Werk is niet langer een locatie. Werk is uitgegroeid tot een activiteit. Dat betekent dat je medewerkers van ondersteuning moet voorzien waar ze maar werken: thuis, op kantoor of in de koffiezaak om de hoek. Omdat thuiswerken een blijvertje is, kunnen organisaties niet meer om tools heen die samenwerking op afstand mogelijk maken. Een oplossing voor videosamenwerking mag daarbij uiteraard niet ontbreken. Als je die nog niet vóór de coronacrisis had geïmplementeerd, heb je dat de afgelopen maanden waarschijnlijk wel gedaan. Dit is een belangrijk hulpmiddel om werknemers in staat te stellen om productief en verbonden te blijven. De belangrijkste vraag is echter niet of je over een oplossing beschikt, maar of die aansluit op de behoeften van je organisatie en medewerkers. En niet alleen op de korte termijn, maar ook op de lange termijn. In dit blog zetten we de belangrijkste eisen uiteen waaraan je oplossing voor videosamenwerking moet voldoen.
Interoperabiliteit
Of het nu gaat om Microsoft, Cisco, Zoom of Google, organisaties maken gebruik van tal van verschillende platforms voor (video)samenwerking. Een losstaande oplossing voor videosamenwerking biedt echter niet de efficiëntie die je werknemers nodig hebben. Zij willen effectief kunnen videovergaderen zonder telkens tussen samenwerkingsplatforms en apparaten te hoeven schakelen. Interoperabiliteit met andere platforms is daarom een eerste vereiste voor een oplossing voor videosamenwerking.
Gebruiksgemak
Wellicht biedt je huidige oplossing voor videosamenwerking een uitmuntende geluids- en beeldkwaliteit. Maar als de oplossing te complex is, zullen medewerkers het gebruik ervan uit de weg gaan. Het zou mogelijk moeten zijn om met slechts een paar muisklikken een videovergadering te organiseren, te zonder dat mensen worden afgeleid door een overdaad aan knoppen.
De oplossing zou bovendien eenvoudig toegankelijk moeten zijn voor mensen buiten je organisatie. Stel dat je een videovergadering hebt gepland met een belangrijke klant of partner. Die wil je natuurlijk niet lastigvallen met een onhandige aanmeldingsprocedure of de noodzaak om eerst een account aan te maken. In dat geval begint je vergadering niet alleen laat, maar ook op een vervelende manier. Dat kun je voorkomen door te kiezen voor een oplossing die met een simpele muisklik toegang tot vergaderingen mogelijk maakt.
Beveiliging
De beveiliging is wellicht geen topprioriteit geweest als je halverwege 2020 plotseling in een oplossing voor videosamenwerking moest investeren. De bedrijfscontinuïteit stond toen voorop. Het was zaak om werknemers zo snel mogelijk productief vanuit huis te laten werken. Weet je zeker dat de oplossing die je gebruikt veilig is? Voldoet die aan de hoogste veiligheidsnormen, zoals ISO/IEC 27001:2103? Weet je zeker of je data binnen de grenzen van de EU blijft? En weet je zeker of privacygevoelige informatie niet wordt gelekt of gehackt? Security is een belangrijke eis voor een oplossing voor videosamenwerking. Het waarborgen van de privacy en beveiliging vraagt om branchestandaard encryptie- en beveiligingsprotocollen. Het is belangrijk om meer grip te krijgen op de locatie(s) waar je data wordt opgeslagen en over flexibele gebruiksopties te beschikken, zoals hosting in een private cloud, publieke cloud of op locatie.
Schaalbaarheid
In 2020 moest het voltallige personeel van de ene op de andere dag thuiswerken. Daarbij bleek schaalbaarheid een belangrijke eis voor videosamenwerking te zijn. Je organisatie zal in de loop der jaren onherroepelijk veranderen. Stilstand is immers achteruitgang. En als je onderneming groeit, is het handig als je platform voor videosamenwerking schaalbaar is en met je mee kan groeien. Het is belangrijk dat je niet afhankelijk wordt van implementaties en dat je niet met een complexe licentiestructuur te maken krijgt.
Aanpasbaarheid
Zeker als je oplossing voor videosamenwerking deel zal uitmaken van een geavanceerde audiovisuele omgeving is het van cruciaal belang om te beschikken over flexibele mogelijkheden om de oplossing aan je voorkeuren aan te passen. Neem bijvoorbeeld een rechtbank die verdachten virtueel wil verhoren. Dit vraagt om een hechte integratie van de API met de front-end en back-end van de oplossing te zorgen. Dit zal de flexibiliteit bieden die nodig is om een oplossing voor videosamenwerking af te leveren die optimaal op de behoeften van je organisatie aansluit.
Ondersteuning
De meeste IT-afdelingen staan onder enorme druk. Ze hebben onvoldoende tijd om werknemers te voorzien van de ondersteuning die ze hen graag zouden willen bieden. Een belangrijke eis voor een oplossing voor videosamenwerking is daarom dat die wordt geleverd in combinatie met aanvullende ondersteuningsdiensten. Dit zou verder moeten gaan dan training en instructies voor je werknemers. Het dienstenpakket zou ook monitoring moeten omvatten. Dit is nodig om te waarborgen dat je oplossing betrouwbaar presteert. Alleen dan zul je optimaal van je investering kunnen profiteren.
Voldoet je huidige oplossing aan alle eisen? Schroom niet om contact met ons op te nemen voor een nader gesprek over je wensen en behoeften. Wedden dat we je aan een oplossing kunnen helpen die optimaal op je organisatie aansluit?
