Om een productieve en effectieve bijdrage te leveren aan bedrijfsdoelstellingen is goede samenwerking tussen collega’s, peers en klanten van essentieel belang. Versterkt door trends in de arbeidsmarkt, technologische vooruitgang, maar ook vanwege het feit dat veel organisaties steeds vaker op een internationaal podium actief zijn, vindt samenwerking meer dan geregeld op afstand plaats. Daar worden veel kantoren ook steeds meer op ingericht. Een samenwerking op afstand zal natuurlijk nooit aan een samenwerking op locatie kunnen tippen. Maar omdat virtuele samenwerking nu eenmaal noodzakelijk is, zullen organisaties er wel alles aan moeten doen om deze vorm van samenwerken te bevorderen. In deze blog leg ik uit wat de belangrijkste voorwaarden zijn om virtueel samenwerken tot een succes te maken.
1. Onderzoek de behoeften van uw medewerkers
Het klinkt misschien gek uit de mond van een CTO, maar organisaties moeten niet beginnen bij de technologie, maar bij de mens. Wat betreft technologie is al heel veel mogelijk en die mogelijkheden nemen alleen maar toe. Maar organisaties moeten niet vergeten dat de technologie uiteindelijk wel hun medewerkers moet voorzien in het op efficiënte manier uitvoeren van hun activiteiten. En dat begint bij het analyseren van de behoeften van medewerkers en het in kaart brengen van alledaagse processen die zij volgen. Dit biedt inzicht in welke technologie van nut is, en misschien welke niet. En ook na aanschaf van technologie is het noodzaak om gebruikersgedrag te meten, zodat u met zekerheid kan stellen of de technologie daadwerkelijk bijdraagt aan productiviteit.
2.Focus op gebruiksgemak om adoptie te versnellen
Goed kijken naar de behoeften van medewerkers beperkt zich niet tot de activiteit alleen. Neem het voorbeeld van videoconferencing. De beschikking kunnen hebben over technologie die het mogelijk maakt om met buitenlandse collega’s te bellen is één. Ervoor zorgen dat de technologie optimaal gebruikt wordt is twee. Te vaak start een videocall later dan gepland omdat medewerkers eerst nog moeten uitvogelen hoe het systeem ook alweer moet worden gebruikt. De belangrijkste les hier is: maak technologie nooit complexer dan noodzakelijk. Waar voicecontrol in de toekomst de nieuwe norm zal zijn om systemen te bedienen, is dat tegenwoordig nog vooral een touchpad. Laat hier niet meer functionaliteit op zien dat nodig. Want hoe eenvoudiger in gebruik, des te eerder eindgebruikers zich comfortabel voelen de technologie te gebruiken. En hoe meer technologie wordt gebruikt, hoe meer inzicht u als organisatie kan opdoen in de bijdrage van de technologie aan de productiviteit van uw medewerkers.
3. Virtuele samenwerking gedijt bij face-to-face samenwerking
Virtuele samenwerking moet niet worden beschouwd als een alternatief voor face-to-face samenwerking. Uiteraard maakt technologie van vandaag de dag samenwerking tussen collega’s of partners die op niet op dezelfde locatie werken eenvoudiger, maar het zal nooit een persoonlijke ontmoeting evenaren. Zo ben ik er voorstander van om bij de start van een belangrijk project elkaar op dezelfde locatie te ontmoeten. Zeker wanneer ik nog niet eerder met mensen heb samengewerkt. Uiteraard kan het verdere verloop van het project wel via virtuele samenwerking worden volbracht.
