Als u de vraag ‘wie is er verantwoordelijk voor de werkplek?’ stelt, dan zullen meerdere mensen in de organisatie zich aangesproken voelen. Want of het nu de Facility Manager, IT manager of HR manager is, alle drie spelen ze een bepalende rol bij het creëren van een werkomgeving die voldoet aan de behoeften van hun medewerkers. Waar ze in het verleden hun rol vooral vanaf verschillende eilandjes vervulden, wordt tegenwoordig de samenwerking onderling steeds meer gezocht. In dit blog leg ik uit waarom dat noodzakelijk is.
Veranderende werkomgeving
Waar vroeger de meeste medewerkers een vaste werkplek hadden en de ruimten daarvoor waren ingericht, kijken organisaties tegenwoordig naar de activiteiten die medewerkers willen verrichten binnen een kantoor. De ruimten, van werkplekken tot vergaderruimtes, worden aangepast aan de activiteiten die uitgevoerd moeten worden. De facility manager, IT manager en HR manager moeten er gezamenlijk voor zorgen dat hun medewerkers binnen een pand optimaal gebruik kunnen maken van deze workspaces.
De rol van de Facility Manager
Facility Management is van oudsher verantwoordelijk voor de inrichting van een kantoor. Het belangrijkste doel is om zo efficiënt mogelijk om te gaan met de beschikbare ruimte. Hierbij zoeken ze een balans tussen enerzijds wat nodig is om medewerkers te faciliteren en anderzijds wat dat kost. Om te onderzoeken of de ruimten voldoen aan de verwachtingen, meet een facility manager zaken als bezettingsgraden. Hoe lager dit percentage, hoe meer ruimte er is voor verbetering. Zo kan er kritisch worden gekeken naar welke ruimten meer of minder noodzakelijk zijn en al dan niet kunnen worden aangepast. Alleen is het probleem dat het meten van bezettingsgraden maar een deel van de puzzel is. Hoewel een facility manager weet in welke mate bijvoorbeeld een vergaderruimte wordt benut, geldt dat niet voor de mate waarin technologie effectief wordt toegepast.
De rol van de IT Manager
De IT manager heeft dat inzicht wel en daarmee een ander puzzelstuk in handen om te achterhalen of een ruimte ook wordt gebruikt waarvoor deze is bedoeld. Hoewel IT geen verantwoordelijkheid draagt voor het ruimtebeheer, geldt dat wel voor de technologie die binnen die ruimtes wordt gebruikt. Denk aan hardware als interactieve whiteboards, videoconferencing-, of audiosystemen, maar ook aan de achterliggende software. IT moet zorg dragen voor het feit dat de technologie in ruimten goed werkt. Belangrijk is dat er goed wordt gekeken naar de behoeften van medewerkers en dus welke technologie hen helpt hun werk beter te doen. In combinatie met het aanbieden van goede training zorgt dit ervoor dat de technologie sneller geaccepteerd wordt. Hiermee kan de IT manager aantonen dat de technologie die in ruimten wordt aangeboden daadwerkelijk bijdraagt aan de business. Tevens is het belangrijk dat de IT Manager weet of de technologie die in die ruimte wordt aangeboden functioneert of überhaupt wordt gebruikt.
De rol van de HR manager
Ook HR is erbij gebaat dat de werkplek op en top is ingericht voor medewerkers. Simpelweg omdat een aantrekkelijke werkplek een positieve bijdrage levert aan de reputatie van uw organisatie. Wanneer medewerkers optimaal worden ondersteund in hun werkzaamheden - en dus een positief beeld hebben van de organisatie - dan zullen ze minder snel geneigd zijn om de organisatie te verlaten. Anderzijds helpt het bieden van een goed ingerichte werkomgeving bij het werven van nieuwe medewerkers, die door de ‘war for talent’ toch al zo moeilijk te vinden zijn. De HR manager is er dus bij gebaat dat Facility Management en IT goed samenwerken om de werkplek zo in te richten dat medewerkers elke dag optimaal worden gefaciliteerd in hun werkzaamheden. En HR heeft zelf het laatste puzzelstuk in handen, omdat het dankzij een terugkerend medewerkerstevredenheidsonderzoek meer inzichten kan bieden in de behoeften en tevredenheid van medewerkers.
Betere samenwerking
Het bundelen van kennis en data van maakt het makkelijker om te bepalen in hoeverre de werkomgeving, van werkplekken tot vergaderruimtes, voldoen aan de verwachtingen. Stel, een ruimte is bijna 90 % van de tijd bezet, terwijl de technologie slechts 20 % van de tijd in gebruik is. In hoeverre voldoet deze ruimte dan aan de behoeften van medewerkers? Misschien wordt de ruimte alleen maar veel gebruikt, omdat de ruimte gunstig gelegen is, een prettige temperatuur heeft of nét de juiste grootte heeft. En misschien wordt de technologie wel niet gebruikt, omdat medewerkers er niet goed mee uit de voeten kunnen en is meer training van IT noodzakelijk om dit te verbeteren. Door het combineren van de harde data van Facility en IT Management met de softe data die HR kan leveren, wordt beter inzicht geboden in hoe werkplekken en vergaderruimtes functioneren en beter kunnen worden ingericht.
