[8 zaken die je moet overwegen voordat je de overstap maakt]
2020 dwong ons om voornamelijk vanuit huis te werken.
Voor Kinly kwam het dan ook niet als een verrassing dat vele organisaties zich opeens realiseerde dat met behulp van videoconferencing, thuiswerken net zo productief kon zijn als wanneer we op kantoor zouden werken – soms zelfs productiever.
Als gevolg hiervan hebben (op z’n minst) een aantal organisaties het nu over het definitief sluiten van het fysieke kantoor; werknemers werken standaard vanuit huis. Voorgoed.
Maar hebben zij daadwerkelijk alle gevolgen bekeken en afgewogen?
De volgende 8 zaken zou je moeten overwegen voordat je daadwerkelijk deze stap neemt.
Voordelen
Kosten. Bespaar op huur, elektriciteit, water, schoonmaak-, parkeer- en lunchkosten - om nog maar te zwijgen over de kantoorbenodigdheden en technologie. Verschillende organisaties bieden gratis of tegen een kleine bijdrage lunch aan en sommige hebben zelfs fulltime chef-koks in dienst. Maar zelfs als werkgevers lunch verstrekken, kunnen de besparingen op alle eerdergenoemde kosten een gezonde financiële positie opleveren. En daar profiteert iedereen van.
Inkomen. Ja, je leest het goed. Als het opzeggen van het huurcontract geen optie is, of als het bedrijf zelf eigenaar is van het gebouw maar het niet graag verkoopt, kan de verhuur van het pand een aardige duit in het zakje doen. Veel bedrijven bieden hun kantoorruimte inmiddels aan aan organisaties die meer afhankelijk zijn van fysieke ruimtes. Sommigen verhuren het pand zelfs voor evenementen, bedrijfsfeesten en dergelijke. De locatie, de inrichting en de verhuurvoorwaarden zijn cruciaal.
Menselijke relaties. Minder conflicten, minder lawaai, minder overlast. Ze zeggen dat het kantoor een van de beste plekken is om partners en vrienden te ontmoeten, maar het zwaard snijdt aan twee kanten. HR weet maar al te goed dat het een enorme uitdaging kan zijn om grote groepen mensen goed met elkaar te laten samenwerken, zeker wanneer het om geld gaat. Maar wanneer iedereen vanuit huis werkt...
Thuiswerken kan een ontspannen ervaring zijn. Geen baas die over je schouder meekijkt. Geen geroezemoes, geen geklets van collega's, geen printers die op hol slaan omdat een stagiair drieduizend exemplaren van het verkeerde formulier afdrukt. Geen mensen, geen verdriet.
Reizen. Thuiswerken betekent dat je wakker wordt op je werk. Je hoeft je niet te haasten voor de trein of bus of vast in het verkeer te zitten, zowel naar als van het kantoor. Je bent er namelijk al. Hierdoor bespaar je niet alleen veel persoonlijke tijd, maar je bent ook meer beschikbaar.
En aangezien je niet hoeft wakker te worden wanneer de zon nog onder is, zul je waarschijnlijk frisser zijn. Kortom, thuiswerken kan voor beide partijen enorm veel tijd besparen.
Nadelen
Juridisch. Het klinkt misschien wat Ironisch maar veel contracten binden werknemers aan een fysieke plek om te voorkomen dat mensen ervoor kiezen om niet naar kantoor te komen. Met andere woorden, mensen dwingen om fulltime vanuit huis te werken kan, juridisch gezien, illegaal zijn. Werkgevers moeten zich hiervan bewust zijn. Het kantoor biedt vaak veel voordelen voor werknemers en een rechtszaak is het laatste dat beide partijen nodig hebben.
Discipline. Een paar maanden vanuit huis werken is één ding, maar permanent thuiswerken is een heel ander verhaal.
Het komt neer op de lange versus korte termijneffecten als het gaat om discipline. Net als bij dieet en lichaamsbeweging, is het moeilijkste deel consistentie; het hebben van een hoge mate van zelfdiscipline - ondanks het verminderde toezicht - gedurende langere perioden is iets dat maar weinigen kunnen. Sommigen lukt dat, maar de meesten van ons hebben er baat bij als we af en toe worden herinnerd aan de doelen die we moeten behalen en dat versterkt de discipline, verantwoordelijkheid en het gevoel van groepsmentaliteit.
Menselijke relaties. Natuurlijk is dit ook een gemis. Hoewel videoconferencing en audiovisuele technologie ons nog nooit zo gemakkelijk met elkaar konden verbinden, gaat er niets boven een persoonlijke ontmoeting. Voordat werknemers effectief kunnen communiceren via videoconferencing, moeten zij eerst relaties met elkaar opbouwen.
Het sociale element van een kantoor bevordert ook de stroom van informatie, accurate communicatie, netwerk mogelijkheden, innovatie en vooral: welzijn.
We zijn sociale wezens.
Denk er is over na. Een paar maanden thuis doorbrengen is voor de meesten van ons wel te doen. Maar kun je ook een heel jaar, minus vakanties, thuis doorbrengen? Kun je dit dan ook drie jaar? Of Vijf?
Vergaderruimtes. Een laatste en essentieel punt is dat de meesten van ons niet in een kantoorgebouw wonen. Dat betekent dat de ruimte vaak beperkt is - en er kunnen andere afleidingen in huis zijn, zoals kinderen en huisdieren! (We houden van ze, maar ze willen altijd onze aandacht)
Een modern kantoorgebouw biedt meer dan alleen jouw persoonlijke werkplek; het is voorzien van geavanceerde technologie zoals HD-videoconferencing, digital signage, interactieve whiteboards en geïntegreerde audiovisuele oplossingen; je vindt hier gedeelde werkruimtes zoals vergaderruimtes, recreatiezones, auditoria, directiekamers en trainingsruimtes.
Al deze tools en ruimtes bieden iets dat de meeste thuiskantoren niet kunnen.
Natuurlijk kan er veel worden bereikt met Cisco Webex, Microsoft Teams of Zoom, maar deze applicaties zijn niet bedoeld om het werken op kantoor volledig te vervangen. Ze zijn bedoeld als aanvulling op een op activiteiten gebaseerde werkdag waarbij werknemers hun werkplek kunnen kiezen op basis van de taken die ze moeten voltooien - en de tools die ze daarvoor nodig hebben.
Conclusie
Organisaties moeten voorzichtig zijn. Er zijn voordelen, maar de gevolgen van de nadelen zijn moeilijk te voorspellen. Wat gebeurt er met de motivatie? Wat gebeurt er met de informatiestroom? Wat is het lange termijneffect van beperkte digitale samenwerking of van een beperkte toegang tot geavanceerde samenwerkingstools?
De cruciale vuistregel zou moeten zijn dat werkgevers hun werknemers raadplegen voordat er wordt overwogen om het kantoorpand volledig te sluiten. Zelfs als alle voordelen uitkomen en de nadelen achterwege blijven, kan het sluiten van het kantoor nog steeds een enorme klap zijn voor het moreel van werknemers en een significante impact hebben op de bedrijfscultuur en de bedrijfsresultaten.
