kwaliteit een belangrijk hulpmiddel”.Ook bij thuiswerken wordt vaak gebruik gemaakt van een video-oplossing. “Goede oplossingen voor thuiswerkers biedt een hoop voordelen, zowel voor de werkgever als de werknemer. Het ziekteverzuim daalt als medewerkers af en toe thuis kunnen werken, en dan is het mooi dat ze toch deel kunnen nemen aan vergaderingen”.
Goede training verhoogt de gebruikswaarde
Het Customer Success-team van Kinly bestaat uit toegewijde consultants die klanten helpen om de technologie waarin ze hebben geïnvesteerd optimaal te gebruiken. In het najaar van 2019 werden de medewerkers van NITO geschoold in het gebruik van de nieuwe oplossingen. Twee dagen lang hielden Customer Success-consultants trainingssessies op locatie bij NITO in Vika. "Dankzij de training denk ik dat we aardig wat foutjes hebben weggewerkt die zich vaak voordoen bij de ingebruikname van nieuwe apparatuur. Het is ook belangrijk om de angst voor nieuwe oplossingen weg te nemen, want niet iedereen is even geïnteresseerd en positief ingesteld als het om nieuwe technologie gaat. Het doel is dat iedereen tijdens het dagelijks werk goed uit de voeten kan met de technologie", legt Lange uit.
Hij heeft veel positieve reacties gehad op de training, en Lange hoopt dat de collega's ten volle zullen ervaren hoe handig de nieuwe samenwerkingsoplossingen zijn. Eén ding staat echter nog op zijn verlanglijstje. "Ik moet toegeven dat ik niet altijd alle dialecten versta. Het enige dat ik mis van Cisco is dan ook automatische ondertiteling tijdens de videovergaderingen”, besluit de IT-consultant lachend. Lange heeft iets om naar uit te kijken, want nu is ook ondertiteling van videovergaderingen mogelijk met Cisco Webex! Klik hier om meer te lezen over deze nieuwe functionaliteit.
