De tijd dat iedere werknemer zijn eigen vaste werkplek had op kantoor, ligt ver achter ons. Net als de periode die daarop volgde en waarin we massaal gingen werken in kantoortuinen. Om het hybride werken te faciliteren, moeten organisaties de verschillende ruimten in een pand zo inrichten dat ze passen bij de taak die we op dat moment willen volbrengen. Het principe van activity based workspaces draagt hieraan bij. Onderzoek van Leesman toont immers aan dat activity based working een positief effect heeft op samenwerking en productiviteit. In deze blog leest u hoe u een kantoorpand optimaal inricht en wat u zou kunnen meten om de beschikbare hoeveelheid vierkante meters in uw pand optimaal te benutten.
Waarom komen we eigenlijk naar kantoor?
Het kantoorpand krijgt steeds meer een sociale rol. Mensen komen niet alleen naar kantoor om te werken, maar juist om andere mensen te ontmoeten. Want ook al bent u prima in staat uw werk locatie-onafhankelijk uit te voeren, menselijk contact blijft belangrijk om een relatie te onderhouden. Of het nou een kort gesprek is bij de koffie-automaat of een uitgebreide lunch in het bedrijfsrestaurant.
Daarnaast komen mensen ook naar een kantoor voor zaken die ze niet thuis kunnen uitvoeren. Beschikking kunnen hebben over bepaalde technologie is dan dan vaak de aanleiding. Denk aan een belangrijke videoconferencing-call waarin de kwartaalcijfers worden besproken. Die volgen de meeste mensen liever niet vanaf het kleine scherm van hun laptop, maar liever in een vergaderruimte met goede kwaliteit van video en audio.
Wat betekent dat voor de inrichting?
Moet een kantoor dan alleen maar bestaan uit koffiecorners en grote vergaderruimten met videoconferencing-systemen? Dat is te kort door de bocht. Hoewel die videocall over de kwartaalcijfers de trigger voor een medewerker kan zijn om naar kantoor te komen, moet u gedurende de dag wel de faciliteiten bieden waar hij of zij op dat moment behoefte aan heeft. En die dag bestaat uit meer dan een videocall.
De CFO die een belangrijk aandeel heeft in de presentatie over de kwartaalcijfers zal zich waarschijnlijk even willen terugtrekken in een concentratieruimte om de cijfers grondig te checken voordat hij ze in de call toelicht. En dat niet alleen, hij zal ze het liefst nog even willen doorspreken in een vergaderruimte met een aantal interne stakeholders voordat hij ze aan een groter publiek presenteert. Het is daarom belangrijk om een balans te vinden in de typen ruimten die u als organisatie aanbiedt, passend bij de activiteiten die medewerkers uitvoeren. Of dat nou concentreren, samenwerken of co-creëren is.
Meten is weten voor optimaal ruimtegebruik
Nog belangrijker is om te weten of deze ruimten inderdaad (blijven) voldoen aan de behoeften van medewerkers. Wanneer een ruimte bijna continu in gebruik is, zou u kunnen stellen dat een ruimte populair is onder medewerkers. Maar is dat ook zo omdat de ruimte past bij de taak die een medewerker op dat moment wil uitvoeren?
Neem bijvoorbeeld een medewerker die al bijna de hele dag een kleine vergaderruimte bezet houdt om ongestoord een rapport af te maken. Dit heeft de consequentie dat vier salesmedewerkers voor hun overleg noodgedwongen van een grote vergaderruimte gebruik moeten maken. Hierdoor besluit de HR-manager het afdelingsoverleg maar naar morgen te verplaatsen.
Dit lijkt allemaal vrij onschuldig, maar efficiënt is het niet. Facility managers, die elke vierkante meter optimaal willen benutten, moeten niet alleen meten óf ruimten worden gebruikt, maar ook inventariseren met welke reden. Bijvoorbeeld door te meten of apparatuur in een ruimte ook écht wordt gebruikt. Een optimale bezettingsgraad zegt namelijk niks over of een ruimte ook optimaal wordt gebruikt. Is een ruimte die volledig is ingericht op videoconferencing 90 % van de tijd in gebruik, maar wordt er maar voor 20 % van de tijd gebruik gemaakt van videoconferencing, dan geeft dit een facility manager een indicatie om te onderzoeken waarom dit het geval is. Het stellen van de juiste vragen is dan belangrijk: Is er een gebrek aan vergaderruimten? Werkt de technologie niet optimaal? Of weten medewerkers niet hoe het werkt? Met de juiste monitoring-tools kunt u in kaart brengen wat er écht in uw ruimten gebeurt.
