Hoe DFN in staat was om hun video conferencing services bij Kinly snel op te schalen

De Deutsches Forschungsnetz (DFN) is het Duitse nationale research- en educatie netwerk, dat gebruikt wordt voor academische en onderzoeksdoeleinden. Het is in 1984 opgericht  door universiteiten, niet-universitaire onderzoeksinstellingen en op onderzoek gerichte bedrijven om digitale communicatie, in Duitsland, te stimuleren.  In 2020 zijn er zo’n 900 instituten aangesloten op het hoge kwaliteit netwerk van DFN. 

DFN’s video conferencing services 

Bovenop de belangrijkste service van DFN, namelijk het leveren van internet aan al zijn gebruikers, bieden zij ook verschillende additionele diensten aan, zoals roaming, telecommunicatie en videoconferenties, waar alle (aangesloten) instellingen toegang tot hebben. Christian Meyer, verbonden aan DFN: "DFN startte in 2003 met de videoconferentie service. Het ontwikkelde zich snel en groeide uit tot twee takken: de standaard videoconferenties en de op web-gebaseerde conferentieservices."

In 2018 begon DFN met het samenbrengen van de standaard videoconferentie oplossingen en de web-gebaseerde conferentieservice. 

Meyer: “We kozen voor Kinly als “full service integrator” omdat zij een videoconferentie service op basis van Pexip konden leveren.”

Sindsdien hebben we, door samen met Kinly een multitool te creëren, een ware samensmelting van standaard- en webgebaseerde videoconferentie gerealiseerd.  Gebruikers hebben toegang tot deze service of ze nou gebruik maken van hun eigen videoconferentie systemen, zoals bijvoorbeeld van Cisco, Poly of Lifesize, of dat ze simpelweg deelnemen aan de vergadering via hun webbrowser.  

Opschalen in weken in plaats van jaren 

De corona-uitbraak had een grote impact op DFN, legt Meyer uit: “Begin dit jaar kende DFN een gestage groei van het aantal web gebaseerde video conferenties, wat betekent dat de gebruikers langzaam maar zeker gewend raakten aan de nieuwe service en de migratie van de vergaderruimtes van het oude naar het nieuwe platform soepel was verlopen. Als gevolg van de corona-uitbraak, kende DFN begin maart een enorme stijging van dit groeipercentage. Waar gebruikers normaal gesproken samen zouden komen in zowel de fysieke vergaderruimte als de virtuele vergaderruimten, waren ze nu afgesloten van het kantoor, waardoor ze volledig afhankelijk werden van de beschikbaarheid van een virtuele vergaderruimte. Door deze plotselinge en onvoorziene groei moest DFN direct opschalen om aan de behoeften van al haar gebruikers te voldoen. Dit ging natuurlijk gepaard met obstakels.  

Meyer: “Onze eerste uitdaging had te maken met hardware. Door de sterke groei van virtuele meetings was er meer rekenkracht nodig om onze services op ons lokale netwerk te laten draaien."

DFN was in staat om haar hardware-resources op te schalen naar een acceptabel niveau, een project dat normaal gesproken gemakkelijk twee jaar zou duren en nu in slechts twee weken tijd was voltooid.  

De tweede uitdaging was het aantal beschikbare Pexip-licenties. DFN had er meer nodig, maar hoeveel meer?

Meyer: “Het bepalen van de juiste hoeveelheid benodigde licenties voelde voor mij als het rijden met mijn auto door de mist. We moesten met Kinly een proces opzetten om niet alleen snel het juiste aantal te bepalen, maar deze licenties moesten ook daadwerkelijk geleverd worden op het moment dat ze het hardst nodig waren” 

Dit proces is redelijk goed verlopen, zegt Meyer. “In de vier weken van maart zijn we gestegen tot meer dan 3.000 licenties. In april hebben we nog eens 2000 licenties besteld. Hoewel we oorspronkelijk van plan waren om eind dit jaar op te schalen naar ongeveer 1.000 videopoorten, beschikken we nu over meer dan 5.000 licenties. ”

De flexibiliteit van Kinly bij het verstrekken van deze licenties was een enorm pluspunt:  

“Het snel kunnen leveren van deze licenties door Kinly heeft enorm geholpen. Mijn contactpersoon bij Kinly reageerde altijd snel en kon aan onze eisen voldoen. Na het plaatsen van een bestelling voor licenties, konden we deze al binnen een dag of twee activeren op ons platform.” Aldus Meyer. 

Het huidige beschikbare aantal van 5.000 licenties in plaats van de oorspronkelijk geplande 1.000 zou niet mogelijk zijn geweest zonder Kinly's bereidheid om met DFN mee te denken, zegt Meyer: "Een contractuele beperking van deze licenties is dat ze tot het einde van dit jaar te gebruiken zijn. Gelukkig besloot Kinly samen met Pexip ons te helpen en voorzag ons van een flexibel licentieplan. Dit was een enorme hulp voor ons in het proces om budget voor deze licenties te krijgen” 

Wat brengt de toekomst voor DFN? 

Hoe ziet de toekomst van de videoconferentie diensten van DFN eruit na de crisis?  

 Meyer: “Wanneer de zaken weer naar normaal terugkeren, is het duidelijk dat het gebruik van onze videoservices zal afnemen en dat geldt dus ook voor het aantal licenties dat we nodig zullen hebben. Ik verwacht echter wel dat we nog steeds een aanzienlijk aantal licenties zullen behouden, omdat ik hoop en verwacht dat de crisis ook positieve dingen met zich meebrengt. Vooral in de onderwijssector is digitalisering een langzaam proces. Nu universiteiten en instellingen wennen aan het werken met deze online technologie en meer overtuigd zijn van de mogelijkheden, biedt het hen bijvoorbeeld de kans om een ​​deel van hun oorspronkelijke cursussen, die alleen fysiek op locatie worden gegeven, te verplaatsen naar een online omgeving. Over het algemeen verwacht ik een impuls voor online meetings. Dat zou toch een geweldig resultaat zijn. ”