Waar thuiswerken voorheen meer uitzondering dan regel was, is dit tijdens de coronacrisis 180 graden gedraaid. Nu de pandemie voorbij is, wordt het hybride werken het nieuwe normaal. Maar hoe zorg je ervoor dat medewerkers die vanuit huis of een andere locatie werken én medewerkers op kantoor op een effectieve en inclusieve manier hun meetings inrichten? Ik vertel je er graag meer over.
Hybrid by default
Om te beginnen is het erg belangrijk dat organisaties het belang van hybride werken erkennen. De mogelijkheid geven om hybride werken vergroot je kans om de beste werknemers in huis te halen. Een reden waarom sollicitanten voorheen de stap niet maakten om voor jouw organisatie te gaan, kan zijn geweest omdat ze vijf dagen per week te lang moesten reizen naar hun werkplek. Door hybride te mogen werken hebben ze deze reistijd maar twee of drie dagen. Dit haalt een aanzienlijke drempel weg om te solliciteren: afstand speelt hierdoor minder een rol dan voorheen. Of jouw toekomstige medewerker nu aan de andere kant van Nederland woont of niet maakt zo veel minder uit. Zo wordt de scope van gekwalificeerde medewerkers een stuk groter en haal jij de beste werknemers in huis.
Collaboration Assessment
Elke organisatie is anders en heeft zijn eigen voorkeuren voor het inrichten van hybride werken. Kinly doet middels Collaboration Assessment onderzoek bij bedrijven om te kijken waar zij nu precies behoefte aan hebben: denk aan questionnaires en fysieke workshops waarbij alle medewerkers worden betrokken en worden bevraagd over hoe zij het liefst en meest effectief samenwerken. Op basis van dit onderzoek krijgen we inzicht in de benodigde vergader scenario´s en stellen wij diverse persona’s op. Deze sluiten naadloos aan op de oplossingen die wij in combinatie met Microsoft Teams hebben opgezet. Er zijn namelijk ontzettend veel mogelijkheden om hybride werken efficiënt in te richten. Nadat deze input is verzameld, wordt er meer vertelt over welke mogelijkheden er zijn en het beste aansluiten.
Inclusiviteit creëren
We horen de laatste tijd steeds vaker dat bedrijven moeite hebben met het creëren van inclusiviteit en gelijkwaardigheid tijdens meetings. Wanneer een aantal mensen samen op kantoor zit en een aantal mensen thuis aansluit via een online meeting, is het voor de mensen die thuis zitten vaak lastiger het woord te pakken of er tussen te komen wanneer er in de live omgeving druk onderling wordt gediscussieerd. Om een gelijkwaardige omgeving te creëren waarin iedereen zich gehoord voelt, een stem heeft en input kan geven, zijn er verschillende mogelijkheden binnen Microsoft Teams.
Intelligente camera’s en speakers
Dankzij de intelligente camera’s die wij in de fysieke en online Teams omgeving integreren, wordt een gelijkwaardige omgeving gecreëerd. In de fysieke Teamsroom worden verschillende camera’s geïnstalleerd. Elke collega komt op dezelfde manier in beeld, omdat deze op dezelfde manier wordt afgesneden door de camera. Dit zorgt voor gelijkheid in een meeting. De intelligente speakers zorgen ervoor dat de realiteitsbeleving wordt vergroot. Degene die op het beeld links wordt afgebeeld, komt ook links uit de speaker alsof diegene in realiteit links naast je zit. Daardoor ervaren deelnemers het gevoel alsof ze daadwerkelijk in dezelfde ruimte zijn. Met behulp van Microsoft Copilot worden meetings productiever en effectiever. Het automatisch samenvatten van de meeting en het toekennen van taken vanuit stemherkenning zijn hierin één van de vele mogelijkheden.
Multi Platform
Hoewel 95% van de bedrijven in Nederland Microsoft Teams al als basis gebruikt, kan het natuurlijk toch voorkomen dat men een uitnodiging ontvangt voor een online meeting via een ander platform dan Teams. 81% van de bedrijven heeft in mindere mate nog wel eens een meeting via andere platformen. Dankzij onze Multi Platform oplossing is het mogelijk om inkomende online meet verzoeken vanuit andere platformen naadloos te kunnen laten overlopen in de omgeving van Microsoft Teams. Hierdoor is het mogelijk om elke online meeting zorgeloos te laten verlopen.
Benieuwd wat Kinly voor jou kan betekenen in het optimaal inrichten van hybride werken? Neem dan contact met me op!
