Bij een verhuizing van een kantoorlocatie komt enorm veel kijken. Daar weten we bij Kinly inmiddels alles van. Het mooie van een verhuizing is dat het kans biedt om weer eens kritisch na te denken over de rol en invulling van een kantoor. Zo neemt een kantoor steeds meer een sociale functie in, omdat mensen het gebruiken als ontmoetingsplaats en als plek om met anderen samen te werken. Een andere motivatie kan zijn dat medewerkers gebruik kunnen maken van technologie die ze thuis niet hebben, zoals een geavanceerd videoconferencing-systeem. In deze blog leg ik uit welke vragen u moet beantwoorden voordat u een nieuwe kantoorlocatie betrekt. De volgorde van de vragen is daarbij cruciaal:
1. Wat zijn de behoeften van medewerkers?Hoeveel organisaties betrekken hun medewerkers actief bij het maken van keuzes over hun werkomgeving? Te vaak denken organisaties zélf wel te weten wat medewerkers nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Te snel worden beslissingen genomen, zeker als het gaat om de aanschaf van technologie. Een verhuizing is een ideaal moment om te toetsen bij medewerkers welke verbeteringen zij zien binnen hun werkomgeving. Bijvoorbeeld door verschillende focusgroepen te organiseren of een grootschalig medewerkersonderzoek te doen. Zijn er bijvoorbeeld voldoende en verschillende soorten ruimten aanwezig? In hoeverre ervaren medewerkers dat technologie hen helpt in hun dagelijkse werkzaamheden? Niet gek dat voor het beantwoorden van deze vragen de IT-afdeling vaker de samenwerking zoekt met HR. De inzichten die dat biedt kunnen worden vergeleken met de harde praktijk.
2. Wat zijn de interne werkprocessen?
Stel, medewerkers geven aan dat ze meer vergaderruimtes denken nodig te hebben. De reden hiervoor is dat ze immers bijna altijd bezet zijn. Facility Management kan door het meten van bezettingsgraden in kaart brengen welke ruimten bezet zijn, maar ook meten hoeveel mensen deze ruimten gebruiken. In de dagelijkse praktijk wordt een bepaalde vergaderruimte misschien wel voornamelijk bezet gehouden door medewerkers die even snel één op één willen overleggen, of juist een rustig plekje zoeken. De vraag naar meer vergaderruimtes is dus misschien een indirecte vraag naar ander typen werkplekken, zoals kleinere overleg- of concentratieruimten. Het goed in kaart brengen van de processen die medewerkers volgen binnen een kantoorlocatie, helpt om de inrichting van een pand beter in lijn te brengen met de behoeften van de medewerkers.
3. Welke technologie heb ik nodig?
Een verhuizing geeft ook de mogelijkheid om kritisch na te denken over de technologie die binnen een pand wordt gebruikt. Dat is pas mogelijk als de behoeften van de medewerkers en de interne werkprocessen duidelijk zijn. Die bepalen immers welke technologie moet worden toegepast. Als de oplossing niet aansluit op de behoeften van gebruikers en deze hen niet helpt productiever te zijn, dan is er onvoldoende draagvlak. Denk aan een oplossing die niet gebruiksvriendelijk is of aan een oplossing die niet bijdraagt aan het optimaliseren van het bedrijfsproces. Oplossingen worden dan al gauw als overbodig ervaren en dus niet gebruikt.
Het stellen van bovenstaande vragen is geen eenmalige activiteit. De behoeften van medewerkers en de processen die ze volgen veranderen voortdurend, en daardoor dus ook de technologie waarvan ze gebruik (willen) maken. Zorg er dus voor dat u continu vragen blijft stellen om uw kantoorpand optimaal te benutten.
