De wereld om ons heen is in korte tijd veranderd en de thuiswerkplek is ineens de primaire locatie geworden waarvandaan we ons werk doen. Mede daardoor zien we werk steeds meer als een activiteit, niet langer als een plek om naartoe te gaan. Die activiteit moeten we optimaal kunnen uitvoeren. Wat is daarvoor nodig? Zeker nu we veel op afstand samenwerken is het extra belangrijk dat we goed kunnen communiceren met collega’s zodat we optimaal samenwerken. Goede video-conferencing -technologie is dan een belangrijke vereiste. Uit onderzoek van Shure komt naar voren dat tweederde van de professionals vindt dat hun werkgever niet over de juiste videoconferencing-technologie beschikt. Bovendien ervaart 96% van de professionals frustratie tijdens hun virtuele vergaderingen, bijvoorbeeld doordat een collega slecht te verstaan is. En dat terwijl 9 van de 10 respondenten aangeeft dat virtuele vergaderingen essentieel zijn voor het succes van hun organisatie.
Top irritaties en de gevolgen van slechte audio
Wat verbetert de kwaliteit van virtuele meetings dan het meeste? Waar slechts 19% de kwaliteit van video benoemde, koos een overduidelijke meerderheid van 81% voor de kwaliteit van audio.
Hele kleine dingen maken namelijk een groot verschil in de ervaring van mensen. Denk bijvoorbeeld aan een collega die niet recht in de microfoon van zijn laptop praat waardoor diegene niet te verstaan is. Of dat iemand constant moet vragen om te herhalen wat er werd gezegd omdat dit niet te verstaan is door een kraak in de verbinding. Of honden die ineens hard beginnen te blaffen, kinderen die schreeuwend door het beeld rennen, papier waar iemand een propje van maakt, een deur die net iets te hard wordt dichtgegooid, een ambulance die voorbij rijdt en ga zo maar door.
Volgens het onderzoek van Shure zijn dit de vijf grootste irritaties van virtuele meetings:
- achtergrondgeluid (51%)
- problemen met verbinding maken (45%)
- echo (43%)
- audio die wegvalt (40%)
- niet iedereen kunnen horen (40%)
Dit heeft impact op een persoon, omdat het verschillende negatieve emoties oproept. Zo raken werknemers gefrustreerd en geïrriteerd, ze schamen zich, zijn teleurgesteld of ze worden boos. 18% geeft zelfs aan dat ze technische problemen al verwachten.
Belang van audio voor productiviteit
Gelukkig zijn er tools en technologie om geluid te optimaliseren en te helpen deze irritaties (achtergrondgeluid, echo en audio die wegvalt) weg te nemen. Bijvoorbeeld een microfoon die geluiden kan herkennen en zo alles wat geen spraak is eruit filtert.
Als audio niet werkt of je bent niet goed te verstaan en je moet dit oplossen, dan ben je zo weer een aantal minuten verder en verlies je kostbare tijd. Slechte kwaliteit van de audio heeft dus een negatief effect op de productiviteit van en samenwerking tussen mensen. En vergeet niet: we praten ook nog met mensen buiten de organisatie, zoals klanten en partners. Als je slecht te verstaan bent of niet meteen een meeting kunt beginnen, dan komt dit onprofessioneel over.
Belang van audio voor welzijn en vitaliteit
Als beeld, geluid, of beeld en geluid niet optimaal werken, dan kost dat ook veel energie. Je moet je namelijk nóg meer concentreren en inspannen om te horen wat er gezegd wordt. Dit heeft niet alleen een negatief effect op je productiviteit – als je weinig energie hebt, ben je ook minder productief – maar ook op het welzijn en de vitaliteit van werknemers.
Door goede audio kosten meetings niet meer energie dan nodig en zijn werknemers productiever. Naast audio zijn er nog andere elementen die de productiviteit en vitaliteit van medewerkers positief beïnvloeden. Denk aan een bureaustoel die juist is afgesteld op het bureau om nek- en rugklachten te voorkomen, schermen die groot genoeg zijn zodat je alles zonder te veel moeite kunt lezen en video conferencing technologie van goede kwaliteit. Een werkgever die de vitaliteit van zijn medewerkers belangrijk vindt, draagt zorg voor een goed ingerichte thuiswerkplek waarin al deze componenten optimaal samenkomen.
