Veel voorkomende problemen met technologie voor vergaderkamers
Het doel van technologie voor vergaderkamers is om vergaderingen op de werkplek te vereenvoudigen en kracht bij te zetten. Toch brengt deze technologie vaak het tegenovergestelde effect teweeg. Dit is van nadelige invloed op de kwaliteit van vergaderingen.
Barco, een wereldwijde aanbieder van genetwerkte visualisatieoplossingen, voerde eerder dit jaar onderzoek uit naar de manier waarop problemen met vergadertechnologie stress kunnen veroorzaken. Het bleek dat bijna negen op de tien van alle respondenten technologie-gerelateerde stress ondervond tijdens vergaderingen.
Hieronder gaan we in op een aantal veel voorkomende problemen met vergadertechnologie en hoe die van invloed kunnen zijn op zakelijke gebruikers.
Technische problemen die frustratie bij gebruikers opwekken
Storingen en incompatibele technologie zijn veel voorkomende problemen bij het gebruik van technologie voor vergaderkamers. Circa drie op de tien zakelijke gebruikers maken zich regelmatig zorgen over technische storingen en 28% doet dat over incompatibele technologie. Er zijn diverse redenen waarom technologie voor vergaderkamers het kan laten afweten. Omdat deze technologie gebruikmaakt van software, hardware en netwerkcomponenten is het moeilijk voor zakelijke gebruikers om de werkelijke oorzaak van problemen te achterhalen.
Uit het onderzoek bleek dat 66% van alle respondenten technische problemen tijdens een vergadering zelf zou proberen op te lossen. Ongeveer de helft zou de helpdesk bellen of een collega om hulp vragen. 15% zou de vergadering tot nader order uitstellen. Technische problemen tijdens vergaderingen resulteren in tijdsverlies en inefficiëntie. Bijna 24% van alle zakelijke gebruikers haalde hierdoor hun deadlines niet. 12% liep deals mis als gevolg van technologische problemen en 10% liep persoonlijke kansen mis.
Technologie is van invloed op de kwaliteit van vergaderingen
Een ander veel voorkomend probleem met vergadertechnologie is het delen van content. 58% van alle respondenten ondervindt daar regelmatig problemen mee. 21% zegt dat technische storingen tijdens het delen van de inhoud van hun scherm tijdens vergaderingen een van hun grootste punten van zorg is. De kwaliteit van presentaties werd doorgaans beter beoordeeld als alles soepel verliep. Tijdens presentaties waarbij technische problemen optraden waren de respondenten 29% gestrester en 10% nerveuzer.
Bij een effectieve presentatie staat niet de vergadertechnologie centraal, maar de deelnemers, de inhoud van de presentatie en de boodschap die men probeert over te brengen.
Technologische problemen verhelpen om vergaderingen te vereenvoudigen
De meerderheid van alle respondenten (ruim 80%) is van mening dat technologie vergaderingen eenvoudiger en productiever zou moeten maken. Meer dan de helft zegt dat technologie die met een simpele druk op een knop werkt zou bijdragen aan stressvrije vergaderingen. Simpeler technische mogelijkheden maken vergaderingen eenvoudiger.
In de praktijk blijkt dat het gebruik van het draadloze presentatiesysteem Barco Clickshare voor klanten de beste manier is om hun technologie voor de vergaderkamer te vereenvoudigen. Met deze uiterst gebruiksvriendelijke oplossing kunnen ze met een simpele muisklik content delen vanaf een laptop, tablet of smartphone. Dit maakt het mogelijk om ideeën, mensen en content bijeen te brengen zonder geharrewar en gestoei met kabels.
