Inmiddels zijn we alweer meer dan een maand vanuit huis aan het werk. De genomen maatregelen hebben grote gevolgen gehad voor de manier waarop medewerkers gewend zijn te werken. Dat geldt ook voor mij als HR-professional. Het is een belangrijke taak van HR om in contact te blijven met alle medewerkers en er ook voor te zorgen dat dit contact tussen medewerkers onderling in stand blijft. Veilig kunnen videobellen maakt dit gelukkig mogelijk.
Weet wat er speelt in de organisatie
Vóór de crisis werkte ik al één dag vanuit huis, maar ook niet meer dan dat. Want als HR-professional vind ik het dagelijks contact met medewerkers op de werkvloer erg belangrijk. Alleen al de korte gesprekjes in de gang of bij de koffieautomaat zorgen ervoor dat ik weet wat er speelt binnen de organisatie. Nu we niet op kantoor zitten, is dat contact voor een groot deel weggevallen.
Zeker voor de persoonlijke begeleiding en de coaching van mensen wil ik het liefst face-to-face contact hebben. 60 tot 70 procent van de communicatie is immers non-verbaal. Als je telefonisch contact zoekt, dan weet je op een moment van stilte nooit zeker of iemand afgeleid is of juist goed nadenkt over een antwoord. Of iemand vertelt lachend aan de telefoon dat het allemaal goed gaat in zijn nieuwe functie, terwijl iemands gezichtsuitdrukking zo belangrijk is om te achterhalen of dat ook echt zo is.
Waarom face-to-face contact belangrijk is
Om het face-to-face contact zo goed als mogelijk te evenaren probeer ik videobellen te stimuleren. Voor de meeste medewerkers van Kinly is dit al gesneden koek. Maar waar ook ik vóór de crisis al veel meetings had via videoconferencing, geldt dat voor sommige medewerkers iets minder. Denk aan engineers of magazijnmedewerkers. Juist zij missen het dagelijks contact enorm. Tip: Jouw HR-afdeling kan een belangrijke rol spelen door dagelijkse contactmomenten te plannen of een virtuele vrijdagmiddagborrel te organiseren waar alle medewerkers aan deel kunnen nemen.
Mijn voorwaarden om te videobellen
ls gevolg van de corona-uitbraak hebben organisaties snel een oplossing moeten vinden om te kunnen videobellen, maar uit eigen ervaring weet ik dat het succes van videobellen staat of valt bij de acceptatie door gebruikers. Na aanschaf en implementatie van een oplossing is nazorg erg belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers ook optimaal van het systeem gebruik kunnen maken. Vanuit mijn HR-rol vind ik het misschien nog wel belangrijker dat videobellen ook op een veilige manier mogelijk is. Zeker wanneer ik een vertrouwelijk gesprek voer met mensen wil ik ervan op aan kunnen dat hetgeen we bespreken ook virtueel ‘binnenskamers’ blijft. Hoewel videoconferencing natuurlijk een aangelegenheid is van IT, vind ik dat een HR-afdeling zich hard moet maken voor het gebruik van een veilige videoverbinding.
