Toch op afstand scrummen en brainstormen? Dit zijn de mogelijkheden

Waar we het videobellen inmiddels massaal hebben omarmd als oplossing om met elkaar op afstand te communiceren, blijft het kantoor voor bepaalde activiteiten zoals scrum- en brainstormsessies het meest geschikt. Wat niet wil zeggen dat deze activiteiten ook op afstand kunnen worden nagebootst. Dat komt wel aan op veel meer dan een goede verbinding waardoor je collega’s kunt zien en spreken. In dit blog leest u meer over de mogelijkheden op dit gebied.

Scrummen en brainstormen op afstand
In veel organisaties zijn teams opgedeeld in ‘tribes’ die met de Agile & Scrum-methode werken; een methode waarbij projecten worden opgedeeld in ‘sprints’ van ongeveer vier weken en waarin telkens een (deel)product wordt afgerond. Een tribe bestaat uit een klein team medewerkers die elkaar tijdens de Daily Scrum op de hoogte houden van elkaars voortgang. Deze voortgang wordt veelal bijgehouden met sticky notes, waarbij noodzakelijke onderdelen om het project af te ronden steeds in één ogenschouw zichtbaar zijn en prioriteiten kunnen worden gesteld. Kortom, een proces dat gekenmerkt wordt door visualisatie. Wanneer niet alle teamleden zich in één en dezelfde ruimte bevinden, kan het lastig zijn om de Agile & Scrum-methode succesvol toe te passen. De teamleden die niet in de ruimte aanwezig zijn, blijven minder goed op de hoogte omdat ze de voortgang niet in beeld zien en hier niet actief een bijdrage aan kunnen leveren. Hoewel het mogelijk is om updates over de wijzigingen digitaal toe te sturen, of om een foto te maken van een scrumboard, is dit online proces weinig interactief.

Datzelfde geldt voor de brainstormsessies die in elke organisatie plaatsvinden om ‘out-of-the-box’ na te denken over hoe bijvoorbeeld een product of dienst kan worden verbeterd. Vaak laten we de traditionele vergaderruimte links liggen en zoeken we een comfortabele ruimte op waar we onze ideeën bundelen door ze met behulp van stickynotes op de muur te plakken. Toch dé manier om creatieve gedachten te ontwikkelen. Maar hoe kun je dit bewerkstelligen wanneer je niet in dezelfde ruimte bent? Een belangrijke vraag voor organisaties die de hybride werkomgeving zo goed als mogelijk willen inrichten.

Online scrummen en brainstormen
Samen met onze partners maken we het mogelijk om ook op afstand een creatief proces met visualisatie te ondersteunen. Of nou een Daily Scrum-sessie van bijvoorbeeld een IT-team betreft of een brainstormsessie van een product developmentteam, alle deelnemers kunnen via hun laptop, smartphone of ander device een sessie bijwonen en op een interactieve manier met elkaar samenwerken. Waar op kantoor deze sessies vaak nog met behulp van papieren stickynotes plaatsvinden om later te worden getranscribeerd, worden alle aanpassingen meteen opgeslagen. Met grote tijdswinst tot gevolg.

Samenwerken op afstand wordt de norm
Als gevolg van globalisering bestonden al veel teams uit leden die vanuit verschillende locaties op de wereld aan hetzelfde project werkten. En omdat we het thuiswerken massaal hebben omarmd, zullen zelfs teams met hetzelfde kantoor als uitvalsbasis minder vaak tegelijkertijd aanwezig zijn. Samen scrummen of brainstormen in één en dezelfde ruimte zal steeds minder vaak voorkomen en meer op afstand moeten plaatsvinden.

Dat betekent dat organisaties voor de uitdaging staan hun ruimten zo in te richten dat ze passen bij de activiteiten die medewerkers willen uitvoeren. Voor medewerkers die toch in dezelfde ruimte aanwezig zijn, kan interactiviteit worden versterkt met een oplossing als de Microsoft Surface Hub 2. In plaats van het beplakken van een lege muur of whiteboard met papieren stickynotes, kunnen medewerkers hun gedachten uitwerken op een groot digitaal bord waar ze vervolgens met elk ander device weer toegang tot hebben.

Hoe gaat u samenwerking op afstand faciliteren? We helpen u graag, neem vrijblijvend contact met ons op.