Onze kijk op werken is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. Werk is niet langer een plek, maar een activiteit. Dat betekent dat organisaties het fysieke, virtuele en psychologische aspect van werk moeten zien te verenigen.
De coronacrisis heeft in 2020 een duidelijke katalysatorwerking uitgeoefend. De thuiswerkplek wordt niet langer gezien als secundaire werklocatie, maar als de belangrijkste werkomgeving.
Aanvankelijk werden werknemers door de coronacrisis gedwongen om vanuit huis te werken. Ze moesten wennen aan een compleet nieuwe situatie, omdat de meesten van hen het grootste deel van hun werkdag op kantoor doorbrachten. Denk je dat we ooit zullen terugschakelen naar deze manier van werken?
Of anders gezegd: zou je terug willen naar de situatie zoals die ooit was? Als je deze vraag ontkennend beantwoordt, ben je niet de enige. Uit een onderzoek door het World Economic Forum blijkt dat 98% van alle respondenten de rest van hun loopbaan de mogelijkheid zou willen hebben om vanuit huis te werken.
Ondersteuning bieden voor samenwerking op afstand is een must
Stel dat het binnenkort weer veilig wordt om naar het kantoor terug te keren. Organisaties kunnen in dat geval niet verwachten dat we allemaal dagelijks de auto, trein of bus instappen om naar het werk af te reizen. De meesten van ons zullen minimaal een paar dagen per week blijven telewerken, of we dat nu doen vanuit huis, een co-workinglocatie, de bibliotheek of de koffiezaak om de hoek. Mensen zullen hoogstwaarschijnlijk alleen naar het kantoor komen als hun werk dat van hen vereist. Zo kunnen persoonlijke ontmoetingen voordelen met zich meebrengen.
Om volledig aan de verwachtingen van het personeel te voldoen moeten organisaties de mogelijkheden van samenwerking op afstand omarmen. In deze blog bieden we een aantal voorbeelden van tools die daarbij kunnen helpen.
Een oplossing voor videosamenwerking
Iedere organisatie beschikt inmiddels wel over een oplossing voor videosamenwerking, of ze die nu voor of tijdens de coronacrisis hebben geïmplementeerd. Videosamenwerking is van cruciaal belang voor succesvolle samenwerking op afstand. We kunnen er op zijn minst van uitgaan dat je oplossing op juiste wijze is geïmplementeerd en dat je medewerkers die op correcte wijze gebruiken. Levert dit nog af en toe problemen op? In dat geval kun je een paar praktische tips toepassen om je virtuele vergaderingen tot een succes te maken.
Succesvol samenwerken op afstand vraagt echter ook om kwaliteit. En wat belangrijke factoren zoals gebruiksgemak, interoperabiliteit en beveiliging betreft verschillen oplossingen voor videosamenwerking sterk van elkaar. Dit is een ideaal moment om de volgende stap te nemen en te kiezen voor een schaalbare oplossing voor de lange termijn. Want zeg nou eerlijk: biedt je oplossing de kwaliteit die je werknemers verdienen?
Documenten uitwisselen via de cloud
Lukt het je altijd om documenten te vinden wanneer je die nodig hebt? Er is niets irritanter dan een deadline missen doordat een cruciaal bestand is zoekgeraakt. En al helemaal als achteraf blijkt dat het op de harde schijf van de computer van je collega lag opgeslagen. Stel dat je mazzel genoeg had om daar op tijd achter te komen. Als die collega middenin een belangrijke videovergadering zat, had je kunnen wachten totdat je een ons woog.
Een even simpele als doeltreffende oplossing is om gebruik te maken van een tool voor het uitwisselen van documenten via de cloud. Dit biedt je medewerkers de mogelijkheid om documenten op te vragen waar en wanneer ze die maar nodig hebben. Zo mis je nooit meer een deadline! Dit soort tools bieden het bijkomende voordeel dat je tegelijkertijd met collega’s in één document kunt werken. Dit zal de productiviteit van je medewerkers een boost geven, omdat wachten op een e-mail niet langer een excuus is.
Cloud-gebaseerde tools voor projectmanagement
Zeker als het om thuiswerken gaat is het van cruciaal belang om over een online tool te beschikken die teams helpt met het bewaken en vastleggen van de voortgang van hun werk. Als werknemers alleen gebruikmaken van e-mail, telefoongesprekken en chats is het makkelijk om het overzicht kwijt te raken. Het bewaken van de voortgang bij het gebruik van zoveel kanalen is bijzonder arbeidsintensief en gaat ten koste van de productiviteit. Cloud-gebaseerde tools voor projectmanagement helpen teams om op productievere wijze samen te werken en efficiënter gebruik te maken van hun tijd.
Virtuele whiteboards en plakbriefjes
Het houden van reguliere videovergaderingen zal collega’s zonder meer helpen met het uitwisselen van ideeën. Maar je wilt die ideeën natuurlijk ook vastleggen. En soms is het opschrijven daarvan niet genoeg. Visualiseren is een slimmere zet. Thuiswerken brengt diverse problemen met zich mee, zeker als het gaat om activiteiten als scrums of brainstormsessies. Tijdens een videovergadering kun je normaliter geen ideeën op een whiteboard noteren of plakbriefjes gebruiken. Dat is waar virtuele whiteboards en plakbriefjes om de hoek komen kijken. Deze tools bieden integrale ondersteuning voor creatieve samenwerking op afstand. Alle tekeningen en virtuele ‘geeltjes’ worden direct opgeslagen en uitgeschreven.
Integrale samenwerkingsoplossingen
Beschik je al over een centrale toegangslocatie voor al je werkactiviteiten? Als dat niet zo is, dan zou je moeten overwegen om gebruik te maken van een integrale samenwerkingsoplossing zoals Microsoft Teams. Dergelijke oplossingen bieden werknemers een platform voor samenwerking. Zij kunnen in verschillende teams worden onderverdeeld en gebruikmaken van functionaliteit voor chats, video, vergaderingen, projectmanagement en de uitwisseling van documenten, zonder steeds van applicatie te hoeven wisselen. Een belangrijke factor om rekening mee te houden bij de keuze van een samenwerkingsplatform is integratie. Door je oplossing te integreren met de tools die eerder aan bod kwamen kun je medewerkers aan een optimale werkomgeving helpen.
Zorg voor een naadloze gebruikservaring
Het succes van samenwerkingstools staat of valt bij een naadloze gebruikservaring. Dat houdt in dat alle tools eenvoudig toegankelijk moeten zijn vanaf elk apparaat en vanaf elke locatie. Vergeet niet om mensen altijd centraal te stellen binnen je samenwerkingsstrategie. Dat zal je helpen om optimale beslissingen te nemen in dit enerverende nieuwe tijdperk van werken.
